Inhalt der Seite
- Die richtige QS-Software für Ihr Unternehmen
- 1. Definieren Sie Ihre Anforderungen an eine QS-Software klar und präzise
- 2. Evaluieren Sie die Skalierbarkeit der Software
- 3. Denken Sie an die Benutzerfreundlichkeit der QS-Software
- 4. Überprüfen Sie den Service und die Wartung des Software-Anbieters
- 5. Berücksichtigen Sie die Integration in bestehende Systeme
- 6. Minimieren Sie die Risiken bei der Implementierung
- 7. Bedenken Sie: Kosten-Nutzen-Analyse ist mehr als nur der Preis
- 8. Sicherheitsaspekte: Schützen Sie Ihre Daten
- 9. Prüfen Sie den Software-Anbieter auf Zukunftsfähigkeit
- 10. Maßgeschneiderte Software-Lösungen von Neumann & Neumann
- Fazit
Inhalt der Seite
- Die richtige QS-Software für Ihr Unternehmen
- 1. Definieren Sie Ihre Anforderungen an eine QS-Software klar und präzise
- 2. Evaluieren Sie die Skalierbarkeit der Software
- 3. Denken Sie an die Benutzerfreundlichkeit der QS-Software
- 4. Überprüfen Sie den Service und die Wartung des Software-Anbieters
- 5. Berücksichtigen Sie die Integration in bestehende Systeme
- 6. Minimieren Sie die Risiken bei der Implementierung
- 7. Bedenken Sie: Kosten-Nutzen-Analyse ist mehr als nur der Preis
- 8. Sicherheitsaspekte: Schützen Sie Ihre Daten
- 9. Prüfen Sie den Software-Anbieter auf Zukunftsfähigkeit
- 10. Maßgeschneiderte Software-Lösungen von Neumann & Neumann
- Fazit
Lesezeit: 6 min.
Die richtige QS-Software für Ihr Unternehmen
Die Auswahl der richtigen QS-Software ist für Unternehmen eine strategische Entscheidung, die weit über den reinen Kauf hinausgeht. Gerade für Geschäftsführer, Qualitätsmanager und IT-Entscheider kann die Vielzahl an Lösungen und Anbietern schnell unübersichtlich werden. Eine falsche Wahl verursacht nicht nur unnötige Kosten, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität und bindet unnötig wertvolle Ressourcen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Kriterien Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten, um die Software zu finden, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt.
1. Definieren Sie Ihre Anforderungen an eine QS-Software klar und präzise
Los geht’s! Der erste Schritt bei der Software-Auswahl ist die genaue Definition Ihrer Anforderungen. Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Prozesse wollen Sie optimieren? Was ist Ihre Zielsetzung? Diese Fragen müssen vorab geklärt werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie am Ende auch die richtige Anwendung finden. Schließlich geht es darum, eine Software zu finden, die technisch UND betriebswirtschaftlich alle Anforderungen erfüllt.
Praxistipp: Erstellen Sie eine detaillierte Anforderungsliste (Kriterienkatalog), die sowohl die unverzichtbaren als auch die „Nice-to-have“-Funktionen der Software umfasst. Denken Sie dabei an alle beteiligten Abteilungen und Stakeholder im Unternehmen, die von der neuen Lösung ebenfalls profitieren könnten. Eine ausgereifte QS-Software ist für viele Einsatzbereiche im Unternehmen nutzbar.
2. Evaluieren Sie die Skalierbarkeit der Software
Ganz wichtig: Wächst Ihr Geschäft und verändert es sich, sollte die ausgewählte Software mitwachsen. Eine Anwendung, die heute optimal ist, kann morgen schon veraltet oder unzureichend sein, wenn Ihr Unternehmen expandiert oder sich die Anforderungen ändern.
Wichtige Überlegungen dabei:
– Kann die Software problemlos um zusätzliche Module oder Funktionen erweitert werden?
– Wie reagiert der Anbieter auf Updates und technologische Entwicklungen?
– Ist eine Skalierbarkeit des Tools ohne großen Aufwand möglich (z. B. Nutzbarkeit an mehreren Standorten oder internationalen Niederlassungen)?
3. Denken Sie an die Benutzerfreundlichkeit der QS-Software
Eine Software mag technisch noch so ausgereift sein – wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht richtig nutzen können, ist der Mehrwert gering. Achten Sie daher bei der Auswahl auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Handhabung.
