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Pressemeldung ReinigungsMarkt „Sanitärraumzettel goes digital“

Mehr Transparenz, Schnelligkeit und Interaktivität

Checken, abhaken, optimieren: Dussmann und Neumann & Neumann bringen die Reinigung von WC und Waschraum ins digitale Zeitalter.

Deutschland wird digital, eigentlich. Trotzdem halten sich in unzähligen kleinen Nischen sehr umständliche analoge Lösungen erstaunlich hartnäckig. Der gute alte Sanitär­raumzettel ist so ein Fall. Er hat es sich an den Wänden tausender Toiletten und Waschräume in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen im ganzen Land gemütlich gemacht. Dort wartet er darauf, dass Reinigungskräfte mit einem Stift ihren Besuch dokumentieren. Dabei ginge es digital doch so viel schneller. Diesen Bedarf stellte auch Dussmann Facility Management in der tägli­chen Arbeit fest und trug den Wunsch an seinen langjährigen Partner, den erfahrenen Digitalisierungsspe­zialisten Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH heran. So entstand die Idee zum e-QSS TaskWatch, einem digitalen Sanitärraumzettel. Das Tool ermöglicht es Reinigungskräften, ihre Tätigkeiten ganz einfach per Smartphone zu dokumentieren. Gleichzeitig profitieren Objektleitungen von digitalen, manipulationssicheren Auswertungen. 

Das hat mehrere Vorteile:
  • Bei der Entwicklung wurde Wert auf eine intuitive Bedien­barkeit gelegt. Die benutzerfreundliche Oberfläche er­möglicht eine unkomplizierte Handhabung. Dadurch wird der Schulungsaufwand minimiert. Dies ist besonders wichtig, um eine reibungslose Integration im Arbeitsall­tag der Reinigungskräfte zu gewährleisten.
  • Der Einsatz ermöglicht es den Reinigungskräften, rele­vante Daten direkt vor Ort während der Reinigung einzu­geben. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch für eine zeitnahe und präzise Erfassung der Sauberkeitsprüfung. Kein Zettel, kein Stift, kein Anbringen von Zetteln, keine Auswertung per Hand sind mehr nötig. 
  • Das System bietet einen Echtzeit-Zu­griff auf sämtliche erfasste Daten. Diese Transparenz ermöglicht allen Beteiligten jederzeit einen umfassenden Überblick über alle relevanten Kennzahlen. Diese Echtzeitinformationen sind wertvoll, um schnelle Entscheidungen zu treffen und Prozesse effektiv zu optimieren.
  • Hinzu kommt, dass die sofortige Ver­fügbarkeit aller Daten eine rechtssichere Dokumentation sicherstellt. So können gesetzliche Anforderungen und Compli­ance-Richtlinien mühelos eingehalten werden.
Praxis-Einsatz bei einem großen Möbelhaus

Am Lübecker Standort einer großen, inter­national tätigen Möbelhauskette ist der e-QSS TaskWatch in den Praxis-Einsatz gegangen. Die Herausforderung war, das zeitaufwändige Verteilen und Einsammeln der Sanitärdokumentation in großflächigen Objekten zu straffen. So startete die Suche nach einer adäquaten digitalen Lösung, um Effizienzsteigerungen und Kosteneinspa­rungen zu ermöglichen. Einen digitalen Lö­sungsweg zu suchen, war natürlich kein Zu­fall: So steht die Idee doch im Einklang mit dem allgemeinen Trend der Digitalisierung und der Nachhaltigkeit. „Indem wir weitere vorhandene Module wie das e-QSS Ticket­system und die Kundenzufriedenheitsmessung einbinden, sehen wir die Chance, die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern“, so Anton Wimmer, Senior Projekt Manager Gebäudereinigung Deutschland bei Dussmann Service Deutschland.

