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Kriterien fĂŒr die Auswahl einer QS-Software: 10 wichtige Tipps

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Lesezeit: 6 min.

Die richtige QS-Software fĂŒr Ihr Unternehmen

Die Auswahl der richtigen QS-Software ist fĂŒr Unternehmen eine strategische Entscheidung, die weit ĂŒber den reinen Kauf hinausgeht. Gerade fĂŒr GeschĂ€ftsfĂŒhrer, QualitĂ€tsmanager und IT-Entscheider kann die Vielzahl an Lösungen und Anbietern schnell unĂŒbersichtlich werden. Eine falsche Wahl verursacht nicht nur unnötige Kosten, sondern beeintrĂ€chtigt auch die ProduktivitĂ€t und bindet unnötig wertvolle Ressourcen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Kriterien Sie bei der Auswahl berĂŒcksichtigen sollten, um die Software zu finden, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt.

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen an eine QS-Software klar und prÀzise

Los geht’s! Der erste Schritt bei der Software-Auswahl ist die genaue Definition Ihrer Anforderungen. Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Prozesse wollen Sie optimieren? Was ist Ihre Zielsetzung? Diese Fragen mĂŒssen vorab geklĂ€rt werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie am Ende auch die richtige Anwendung finden. Schließlich geht es darum, eine Software zu finden, die technisch UND betriebswirtschaftlich alle Anforderungen erfĂŒllt.

Praxistipp: Erstellen Sie eine detaillierte Anforderungsliste (Kriterienkatalog), die sowohl die unverzichtbaren als auch die „Nice-to-have“-Funktionen der Software umfasst. Denken Sie dabei an alle beteiligten Abteilungen und Stakeholder im Unternehmen, die von der neuen Lösung ebenfalls profitieren könnten. Eine ausgereifte QS-Software ist fĂŒr viele Einsatzbereiche im Unternehmen nutzbar.

2. Evaluieren Sie die Skalierbarkeit der Software

Ganz wichtig: WÀchst Ihr GeschÀft und verÀndert es sich, sollte die ausgewÀhlte Software mitwachsen. Eine Anwendung, die heute optimal ist, kann morgen schon veraltet oder unzureichend sein, wenn Ihr Unternehmen expandiert oder sich die Anforderungen Àndern.

Wichtige Überlegungen dabei:
– Kann die Software problemlos um zusĂ€tzliche Module oder Funktionen erweitert werden?
– Wie reagiert der Anbieter auf Updates und technologische Entwicklungen?
– Ist eine Skalierbarkeit des Tools ohne großen Aufwand möglich (z. B. Nutzbarkeit an mehreren Standorten oder internationalen Niederlassungen)?

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3. Denken Sie an die Benutzerfreundlichkeit der QS-Software

Eine Software mag technisch noch so ausgereift sein – wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht richtig nutzen können, ist der Mehrwert gering. Achten Sie daher bei der Auswahl auf eine intuitive BenutzeroberflĂ€che und einfache Handhabung.

Fragen Sie sich:
– Wie schnell können neue Mitarbeiter in das System eingearbeitet werden?
– Bietet der Anbieter Schulungen oder Tutorials an?
– Erschließen sich Funktionen intuitiv, ohne lange ErklĂ€rungen?
– Sind die Funktionen der Anwendungen auch fĂŒr „IT-Muffel“ nutzbar?
– Ist daran gedacht, dass keine Sprachbarrieren auftauchen, wenn Mitarbeiter ohne Deutschkenntnisse die Anwendung nutzen?

Die Benutzerfreundlichkeit wird fast immer unterschÀtzt: Und macht genau deshalb fast immer den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer gescheiterten Implementierung aus.

4. ÜberprĂŒfen Sie den Service und die Wartung des Software-Anbieters

Eine Software ist nur so gut wie der Service dahinter. Vor allem, wenn technische Probleme auftreten oder Anpassungen nötig sind, mĂŒssen Sie sich auf den Anbieter verlassen können.

Ein Dienstleistungsangebot, dass Sie auch bei tĂ€glichen projektbezogenen TĂ€tigkeiten unterstĂŒtzt ist dabei hilfreich. Informieren Sie sich bereits vor der Kaufentscheidung und fragen Sie nach den angebotenen Servicepakten und Supportzeiten.