Fragen Sie sich:
– Wie schnell können neue Mitarbeiter in das System eingearbeitet werden?
– Bietet der Anbieter Schulungen oder Tutorials an?
– Erschließen sich Funktionen intuitiv, ohne lange Erklärungen?
– Sind die Funktionen der Anwendungen auch für „IT-Muffel“ nutzbar?
– Ist daran gedacht, dass keine Sprachbarrieren auftauchen, wenn Mitarbeiter ohne Deutschkenntnisse die Anwendung nutzen?
Die Benutzerfreundlichkeit wird fast immer unterschätzt: Und macht genau deshalb fast immer den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer gescheiterten Implementierung aus.
4. Überprüfen Sie den Service und die Wartung des Software-Anbieters
Eine Software ist nur so gut wie der Service dahinter. Vor allem, wenn technische Probleme auftreten oder Anpassungen nötig sind, müssen Sie sich auf den Anbieter verlassen können.
Ein Dienstleistungsangebot, dass Sie auch bei täglichen projektbezogenen Tätigkeiten unterstützt ist dabei hilfreich. Informieren Sie sich bereits vor der Kaufentscheidung und fragen Sie nach den angebotenen Servicepakten und Supportzeiten.
Ebenfalls wichtig: Werden regelmäßige Wartungen und Updates angeboten? Eine zuverlässige Unterstützung kann kostspielige Ausfallzeiten verhindern und gewährleistet den reibungslosen Betrieb der Software. Wenn die neue Anwendung ein entscheidender Baustein für zentrale Abläufe in Ihrem Betrieb sein soll, ist dieser Punkt besonders wichtig.
5. Berücksichtigen Sie die Integration in bestehende Systeme
Die besten Softwarelösungen fügen sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein. Ungeplante Kompatibilitätsprobleme können hingegen teuer werden.
Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass das neue Tool eine Schnittstelle (APIs) für einen Datenaustausch unterstützt. Überprüfen Sie daher vorab, ob und wie sich die neuen Tools mit Ihren aktuellen Systemen vertragen oder sie im Idealfall webbasiert und ohne lokale Installation bedient werden können.
6. Minimieren Sie die Risiken bei der Implementierung
Ein wichtiger Schritt wird bei der Software-Auswahl oft unterschätzt: Die Implementierung kann über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet.
Ein Starterpaket für eine Qualitätsmanagement-Software ermöglicht Unternehmen einen schnellen, kostengünstigen Einstieg, da es die wichtigsten Funktionen ohne großen Anpassungsaufwand bereitstellt. Anwender können das System einfach kennenlernen und sofort nutzen, was die Akzeptanz erhöht und erste Effizienzgewinne ermöglicht.
Die Implementierung ist in der Regel ressourcenschonend, wodurch Kosten und Aufwand minimiert werden. Gleichzeitig lässt sich die Software später flexibel erweitern, sodass Unternehmen risikofrei starten und das System bei Bedarf an wachsende Anforderungen später erweitern können.
7. Bedenken Sie: Kosten-Nutzen-Analyse ist mehr als nur der Preis
Der Preis spielt als Auswahl-Kriterium für Software natürlich eine Rolle, aber denken Sie daran: die günstigste Lösung ist nicht immer die beste. Wägen Sie daher die Gesamtkosten – inklusive Implementierung, Schulung, Wartung und Updates – gegen den Nutzen ab, den die Software Ihrem Unternehmen bringt.
Folgende Faktoren sollten Sie in Ihre Analyse einfließen lassen:
- Wie viel Zeit, Geld und CO2 sparen Sie kurzfristig durch die Einführung der Software?
- Welche langfristigen Einsparungen können durch effizientere Prozesse erzielt werden (beispielsweise durch intelligente Workflows, optimierte Abläufe und blitzschnelle Auswertungen?
- Wie detailliert sind die Reporting-Möglichkeiten? Gibt es individuelle Dashbords mit unterschiedlichen Zugriffsrechten je nach Rollenverantwortung?
- Sind Datenerfassung und die dazugehörigen Auswertungen unabhängig voneinander und in verschiedenen Sprachen gleichzeitig möglich?
- Ist der Überblick und Nachweis für die Erfüllung und Steuerung vertraglich vereinbarter Leistungen und gesetzlichen Nachweispflichten gegeben? (manipulationssicher)
- Welche Kosten für Anschaffung, Hardware, Lizenzen, Updates, Schulungen und Wartungen stehen dem gegenüber?
Eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse zeigt Ihnen, ob die Software eine sinnvolle Investition für Ihr Unternehmen darstellt. Mit einer QS-Software, die über umfangreiche Auswertungsoptionen verfügt, sparen Sie wertvolle Ressourcen. Berechnen Sie Ihr Potential >> Einsparkalkulator
8. Sicherheitsaspekte: Schützen Sie Ihre Daten
Das Risiko von Cyber-Attacken ist in den vergangenen Jahren massiv gestiegen. Die Kosten zur Bewältigung der Angriffe aus dem Netz gehen mittlerweile in die Milliarden. Die Sicherheit Ihrer Daten sollte bei den zahlreichen Alternativen, vor denen Sie bei der Software-Auswahl stehen, oberste Priorität haben. Auch die strengen Anforderungen der Datenschutzgesetze (wie der DSGVO) verlangen hohe Sicherheitsstandards rund um die Daten.
Darauf sollten Sie achten: Aktuelle Sicherheitsmechanismen, wie z. B.
- Verschlüsselungsmechanismen
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
- Datensicherungskonzepte und Disaster-Recovery-Optionen
Sicherheits-Lecks können zu Einfallstoren für Cyber-Attacken werden, die tage- oder schlimmstenfalls wochenlang Ihr System lahmlegen. Und nicht nur das: Auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner wird geschädigt.
9. Prüfen Sie den Software-Anbieter auf Zukunftsfähigkeit
Wie lässt sich bei einer oft übersichtlichen Vielfalt der richtige Anbieter für die passende Software finden? Bei der Auswahl von IT-Anwendungen ist es wichtig, dass der Anbieter auf langjährige Erfahrung bei der effizienten Einführung der Software und solide Referenzen verweisen kann – idealerweise auch in Ihrer Branche. Ein weiteres Kriterium: Innovationskraft, um auch in Zukunft Lösungen anbieten zu können, die auf der Höhe der Zeit sind. Veränderungen und Neuerungen erfolgen in der IT in einem schnellen Turnus, Ihr Anbieter sollte dies nachvollziehen und in seiner Software abbilden können.
Informieren Sie sich deshalb auf der Website nach Kunden-Referenzen oder fragen Sie danach. Außerdem sollte nachvollziehbar sein, wie oft Updates oder neue Features angeboten werden. Innovative IT-Schmieden bieten darüber hinaus passgenaue Lösungen für einen intelligenten Informationsfluss aller am Prozess beteiligten Personen an.
10. Maßgeschneiderte Software-Lösungen bei der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH
Wenn es um maßgeschneiderte Softwarelösungen geht, zeigt die Erfahrung der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH, wie wichtig es ist, individuelle Anforderungen zu berücksichtigen. Unser Unternehmen bietet deshalb umfassende Expertise in der Digitalisierung von Qualitätsprüfungen und -prozessen und der Entwicklung von Qualitätssicherungs-Software.
Die Begleitung der Kunden beginnt mit einer Analyse der Bestandsdaten und Qualitätsprozesse, wir zeigen Ihnen Digitalisierungspotential auf und helfen dabei, Prozesslücken zu identifizieren. Im zweiten Schritt erarbeiten wir gemeinsam ein Optimierungskonzept und stellen aus den Tools der Software e-QSS eine schlanke und passgenaue Lösung für Sie zusammen. Im Anschluss erfolgt die Implementierung von e-QSS in Ihrem Unternehmen. Unser Team unterstützt Sie dauerhaft bei allen Fragen und bei täglichen, projektbezogenen Tätigkeiten.
Die Software e-QSS von Neumann & Neumann bietet eine Lösung, die speziell auf die Anforderungen im Qualitätsmanagement ausgelegt ist. Dabei verstehen wir, dass jede Branche ihre eigenen Anforderungen hat, und setzen auf Lösungen, die skalierbar, benutzerfreundlich und zukunftssicher sind.
Fazit
Die Auswahl einer QS-Software sollte strategisch durchdacht sein, wobei klar definierte Ziele, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit wesentliche Kriterien darstellen. Servicequalität, nahtlose Integration in bestehende Systeme und eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse sind ebenso entscheidend. Sicherheitsstandards und die Zukunftsfähigkeit des Anbieters dürfen nicht unterschätzt werden, da diese die Langlebigkeit und Effizienz der Software sicherstellen. Individuell angepasste Lösungen, wie die von Neumann & Neumann, können maßgeblich zur Optimierung von Qualitätsprozessen beitragen.
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