DIGITALE LÖSUNG BRINGT TRANSPARENZ IN DIE PROZESSE
In Deutschland gibt es strenge gesetzliche Vorschriften für das Hygienemanagement im Gastronomieumfeld. Daraus ergeben sich für Reinigungsdienstleister eine ganze Reihe von Anforderungen. Moderne IT-Tools können dabei helfen, die komplexen und zeitaufwendigen Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.
Wer kennt sie nicht, die sommerlichen Schlagzeilen in den Medien, in denen es um Keime im Bier oder anderen Getränken geht? Um davon nicht betroffen zu sein, müssen Gastronomen zahlreiche sensible Punkte beim Umgang mit Maschinen und Anlagen prüfen, die mit Speisen und Getränken in Berührung kommen – vom sauberen Lager über die Einhaltung von Kühlketten bis hin zur Reinigung von Schankanlagen. Gerade Reinigungsbetriebe, die Kunden in der Gastronomie haben, sind dabei mit zahlreichen Hygieneanforderungen konfrontiert. Neben der Einhaltung der Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV) müssen auch DIN-Normen wie die DIN 66506 berücksichtigt werden. Diese Vorschriften regeln die Reinigung und Desinfektion von Getränkeschankanlagen und verlangen eine lückenlose Dokumentation der Prozesse. Um die Hygiene sicherzustellen, sind die Reinigungs- und Wartungszyklen präzise einzuhalten. Gleichzeitig sind die Anforderungen an Transparenz und Rechenschaftspflicht gestiegen.
Wie IT-Tools hierbei unterstützen können, zeigt etwa das Beispiel der Allresto Flughafen München Hotel und Gaststätten GmbH, die die Gastronomie am Airport der bayerischen Landeshauptstadt betreibt. Das Hygienemanagement in den verschiedenen Bars, Restaurants und Cafés ist dabei eine besonders wichtige Aufgabe. Hier muss alles perfekt laufen, schließlich geht es dabei auch um den guten Ruf eines gesamten Flughafens.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat Allresto das gesamte Hygienemanagement mit der Branchenlösung e-QSS digitalisiert. So wurden sämtliche
papierbasierte HACCP-Prozesse auf einen IT-gestützten Prozess umgestellt. Die Software bietet dabei eine Vielzahl von Funktionen, die die Arbeit aller Beteiligten erheblich erleichtern:
- Alle externen Dienstleister, die an der Reinigung und Wartung beteiligt sind, werden per IT gesteuert. Die Aufgabenverteilung erfolgt automatisiert, wodurch Fehler und Verzögerungen minimiert werden. Dies sorgt dafür, dass beide Seiten – Auftraggeber und Reinigungsdienstleister – jederzeit alle Daten sofort verfügbar haben. Missverständnisse werden vermieden, die Zusammenarbeit erleichtert.
- Zu allen Aufträgen gibt es jederzeit ein transparentes Reporting. Die relevanten Kennzahlen — von Reinigungsstatus über Prüfdaten bis hin zu Dokumentationsnachweisen
– stehen in Echtzeit zur Verfügung. So kann das Management jederzeit prüfen, ob die Vorschriften eingehalten werden. Das sorgt auch für Rechtssicherheit gegenüber den zuständigen Behörden. - Die digitalen Helfer ermöglichen es außerdem, sämtliche Reports und Analysen flexibel zu gestalten. Verbesserungspotenziale werden sofort sichtbar. Dies hilft dem Gastronomiebetrieb, den Reinigungsprozess kontinuierlich zu verbessern und effizienter zu gestalten. Direkt aus dem Hygienemanagement heraus werden wichtige Daten generiert, die für die Optimierung von Abläufen zur Verfügung stehen – diese wertvolle Hilfe ist bei vergleichbaren Anwendungsfällen auch für Gebäudereiniger nützlich.
- Regelmäßig werden am Münchner Flughafen die
über 30 Outlets (so die Bezeichnung für die unterschiedlichen Gastronomieangebote) überprüft, die Maschinen und Anlagen gereinigt und gewartet. Früher wurden diese Prozesse mit Papier und Excel-Tabellen dokumentiert — heute läuft dies vollständig digital ab. - Eine besondere Bedeutung kommt den Schankanlagen zu. Tag für Tag laufen Tausende Getränke durch die Maschinen. Sauberkeit ist deshalb ein
besonders wichtiger Faktor. Bei Allresto wird in Zukunft jede Schankanlage mit einem eigenen QR-Code versehen. Über den Code können Mitarbeiter die Anlage sofort identifizieren und bei der alle 14 Tage stattfindenden Wartung sämtliche notwendigen Informationen abrufen. Dadurch wird die Arbeit mit dem bisherigen Schankbuch in eine schlanke, digitale Lösung überführt. - Die Einhaltung der DIN-Normen und der Lebensmittelhygieneverordnung wird durch die digitale Dokumentation sichergestellt. Alle Reinigungs- und Wartungsschritte werden nachvollziehbar protokolliert und können bei behördlichen Prüfungen als Nachweis herangezogen werden.
WEIT MEHR ALS NUR EINE ZEITERSPARNIS
Der Umstieg auf eine digitale Lösung für das Hygienemanagement innerhalb der Allresto Hotel- und Gaststätten GmbH am Münchner Airport bringt somit weit mehr als nur eine Zeitersparnis. Natürlich ist es für alle Seiten erfreulich, wenn eine mühsame manuelle Dokumentation von Reinigungs- und Wartungsprozessen automatisiert wird. Schließlich spart das auch Mitarbeiterressourcen ein, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden können. Aber nicht nur das: Die Reduzierung manueller Arbeitsschritte und die bessere Steuerung der Dienstleister führen zu einer deutlichen Senkung von Betriebskosten. Effizientere Prozesse senken den Verwaltungsaufwand und sparen Unmengen von Papier ein.
Ein weiterer wichtiger Vorteil: Mängel können über das Ticketsystem in der IT direkt erfasst und bearbeitet werden. Die direkte Zuweisung der Verantwortlichkeiten führt zu schnelleren Reaktionen und weniger Ausfallzeiten. Und durch die Reporting-Funktionen moderner IT-Lösungen können alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Stand der Hygieneprozesse einsehen – ideal für transparente und eindeutige Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Gebäudereiniger.
Die lückenlose Dokumentation erleichtert schließlich auch die Einhaltung von Vorschriften der Lebensmittelhygieneverordnung und der DIN-Normen. Zudem lassen sich viele weitere Aufgaben des Qualitäts- und Hygienemanagements digital abbilden und steuern. Wer die Daten, die im digitalen Hygienemanagement generiert werden, nutzt und auswertet, verfügt damit über eine wertvolle Ressource, die in weiteren betrieblichen Zusammenhängen eingesetzt werden kann.
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die Digitalisierung der Reinigungsprozesse ist nicht nur eine Antwort auf die steigenden Anforderungen an Hygiene und Sicherheit, sondern fast immer auch ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, wenn es darum geht, bestehende Kunden zu binden oder neue anzusprechen.