Die Umsetzung in mehreren Schritten:
  • Am Anfang stand die Definition sämtli­cher Anforderungen, um das digitale Tool gezielt auf die Kundenwünsche einzustellen.
  • Mit der Bereitstellung eines digitalen
    „Formblatts“ wurde der Sprung vom analogen Sanitärraumzettel auf Papier hin zu einer digitalen Lösung umgesetzt.
  • Es folgte die technische Umsetzung im System: Programmierung, Designanpas­sungen, Tests, Bugfixing und die Aufbe­reitung für den Vertrieb.

e-QSS TaskWatch war zum Zeitpunkt der Umsetzung komplett neu. Von Anfang an stand jedoch fest, dass eine einfache In­tegration des Tools in die bestehende e­QSS-Softwarefamilie sichergestellt werden sollte. Die Software kommt in der Gebäude­reinigungsbranche häufig zum Einsatz. Bei der Programmierung traten zwar Heraus­forderungen auf, diese wurden in enger Ab­stimmung zwischen Reinigungsdienstleis­ter und den Software-Entwicklern schnell und unkompliziert gelöst.
Die Umsetzung führte zur digitalen Weiter­entwicklung des bisherigen Formblattes zur Sanitärdokumentation. Durch das Ein­scannen eines QR-Codes können nun ne­ben den eigenen Mitarbeitenden zusätzlich Nutzer von Sanitärräumen eingebunden werden, um per Smartphone Feedback zum Zustand der Toiletten oder Waschräume zu geben. 

Mehr Transparenz, Schnelligkeit und Interaktivität

Nach den ersten Testmonaten lassen sich aus Sicht von Dussmann mehrere Vorteile durch die Digitalisierung im Reinigungsma­nagement festhalten:

  1. Transparenz: Kunden profitieren von der Möglichkeit, relevante Informationen jederzeit und von jedem Ort aus einzu­sehen. Sie haben rund um die Uhr Zugriff auf Reinigungsdokumentationen, Pro­tokolle und weitere Informationen. Dies führt zu einer erhöhten Transparenz. 
  2. Beschleunigte Meldekette: Durch den Einsatz des digitalen Helfers wird die Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleister deutlich beschleunigt. Eine schnellere Bearbeitung von Anfragen, Problemen oder Änderungswünschen wird möglich und die Gesamteffizienz der Dienstleistung wird verbessert.
  3. Interaktivität: Der Reinigungsnachweis ist modern und interaktiv gestaltet. Dies kann durch den Einsatz von digitalen Tools oder Apps ausgebaut werden, die den Kunden detaillierte Informationen über die Reinigungsarbeiten liefern und somit das Vertrauen stärken.
  4. Optisch attraktiver Aushang: Die Präsen­tation der Reinigungsinformationen wird ansprechender gestaltet. Ein attraktiver Aushang trägt dazu bei, die Sauberkeit visuell zu unterstreichen und verbessert die Kommunikation.
  5. Kundenzufriedenheitsmessung: Das digitale Tool ermöglicht viel einfacher als zuvor eine strukturierte Erfassung der Kundenzufriedenheit. Dies kann durch Umfragen, Feedbacksysteme oder andere Bewertungsmethoden geschehen. Dies hat zur Folge, dass die Kundenerwartun­gen besser verstanden und die Dienstleistungen entspre­chend angepasst werden. 

Hinzu kommt ein Trumpf in Sachen Nachhaltigkeit: Digitale Abläufe bedeuten ressourcenschonende Technologien und umweltfreundliche Praktiken. Umweltschutz und Kosten­senkung lassen sich so verbinden. „Es kommt zu einer nachhaltigen C02-Einsparung, da der Reinigungsnachweis nur einmal angebracht werden muss“, unterstreicht Anton Wimmer.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass das Einschlagen des digitalen Wegs zu zahlreichen Vorteilen geführt hat.

Dazu zählen:
  • die Einsicht über das e-QSS WebPortal zu jedem gewünschten Zeitpunkt 
  • die beschleunigte Meldekette
  • der moderne und interaktive Reinigungsnachweis
  • ein optisch attraktiver Aushang
  • die abbildbare Kundenzufriedenheitsmessung sowie
  • die nachhaltige C02-Ersparnis

Mögliche Erweiterungen lassen sich nun darauf aufbauen, bei­spielsweise die Anpassung von Tools und Dienstleistungen an spezifische Kundenbedürfnisse.

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