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Audits spielen eine zentrale Rolle in der Qualitätssicherung. Vor allem in Branchen, in denen eine hohe Qualität besonders wichtig ist (z. B. Lebensmittelproduktion, Pharmazie, Maschinenbau) helfen sie Unternehmen, Prozesse zu optimieren, Standards einzuhalten und das Vertrauen von Kunden zu sichern. Doch was genau ist ein Audit, welche Arten gibt es und wie kann man sich optimal darauf vorbereiten? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Aspekte rund um das Thema „Audit für die Qualitätssicherung“ und geben praxiserprobte Tipps, wie man sich darauf vorbereitet.
1. Was ist ein Audit?
Ein Audit ist eine systematische Überprüfung, bei der Prozesse, Systeme oder Produkte auf die Einhaltung definierter Anforderungen überprüft werden. Soweit die Definition. Worum geht es dabei genau? Das Ziel von Audits ist es, Stärken und Schwächen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Audits werden nach festen Kriterien durchgeführt, die in Normen wie beispielsweise ISO 9001 festgelegt sind. Wesentliches Merkmal eines Audits ist die Objektivität: Denn unabhängige Auditoren prüfen, ob Standards eingehalten werden. Die Abläufe beim Audit folgen einem definierten Plan und klaren Methoden. Und dann wäre da noch die Dokumentation: Hier werden alle Ergebnisse schriftlich festgehalten. Auf diesem Weg stehen sie auch für behördliche Prüfungen jederzeit zur Verfügung. Gerade im Qualitätsmanagement spielen Audits eine besondere Rolle: Denn mit Audits wird sichergestellt, dass in Sachen „QM“ tatsächlich alles lückenlos läuft. Nicht zu vergessen: Es gibt unterschiedliche Arten von Audits, die jeweils spezifische Ziele verfolgen. Dazu mehr im nächsten Punkt.
2. Die wichtigsten Arten von Audits
Audits lassen sich in verschiedene Typen unterteilen, die je nach Ziel und Perspektive zum Einsatz kommen:
- Internes Audit: Dieses Audit wird innerhalb des Unternehmens durchgeführt, oft von internen Auditoren. Ziel ist es, Verbesserungspotenziale aufzudecken.
- Externes Audit: Hierbei prüfen externe Stellen wie beispielsweise der TÜV, ob das Unternehmen die geforderten Standards einhält. Das Zertifizierungsaudit nach ISO 9001 ist dafür ein typisches Beispiel.
- Lieferantenaudit: Lieferanten werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie den geforderten Qualitätsstandards des Auftraggebers entsprechen.
- Systemaudit: Hier wiederum wird ein komplettes Managementsystem auf Herz und Nieren überprüft.
- Produktaudit: Stimmen die vordefinierten Kriterien für ein Produkt? Das Produktaudit gibt dazu Aufschluss.
Jeder Audit-Typ verfolgt eigene Ziele, doch alle tragen dazu bei, Risiken zu minimieren und die Qualität zu sichern.
3. Warum sind Audits so wichtig?
Audits sind weit mehr als eine Pflichtübung. Sie bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter die Sicherstellung der Normkonformität. Audits zeigen, ob Standards wie ISO 9001 eingehalten werden. Zudem tragen sie zur Risikominimierung bei, indem Schwachstellen identifiziert und beseitigt werden. Das ist für das Qualitätsmanagement besonders wichtig. Aber das ist nicht alles. Die im Rahmen eines Qualitätsmanagements verbesserten Abläufe haben zahlreiche positive Auswirkungen auf ganz unterschiedliche Unternehmensbereiche. Ein Beispiel: Durch optimierte Prozesse wird die Effizienz gesteigert, was wiederum zu einer besseren Ressourcennutzung führt. Das spart Kosten und hat fast immer auch positive umweltbezogene Effekte. Nicht zu vergessen: Audits fördern die Verbesserung von Kundenbeziehungen, da sie das Vertrauen stärken. Darüber hinaus können sie einen Imagegewinn bewirken, da Zertifizierungen als Marketinginstrument genutzt werden können. Unternehmen, die Audits ernst nehmen, schaffen somit die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung (KVP) ihrer Prozesse.
4. Der Ablauf eines Audits
Wie läuft eigentlich ein Audit ganz konkret in der Praxis ab? Hier gibt es klar definierte Schritte:
- In der Planungsphase werden die Ziele festgelegt, der Auditumfang definiert und ein Zeitplan erstellt.
