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Pressemeldung IT-Director „Digitalisierunsprojekte geschickt auslagern“

Ein Ende ist nicht in Sicht: Der Mangel an IT-Fachkräften verschärft sich immer weiter. Eine kürzlich veröffentlichte Studie des Branchenverbands Bitkom zeigt, dass derzeit 149.000 Stellen für IT-Experten unbesetzt sind. Dies markiert einen Anstieg um 12.000 Stellen im Vergleich zum Vorjahr 2023. Ein alarmierender Trend, denn noch nie gab es so viele unbesetzte Stellen in der Branche. 70 Prozent der befragten Unternehmen beklagen einen Mangel an IT-Talenten auf dem Arbeitsmarkt, offene Stellen bleiben im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. Hinzu kommt, dass der demografische Wandel den Fachkräftemangel in den kommenden Jahren weiter verschärfen wird. Unternehmen mit Fachkräftebedarf stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen bei der Besetzung offener Positionen: Nicht allein die fehlenden Mitarbeiter sind ein Problem. Auch die Gehaltsvorstellungen der Bewerber gehören dazu, ebenso werden Qualifikationsmängel, fehlende Soft Skills und sprachliche Barrieren häufig als Hürden genannt. Darüber hinaus haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die Anforderungen der Bewerber an flexible Arbeitsmodelle oder Weiterbildungsmöglichkeiten zu erfüllen.

Externe Experten begleiten die Digitalisierung

Abhilfe können bei diesem Problem Smartphones, Apps und Algorithmen schaffen: durch die Digitalisierung von Aufgaben, die bislang analog und händisch ausgeführt werden. Das ist ein Weg, an den Unternehmen vermutlich nicht als Erstes denken, wenn es um das Schließen der Fachkräftelücke geht. Kein Wunder, denn seit Jahren wird das Thema „Digitalisierung“ vor allem unter der Prämisse der Kostenoptimierung betrachtet. Der Fachkräftemangel verschiebt jetzt diesen Fokus. Prozesse, die bislang vom Menschen ausgeführt wurden, werden nach und nach auf digitale Abläufe umgestellt. Ein Beispiel dafür ist das Qualitätsmanagement (QM), wo nach wie vor in vielen Betrieben Zettel, Stift oder Excel-Tabellen im Einsatz sind. Doppelaufwand beim Übertragen von Daten oder Brüche an den Schnittstellen unterschiedlicher Anwendungen sind die Folge. Doch die Umsetzung von Digitalisierungsprozessen im Betrieb verursacht oft Kopfschmerzen: Wo fängt man an?

Woher nimmt man sich die Zeit? Die Begleitung durch externe Experten kann ein Weg sein, die mitunter komplexe Aufgabe zu bewältigen.
Innovative IT-Anbieter haben diese Herausforderung erkannt und bieten über Beratung und Tools hinaus auch gleich Unterstützung beim Projektmanagement zu Digitalisierungsprozessen an. Anders als beim klassischen Outsourcing an IT-Experten in fernen Ländern übernehmen hier diejenigen Dienstleister die Projekte, deren Anwendungen oft schon seit vielen Jahren beim Kunden im Einsatz sind. Der Vorteil: Die Unternehmen kennen sich, die Abläufe sind beiden Seiten vertraut.

Fachkräftelücken werden geschlossen

Das Auslagern von Digitalisierungsprojekten hat gleich mehrere Vorteile: Zum einen wird die Lücke, die durch fehlende Fachkräfte entsteht, geschlossen – oder zumindest verkleinert. Zum anderen hilft die Umstellung von analogen auf digitale Abläufe dabei, Prozesse schneller, effizienter und damit kostengünstiger zu machen – eine gute Grundlage für weiteres Wachstum im Unternehmen. Unternehmen sollten grundsätzlich die folgenden Schritte gehen, wenn sie Digitalisierungsprojekte durch externe Projektbegleitung umsetzen lassen möchten:

Bedarf ermitteln: Wichtig ist es zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts festzulegen, wo der dringendste Bedarf ist: Geht es um eine umfassende Digitalisierungsstrategie für das gesamte Unternehmen oder „nur“ um die Erweiterung von bestehenden IT-Anwendungen? Dazu gehört auch festzustellen, für welche Aufgaben auf längere Sicht vermutlich keine neuen Mitarbeiter gefunden werden.

Anbieter vergleichen: Sind die wichtigsten Ziele festgelegt, geht es dann daran, die passenden Anbieter zu finden, die diese umsetzen. Ideal ist es, wenn zu einem Dienstleister bereits eine langjährige Geschäftsbeziehung besteht – beispielsweise, wenn IT-Tools im Unternehmen eingesetzt werden. Dann sind die Herausforderungen und Abläufe beiden Seiten bekannt.

Perfekte Planung: Ist der richtige Dienstleister für die Projektbegleitung gefunden, beginnt die Planung. Welche Schritte müssen nach und nach umgesetzt werden, um das gewünschte Ziel zu erreichen? Welche Ressourcen – zeitlich, personell und technisch – müssen dafür eingeplant werden? Diese zentralen Fragen werden zumeist in einem gemeinsamen Workshop mit dem Auftragnehmer geklärt. Gerade bei Digitalisierungsprojekten geht es oft darum, bereits im Vorfeld Schnittstellen in den Blick zu nehmen, an denen es zu Problemen kommen kann. Dies kann bei der Implementierung einer neuen Software sein oder bei der Umstellung von händischen auf digitale Abläufe.

Umsetzen und prüfen: Jetzt geht es an die Praxis. Die einzelnen Teilschritte werden umgesetzt und sollten dann auch überprüft werden: Läuft alles wie geplant? Oder muss nachgebessert werden?

Kontinuierliche Verbesserungen: Wird das Projekt erfolgreich abgeschlossen, ergeben sich daraus fast immer Potenziale für kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Diese können dann Schritt für Schritt umgesetzt werden. Auch das Schaffen von Synergien im Unternehmen wird durch die Digitalisierung von Abläufen viel leichter: Die ohnehin mithilfe der IT generierten Daten stehen für alle weiteren Prozesse im Unternehmen zur Verfügung. Datensilos müssen gar nicht erst entstehen. So können Betriebe beispielsweise anhand von digital dokumentierten Mängeln schnell feststellen, bei welchen Mitarbeitern es womöglich noch Schulungsbedarf gibt. Oder der Einkauf nutzt die Daten, um gezielter die Anschaffung von Verbrauchsmaterialien vorzunehmen.
Das Auslagern von Digitalisierungsprojekten ist schlussendlich ein vielversprechender Weg, die komplexe Herausforderung erfolgreich umzusetzen. Erfahrene Dienstleister, die auf digitale QM-Abläufe spezialisiert sind, können hierbei zu wichtigen Helfern werden.

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