Ebenfalls wichtig: Werden regelmĂ€ĂŸige Wartungen und Updates angeboten? Eine zuverlĂ€ssige UnterstĂŒtzung kann kostspielige Ausfallzeiten verhindern und gewĂ€hrleistet den reibungslosen Betrieb der Software. Wenn die neue Anwendung ein entscheidender Baustein fĂŒr zentrale AblĂ€ufe in Ihrem Betrieb sein soll, ist dieser Punkt besonders wichtig.

5. BerĂŒcksichtigen Sie die Integration in bestehende Systeme

Die besten Softwarelösungen fĂŒgen sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein. Ungeplante KompatibilitĂ€tsprobleme können hingegen teuer werden.
Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass das neue Tool eine Schnittstelle (APIs) fĂŒr einen Datenaustausch unterstĂŒtzt. ÜberprĂŒfen Sie daher vorab, ob und wie sich die neuen Tools mit Ihren aktuellen Systemen vertragen oder sie im Idealfall webbasiert und ohne lokale Installation bedient werden können.

6. Minimieren Sie die Risiken bei der Implementierung

Ein wichtiger Schritt wird bei der Software-Auswahl oft unterschĂ€tzt: Die Implementierung kann ĂŒber Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet.

Ein Starterpaket fĂŒr eine QualitĂ€tsmanagement-Software ermöglicht Unternehmen einen schnellen, kostengĂŒnstigen Einstieg, da es die wichtigsten Funktionen ohne großen Anpassungsaufwand bereitstellt. Anwender können das System einfach kennenlernen und sofort nutzen, was die Akzeptanz erhöht und erste Effizienzgewinne ermöglicht.

Die Implementierung ist in der Regel ressourcenschonend, wodurch Kosten und Aufwand minimiert werden. Gleichzeitig lÀsst sich die Software spÀter flexibel erweitern, sodass Unternehmen risikofrei starten und das System bei Bedarf an wachsende Anforderungen spÀter erweitern können.

7. Bedenken Sie: Kosten-Nutzen-Analyse ist mehr als nur der Preis

Der Preis spielt als Auswahl-Kriterium fĂŒr Software natĂŒrlich eine Rolle, aber denken Sie daran: die gĂŒnstigste Lösung ist nicht immer die beste. WĂ€gen Sie daher die Gesamtkosten – inklusive Implementierung, Schulung, Wartung und Updates – gegen den Nutzen ab, den die Software Ihrem Unternehmen bringt.

Folgende Faktoren sollten Sie in Ihre Analyse einfließen lassen:

  • Wie viel Zeit, Geld und CO2 sparen Sie kurzfristig durch die EinfĂŒhrung der Software?
  • Welche langfristigen Einsparungen können durch effizientere Prozesse erzielt werden (beispielsweise durch intelligente Workflows, optimierte AblĂ€ufe und blitzschnelle Auswertungen?
  • Wie detailliert sind die Reporting-Möglichkeiten? Gibt es individuelle Dashbords mit unterschiedlichen Zugriffsrechten je nach Rollenverantwortung?
  • Sind Datenerfassung und die dazugehörigen Auswertungen unabhĂ€ngig voneinander und in verschiedenen Sprachen gleichzeitig möglich?
  • Ist der Überblick und Nachweis fĂŒr die ErfĂŒllung und Steuerung vertraglich vereinbarter Leistungen und gesetzlichen Nachweispflichten gegeben? (manipulationssicher)
  • Welche Kosten fĂŒr Anschaffung, Hardware, Lizenzen, Updates, Schulungen und Wartungen stehen dem gegenĂŒber?


Eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse zeigt Ihnen, ob die Software eine sinnvolle Investition fĂŒr Ihr Unternehmen darstellt. Mit einer QS-Software, die ĂŒber umfangreiche Auswertungsoptionen verfĂŒgt, sparen Sie wertvolle Ressourcen. Berechnen Sie Ihr Potential >> Einsparkalkulator

8. Sicherheitsaspekte: SchĂŒtzen Sie Ihre Daten

Das Risiko von Cyber-Attacken ist in den vergangenen Jahren massiv gestiegen. Die Kosten zur BewÀltigung der Angriffe aus dem Netz gehen mittlerweile in die Milliarden. Die Sicherheit Ihrer Daten sollte bei den zahlreichen Alternativen, vor denen Sie bei der Software-Auswahl stehen, oberste PrioritÀt haben. Auch die strengen Anforderungen der Datenschutzgesetze (wie der DSGVO) verlangen hohe Sicherheitsstandards rund um die Daten.