- Während der Durchführung prüft der Auditor Prozesse, führt Interviews und dokumentiert seine Feststellungen.
- Nach der Durchführung erfolgt die Berichterstattung, in der die Ergebnisse in einem Auditbericht zusammengefasst werden. Dieser Bericht enthält positive Aspekte, identifizierte Abweichungen und Verbesserungspotenziale.
- Im letzten Schritt leitet das Unternehmen Maßnahmen ein, um erkannte Schwächen zu beheben.
Ein gut geplanter und systematisch durchgeführter Auditprozess im Qualitätsmanagement ist somit eine wichtige Grundlage für die solide Steuerung, Verbesserung und Einhaltung von Qualitätskriterien in einem Unternehmen.
5. Typische Fehler bei Audits - und wie man sie vermeidet
Wer sein Qualitätsmanagement über ein Audit prüfen und optimieren möchte, der sollte auf bestimmte Stolperfallen achten. Fehler bei der Audit-Durchführung können den Erfolg erheblich beeinträchtigen. Dazu gehören beispielsweise eine fehlende oder unzureichende Vorbereitung. Unklare Zielvorgaben oder fehlende Dokumente verzögern dann den Auditprozess. Auch ein Problem ist häufig die mangelnde Kommunikation. Mitarbeiter werden nicht ausreichend informiert oder unzureichend in die Abläufe eingebunden.
Übrigens: Wenn Audits als „Kontrolle“ missverstanden werden, sinkt die Mitarbeitermotivation. Darauf ist bei der Vorbereitung sorgfältig zu achten.
Und natürlich gehört zu einem jeden guten Audit auch eine Nachbereitung. Verbesserungsmaßnahmen müssen festgehalten, organisiert und umgesetzt werden.
Eine klare Kommunikation und gute Vorbereitung helfen, diese Fehler zu vermeiden. Wie das geht, beschreiben wir im folgenden Punkt.
6. So bereiten Sie sich optimal auf ein Audit vor
Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Auditerfolg. Mit diesem kleinen Leitfaden behalten Unternehmen bei der Vorbereitung alles im Griff:
- Das Erstellen eines Auditplans. Hierin wird festgelegt, was wann und von wem geprüft wird.
- Die Vorbereitung der Mitarbeiter: Bevor das Audit beginnt, ist es wichtig, alle betroffenen Mitarbeiter darüber zu informieren. Vorbereitende Schulungen können dabei helfen.
- Die Vorbereitung sämtlicher Unterlagen: Vor dem Start ins Audit sollten alle wichtigen Dokumente wie beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Prüfberichte vorausgegangener Audits vorliegen. Checklisten helfen dabei, dass keine Punkte übersehen werden, die für das Qualitätsmanagement wichtig sind.
Qualitätsmanagement-Software kann einen wichtigen Beitrag für eine optimale Vorbereitung zu einem Audit leisten. Dazu mehr unter Punkt 7.
7. So hilft Software bei der Planung und Durchführung von Audits
Moderne IT-Anwendungen helfen dabei, Audits für die Qualitätssicherung perfekt vorzubereiten und durchzuführen. So bietet die häufig eingesetzte QM-Software e-QSS zahlreiche Funktionen, die Audits viel schneller und effizienter gestalten. Das Wichtigste im Überblick:
- Digitale Checklisten stellen sicher, dass alle relevanten Prüfpunkte digital verfügbar sind und mobil abgearbeitet werden können. So lässt sich beispielsweise ein externes Audit vorab intern „durchspielen“ – die perfekte Vorbereitung auf die bevorstehende Prüfung.
- Gleichzeitig erfolgt eine Dokumentation aller Audit-Kennzahlen (KPI), die automatisch archiviert werden. Abweichungen lassen sich direkt mit Maßnahmen verknüpfen, sodass ein Maßnahmenmanagement möglich wird.
- Darüber hinaus können Auditberichte automatisiert generiert werden.
e-QSS wird weltweit in über 80 Ländern eingesetzt. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen digitalisieren damit ihr Qualitätsmanagement – unter andrem für die sichere und zuverlässige Vorbereitung auf Audits.
Fazit
Keine Sorge: Audits sind keine „Prüfung“, die man bestehen muss, sondern eine Chance, Prozesse zu verbessern. Sie helfen, Normen einzuhalten, Risiken zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Mit den richtigen Methoden und einer soliden Vorbereitung – beispielsweise durch den Einsatz moderner IT-Anwendungen – können Audits zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Die vermeintliche „Pflichtübung“ wird so ein Instrument für nachhaltige Qualitätssicherung.
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