MIT EXTERNEN HELFERN SCHNELLER ZU ERGEBNISSEN
PROJEKTE AUSLAGERN
Viele Betriebe in der Gebäudereinigung wollen ihr Geschäft zügig digitalisieren, wenn dafür aber Kapazitäten fehlen, kann die Auslagerung etwa von QM-Projekten eine Alternative sein, wie sich das organisieren lässt und was dabei zu beachten ist.
Fachkräftemangel und kein Ende in Sicht. Das trifft in Deutschland mittlerweile auf fast alle Branchen zu, das Handwerk leidet aber besonders. Rund 250.000 Stellen sind bundesweit offen, so der Zentralverband des Deutschen Handwerks – nie war die Lücke größer. Auch in der Gebäudereinigung ist das Problem längst angekommen: Tausende Betriebe quer durchs Land suchen qualifiziertes Personal.
Die Gründe dafür, warum sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals nicht oder nur schwerlich finden lassen, sind vielfältig:
- Der demografische Wandel sorgt dafür, dass es weniger junge Menschen gibt, die in den Arbeitsmarkt eintreten.
- Speziell in der Gebäudereinigung kommt hinzu, dass dieser Beruf häufig – und dabei meist zu Unrecht – als unterdurchschnittlich bezahlte Arbeit angesehen wird.
- Die mitunter körperlich anstrengenden Aufgaben kommen dann noch obendrauf: Hier bevorzugen junge Berufseinsteiger dann oft Alternativen, die zumindest auf den ersten Blick „gemütlicher“ erscheinen.
Eine schwierige Ausgangslage für viele Betriebe in der Branche, denn: Nüchtern betrachtet wird sich dieser Zustand auf Jahre hinweg nicht ändern. Was also tun? Einen Beitrag zur Lösung des Problems können Smartphone, Apps und Algorithmen leisten – durch die Digitalisierung von Aufgaben, die bislang analog und händisch ausgeführt werden. Ein Weg, an den Gebäudereiniger vermutlich nicht als erstes denken, wenn es um das Schließen der Fachkräftelücke geht. Kein Wunder: Seit Jahren wird das Thema Digitalisierung vor allem unter der Prämisse der Kostenoptimierung betrachtet.
Der Fachkräftemangel verschiebt jetzt diesen Fokus. Prozesse, die bislang vom Menschen ausgeführt wurden, werden nach und nach auf digitale Abläufe beziehungsweise Tools umgestellt, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von mühsamen und zeitaufwendigen Aufgaben zu entlasten. Denn nach wie vor sind in vielen Betrieben Zettel, Stift oder Excel-Tabellen im Einsatz. Doppelaufwände beim Übertragen von Daten oder Brüche an den Schnittstellen unterschiedlicher Anwendungen sind die Folge.
WO ANFANGEN? WOHER DIE ZEIT NEHMEN?
Die konkrete Umsetzung von Digitalisierungsprozessen im Betrieb verursacht allerdings nicht selten Kopfschmerzen – insbesondere dann, wenn Zeit und Ressourcen dafür fehlen. Ein sinnvoller Lösungsansatz kann in solchen Fällen sein, mit einem Softwareanbieter zusammenzuarbeiten, der mit den Anforderungen und Abläufen der Branche bestens vertraut ist und neben Beratung und den entsprechenden Tools auch gleich das Projektmanagement zu Digitalisierungsprozessen – zum Beispiel im Zusammenhang mit der Qualitätssicherung von Reinigungsprozessen mit anbietet. Mit anderen Worten: Die Begleitung durch externe Experten kann ein Weg sein, die mitunter komplexe Aufgabe ,,Digitalisierung der Gebäudereinigung“ leichter zu bewältigen.
Zu Engpässen kommt es erfahrungsgemäß unter anderem dann, wenn sich im laufenden Betrieb Änderungen in Kundenobjekten ergeben oder Workflows in Prozessen kurzfristig angepasst werden sollen. Oder auch, wenn es um die Ausweitung von Einsatzbereichen der Software geht, die ein Gebäudedienstleister selbst nicht stemmen kann. In einem solchen Fall können beispielsweise bei der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH – in der Branche bekannt für die QM-Anwendung e-QSS – Projektmanager, Softwareentwickler oder auf Wunsch ein Azubi im zweiten Lehrjahr „gebucht“ werden. Letzterer ist dann direkt beim Kunden im Einsatz und hilft dort bei der Bewältigung der Herausforderungen.
Ein solches Auslagern von Digitalisierungsprojekten hat gleich mehrere Vorteile: Zum einen lässt sich die Lücke, die durch fehlendes Personal entsteht, zumindest verkleinern. Gleichzeitig hilft die Umstellung von analogen auf digitale Abläufe dabei, Prozesse schneller, effizienter und damit kostengünstiger zu machen.
SCHRITT FÜR SCHRITT ZUR UMSETZUNG
Folgende Schritte sollten Gebäudereiniger gehen, wenn sie Digitalisierungsprojekte durch externe Projektbegleitung umsetzen lassen möchten:
Bedarf ermitteln: Zu Beginn eines Digitalisierungsprojektes ist es zunächst wichtig festzulegen, wo der dringendste Bedarf ist: Geht es um eine umfassende Digitalisierungsstrategie für das gesamte Unternehmen oder „nur“ um die Erweiterung von bestehenden IT-Anwendungen? Dazu gehört auch festzustellen, für welche Aufgaben auf längere Sicht vermutlich keine neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefunden werden.
Anbieter vergleichen: Sind die wichtigsten Ziele festgelegt, geht es daran, die passenden Anbieter zu finden, die dies umsetzen. Ideal ist es, wenn zu einem Dienstleister bereits eine langjährige Geschäftsbeziehung besteht – dann sind Herausforderungen und Abläufe beiden Seiten bekannt.
Perfekte Planung: Ist der richtige Dienstleister für die Projektbegleitung gefunden, beginnt die Planung. Welche Schritte müssen nach und nach umgesetzt werden, um das gewünschte Ziel zu erreichen? Welche Ressourcen – zeitlich, personell und technisch – müssen dafür eingeplant werden? Diese zentralen Fragen werden zumeist in einem gemeinsamen Workshop mit dem Auftragnehmer geklärt. Gerade bei Digitalisierungsprojekten geht es oft darum, schon im Vorfeld Schnittstellen in den Blick zu nehmen, an denen es zu Problemen kommen kann. Dies kann bei der Implementierung einer neuen Software sein oder bei der Umstellung von händischen auf digitale Abläufe.
Umsetzen und prüfen: Jetzt geht es an die Praxis. Die einzelnen Teilschritte werden umgesetzt und sollten dann auch überprüft werden: Läuft alles wie geplant? Oder muss nachgebessert werden? Wichtig ist, dabei auch zu evaluieren, ob Zeitpläne und Kosten im Griff behalten werden.
Kontinuierliche Verbesserungen: Wird das Projekt erfolgreich abgeschlossen, ergeben sich daraus fast immer Potenziale für kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Diese sind dann Schritt für Schritt umsetzbar. Auch das Schaffen von Synergien im Unternehmen wird durch die Digitalisierung von Abläufen leichter: Die ohnehin mit Hilfe der IT generierten Daten stehen für weitere Prozesse zur Verfügung, ,,Datensilos“ müssen gar nicht erst entstehen. So können Reinigungsbetriebe beispielsweise anhand der digital dokumentierten Mängel schnell feststellen, bei welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern es womöglich noch Schulungsbedarf gibt. Oder der Einkauf nutzt die Daten, um gezielter die Anschaffung von Verbrauchsmaterialien vorzunehmen.