Darauf sollten Sie achten: Aktuelle Sicherheitsmechanismen, wie z. B.

  • VerschlĂŒsselungsmechanismen
  • RegelmĂ€ĂŸige Sicherheitsupdates
  • Datensicherungskonzepte und Disaster-Recovery-Optionen


Sicherheits-Lecks können zu Einfallstoren fĂŒr Cyber-Attacken werden, die tage- oder schlimmstenfalls wochenlang Ihr System lahmlegen. Und nicht nur das: Auch das Vertrauen Ihrer Kunden und GeschĂ€ftspartner wird geschĂ€digt.

9. PrĂŒfen Sie den Software-Anbieter auf ZukunftsfĂ€higkeit

Wie lĂ€sst sich bei einer oft ĂŒbersichtlichen Vielfalt der richtige Anbieter fĂŒr die passende Software finden? Bei der Auswahl von IT-Anwendungen ist es wichtig, dass der Anbieter auf langjĂ€hrige Erfahrung bei der effizienten EinfĂŒhrung der Software und solide Referenzen verweisen kann – idealerweise auch in Ihrer Branche. Ein weiteres Kriterium: Innovationskraft, um auch in Zukunft Lösungen anbieten zu können, die auf der Höhe der Zeit sind. VerĂ€nderungen und Neuerungen erfolgen in der IT in einem schnellen Turnus, Ihr Anbieter sollte dies nachvollziehen und in seiner Software abbilden können.

Informieren Sie sich deshalb auf der Website nach Kunden-Referenzen oder fragen Sie danach. Außerdem sollte nachvollziehbar sein, wie oft Updates oder neue Features angeboten werden. Innovative IT-Schmieden bieten darĂŒber hinaus passgenaue Lösungen fĂŒr einen intelligenten Informationsfluss aller am Prozess beteiligten Personen an.

10. Maßgeschneiderte Software-Lösungen bei der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH

Wenn es um maßgeschneiderte Softwarelösungen geht, zeigt die Erfahrung der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH, wie wichtig es ist, individuelle Anforderungen zu berĂŒcksichtigen. Unser Unternehmen bietet deshalb umfassende Expertise in der Digitalisierung von QualitĂ€tsprĂŒfungen und -prozessen und der Entwicklung von QualitĂ€tssicherungs-Software.

Die Begleitung der Kunden beginnt mit einer Analyse der Bestandsdaten und QualitĂ€tsprozesse, wir zeigen Ihnen Digitalisierungspotential auf und helfen dabei, ProzesslĂŒcken zu identifizieren. Im zweiten Schritt erarbeiten wir gemeinsam ein Optimierungskonzept und stellen aus den Tools der Software e-QSS eine schlanke und passgenaue Lösung fĂŒr Sie zusammen. Im Anschluss erfolgt die Implementierung von e-QSS in Ihrem Unternehmen. Unser Team unterstĂŒtzt Sie dauerhaft bei allen Fragen und bei tĂ€glichen, projektbezogenen TĂ€tigkeiten.

Die Software e-QSS von Neumann & Neumann bietet eine Lösung, die speziell auf die Anforderungen im QualitÀtsmanagement ausgelegt ist. Dabei verstehen wir, dass jede Branche ihre eigenen Anforderungen hat, und setzen auf Lösungen, die skalierbar, benutzerfreundlich und zukunftssicher sind.

Fazit

Die Auswahl einer QS-Software sollte strategisch durchdacht sein, wobei klar definierte Ziele, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit wesentliche Kriterien darstellen. ServicequalitĂ€t, nahtlose Integration in bestehende Systeme und eine grĂŒndliche Kosten-Nutzen-Analyse sind ebenso entscheidend. Sicherheitsstandards und die ZukunftsfĂ€higkeit des Anbieters dĂŒrfen nicht unterschĂ€tzt werden, da diese die Langlebigkeit und Effizienz der Software sicherstellen. Individuell angepasste Lösungen, wie die von Neumann & Neumann, können maßgeblich zur Optimierung von QualitĂ€tsprozessen beitragen.

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