Die „Good Manufacturing Practice“ – oder in Deutsch: „Gute Herstellungspraxis“ – ist in sensiblen Branchen wie etwa der pharmazeutischen oder der Lebensmittelindustrie und auch bei der Halbleiterfertigung essenzieller Teil der Qualitätssicherung. Für Reinigungsdienstleister, die dort unter anderem im Reinraumumfeld tätig sind, bringt die Einhaltung dieser Vorschriften einen erheblichen Aufwand. Wie die Digitalisierung von Arbeitsprozessen dabei unterstützen kann.
Die GMP-Standards sollen gewährleisten, dass Produkte sicher sind und höchsten Qualitätsansprüchen genügen. Mit gutem Grund: So können in den genannten Branchen schon kleinste Fehler in der Produktion – etwa bei der Herstellung von Tabletten – schwerwiegende Folgen haben. Besonders in Reinräumen ist die sorgfältige und präzise Reinigung deshalb unerlässlich, um Kontaminationen zu vermeiden und die Produktsicherheit zu gewährleisten. Vor allem die Dokumentation sämtlicher Prozessschritte ist beim GMP-konformen Arbeiten im Reinraum aufwendig. Traditionelle Methoden der Dokumentation benötigen aber nicht nur viel Zeit, sondern sind auch fehleranfällig. Besonders an den Schnittstellen von analoger Datenerfassung per Zettel und Stift und deren Übertragung in die IT entstehen Brüche. Für Dienstleister, die Aufträge im Reinraum übernehmen, ist das ein Problem. Hier hilft die IT: Mobile Endgeräte und spezialisierte Apps ermöglichen es Reinigungskräften, Daten in Echtzeit zu erfassen und sofort zu dokumentieren. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern auch die Kosten, da weniger Papier und manuelle Arbeitsstunden benötigt werden. Digital transformiert, lassen sich viele Schritte automatisiert und somit zuverlässiger und schneller durchführen.
DATENINTEGRITÄT GEWÄHRLEISTEN
Die Gewährleistung der Datenintegrität ist ein zentrales Anliegen bei der Einhaltung von GMP-Standards. Digitale Systeme bieten eine lückenlose Zugriffskontrolle und zeichnen sämtliche Änderungen an Datensätzen detailliert auf. Informationen wie Datum, Uhrzeit, Benutzername und Arbeitsstation werden dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Dies erhöht die Sicherheit und reduziert das Risiko von Manipulationen erheblich. Insbesondere in einem Bereich, in dem die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten entscheidend sind, stellt dies einen großen Vorteil dar. Aber nicht nur das: Eine effektive Schulungsplanung und -dokumentation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Reinigungsunternehmen über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die strengen GMP-Vorgaben einzuhalten. Dies ist besonders wichtig vor oder während GMP-Inspektionen. Digitale Tools erleichtern die Planung und Überwachung von Schulungen. Sie ermöglichen es, den Ausbildungsstand jedes Mitarbeiters zu verfolgen und etwaige Schulungsdefizite schnell zu identifizieren. So lässt sich garantieren, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Darüber hinaus können die Fortschritte und Schulungsbedarfe der Mitarbeiter regelmäßig überprüft und angepasst werden, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Qualifikationen und damit auch der Reinigungsqualität führt. Umfangreich sind auch die gesetzlichen Anforderungen an die Signatur von GMP-Prozessen. Digitale Systeme ermöglichen eine weitgehend automatisierte und fehlerfreie Dokumentation dieser Prozesse. Dadurch wird nicht nur die Nachverfolgbarkeit verbessert, sondern auch die Qualitätssicherung optimiert. Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten werden schnell erkannt, entsprechende Maßnahmen können sofort ergriffen werden. Am Ende erhöht sich die Transparenz der Prozesse, was nicht nur für interne Kontrollen, sondern auch für externe Audits von großer Bedeutung ist.
DIE WESENTLICHEN ECKPUNKTE ZUR DIGITALISIERUNG VON GMP-PROZESSEN
Wenn Gebäudereinigungsbetriebe GMP-konforme Leistungen anbieten wollen, sollten sie folgende Eckpunkte bei der Umstellung von analog auf digital auf dem Schirm haben:
- Eine zuverlässige Dateninfrastruktur ist die Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung. Die nahtlose Verknüpfung von Backend- und Frontend-Anwendungen ermöglicht dabei eine kontinuierliche Datenerfassung und -auswertung. Ein gut organisierter Datenbestand ist deshalb entscheidend für die Prozesssteuerung und -optimierung. Dabei ist es wichtig, dass die Daten jederzeit verfügbar und ortsunabhängig zugänglich sind, um eine flexible Arbeitsweise zu gewährleisten.
- Wie bereits erwähnt, spielt die Integration mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Reinigungsprozessen. Reinigungskräfte können von überall im Reinraum Daten erfassen, dokumentieren und Aufgaben in Echtzeit aktualisieren. Damit erhöht sich unter anderem die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit bei der Durchführung von Reinigungsarbeiten. Durch die Echtzeit-Auswertung von Daten lassen sich zudem Abweichungen schnell erkennen und korrigieren. Auf dieser Grundlage sind schließlich vorausschauende Reinigungsabläufe implementierbar.
- Echtzeit-Kommunikation zwischen Mitarbeitern ermöglicht ebenfalls schnellere Entscheidungen und trägt zur Effizienzsteigerung bei. Besonders bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Problemen kann so schneller und zielgerichteter reagiert werden. Nicht zuletzt trägt die Vernetzung von Auftraggebern und Dienstleistern über digitale Schnittstellen hinweg zu einer einfacheren Koordination von Reinigungsprozessen bei.
- Spezialisierte Apps bieten flexible und detaillierte Planungsmöglichkeiten für Reinigungsprozesse. Sie reduzieren die Fehleranfälligkeit und gewährleisten eine konstante Servicequalität. Intuitiv gestaltete Oberflächen und interaktive Formulare sorgen für eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz bei den Mitarbeitern – auch über Sprachbarrieren hinweg. Risiken wie beispielsweise Arbeitsunterbrechungen lassen sich dadurch erheblich reduzieren.
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die Digitalisierung von GMP-Prozessen bietet für Reinigungsunternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch den Einsatz moderner IT-Anwendungen wie zum Beispiel e-QSS können Betriebe aus der Gebäudereinigung ihre Effizienz erheblich steigern und die Anforderungen anspruchsvoller Auftraggeber erfüllen. Ein weiterer, häufig übersehener Vorteil der digitalen Transformation ist die Chance, die Fachkräftelücke zu schließen oder zumindest zu verkleinern.
