Gebäudereiniger, die erst heute mit der Umstellung auf digitale Abläufe beginnen, sind im Vergleich zu ihren Wettbewerbern bereits in Verzug. Digitalisierung im Qualitätsmanagement ist Pflicht, um auch in Zukunft ein erfolgreiches Unternehmen zu führen und am Puls des Marktes zu bleiben.

„Digitalisierung verändert alles – und was bei uns?“, lautete der treffende Titel einer Veranstaltung, den die Deutsche Gesellschaft für Qualität im November 2019 mit der Hochschule Koblenz durchführte. Einer der Schwerpunkte: Die digitalen Herausforderungen, vor denen Qualitätsmanager in Unternehmen heute stehen. Und die Frage, wie sie damit umgehen sollen. Die digitale Reorganisation von Workflows und betrieblichen Prozessen bietet für das Qualitätsmanagement unendlich viel Chancen – und genau davon können auch Reinigungsdienstleister profitieren.
Die Anforderungen seitens der Auftraggeber in Sachen Digitalisierung haben in den vergangenen fünf Jahren deutlich zugenommen: Betriebe sehen die sorgfältige Prüfung und die transparente Doku­mentation von Reinigungsleistungen mit Hilfe digitaler Anwendungen längst nicht mehr als „nice to have“, sondern als Teil des Pflichtprogramms, das Gebäudereini­ger abdecken müssen. Gerade wenn es um große Ausschreibungen in der Gebäude­reinigung geht, werden Vorgaben für den Einsatz einer Qualitätssicherungssoftware mit Ticketsystem heute fast immer mit in den Forderungskatalog aufgenommen.

VORTEILE FÜR BEIDE SEITEN
Aus Sicht der Auftraggeber liegen die Vorteile von Software, App & Co. auf der Hand: Die Abstimmung mit dem Reini­gungsunternehmen kann viel schneller vorgenommen, der Status quo eines Auf­trags jederzeit eingesehen und Proble­me können im Handumdrehen behoben werden.
Doch auch für die Auftragnehmer bietet die Digitalisierung Vorteile. Wenn sie als strategische Aufgabe betrachtet wird, um das Unternehmen für die Zukunft richtig auszurichten – und nicht nur als lästige Pflicht der IT-Abteilung, sich nach der nächstbesten QM-App umzusehen. Denn Gebäudereiniger, die sich darauf verlassen, allein mit einem pfiffigen Tool zu punkten, werden sich in Zukunft immer weniger vom Wettbewerb unterscheiden. Wer indes seine unternehmerischen Ziele klug ausrich­tet, kann die Chancen der Digitalisierung optimal ausnutzen, um Mitbewerbern heute und in Zukunft den entscheidenden Schritt voraus zu sein.

MEHRERE FLIEGEN MIT EINER KLAPPE
Die Umstellung bestehender Prozesse auf digital gestützte Abläufe lässt sich für das Erreichen gleich mehrerer unternehmeri­scher Ziele einsetzen:

Digitale Übersicht aller QM-Prozesse im Unternehmen.
Wer kennt die Reizworte nicht? Arbeitsorganisation, Arbeitssicherheit, Anwe­senheitslisten, Reklamationsmanage­ment, Übersicht von Sonderaufträgen, Fuhrpark- und Maschinenwartung, Dokumentation von internen Audits für Zertifizierungen, Ergebnisse von Qualitätsprüfungen … Ohne eine transparente Datenlage sind Entscheidungen für den kontinuierlichen Verbes­serungsprozess im Betrieb zukünftig nicht mehr möglich.
QM-Software unterstützt hier mit einem individuellen Cockpit, das qualitätsrele­vante Kennzahlen für jeden Verantwor­tungsbereich zur Verfügung stellt. Ob für Reinigungsmitarbeiter, Objekt- oder Bereichsleiter, Führungskräfte oder die Geschäftsführung.

Für die Verbesserung der Kundenbeziehungen.
Mit digitalen Anwendungen lassen sich Daten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wesentlich leichter aus­tauschen. Reinigungsdienstleister sollten dies nicht als lästige Pflicht, sondern als zusätzlichen Service begreifen, den sie ihrem Auftraggeber anbieten. Denn sie haben damit einen Trumpf für bessere Kundenbeziehungen in der Hand. Und Kundenzufriedenheit kann ein echter Vorteil im Wettbewerb sein: Studien belegen, dass rund ein Drittel aller Unternehmen mit ihrem Reini­gungsdienstleister unzufrieden sind. Wer hingegen Service und Qualität stän­dig verbessert, bindet seine Kunden und muss weniger Ressourcen für die Akquise von Neugeschäft aufwenden.

Für die Bindung von Mitarbeitern.
Der Kampf um gute, zuverlässige und qualifizierte Mitarbeiter hat die Reini­gungsbranche längst erreicht. Digita­le Anwendungen können Mitarbeitern dabei helfen, Reinigungsaufträge pro­blemlos abzuarbeiten. So lassen sich täglich aktuelle Aufgabenlisten per Bild und Text, beispielsweise mit Hilfe der in der Reinigungsbranche bekannten Soft­ware e-QSS von Neumann & Neumann, in über 80 Länder übertragen.
Eine wichtige Hilfe für Mitarbeiter, die nur über geringe Deutschkenntnisse verfügen: In der Reinigungsbranche brennt dieses Thema besonders auf den Nägeln. 34 Prozent der Beschäftigten haben keinen deutschen Pass – kaum eine andere Branche in Deutschland hat einen vergleichbar hohen Anteil an Mitarbeitern aus anderen Ländern der Welt. Erreichen Mitarbeiter mit Hilfe von Smartphone und App besser und schneller die vereinbarten Ziele, sorgt das für Zufriedenheit auf beiden Seiten. Und somit dafür, dass Mitarbeiter ihrem Arbeitgeber loyal verbunden bleiben.

34%

In der Reinigungsbranche haben etwa 34 Prozent der Beschäftigten keinen deutschen Pass. Erreichen Mitarbeiter mit Hilfe von Smartphone und App über Bilder und Übersetzungen besser und schneller die vereinbarten Ziele, sorgt das für Zufriedenheit beim Reinigungsunternehmen und seinem Kunden.

Für ökologische Ziele
Mit dem wachsenden Umweltbewusstsein steigen auch die Erwartungen an die Unternehmen, sich umweltgerecht zu verhalten. Die Steuerung von Prozessen mit Hilfe digitaler Tools kann einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, den Workflow in Unternehmen ökolo­gisch effizienter zu machen: Ob beim Einsparen von Reinigungschemie oder dem Vermeiden von Papierausdrucken. Die Unternehmen tragen damit dazu bei, Ressourcen zu schonen und Emissio­nen zu reduzieren. Und sie können dies sogar als Pluspunkt in ihrem Marketing hervorheben.

Für die langfristige Sicherung der Wettbewerbsposition
Wer in seinem Segment Marktführer ist, will dies auch bleiben. Die Digitali­sierung betrieblicher Abläufe hilft da­bei. Wichtige Marktinformationen und Kennziffern können so viel schneller genutzt werden. Die Vernetzung unter­schiedlicher Unternehmensbereiche wird erleichtert: So können Daten, die dem Qualitätsmanagement vorliegen, beispielsweise an die HR-Abteilung übergeben werden, um Schulungen ge­zielter zu planen. Außerdem erleichtert eine digitale QM-Infrastruktur dauer­haft die Integration von Updates oder die Kopplung mit digitalen Anwendungen, die womöglich erst in Zukunft betrieb­lich relevant werden.

SO STELLEN SIE AUF DIGITALE WORKFLOWS UM

Wie setzen Gebäudereiniger also die Umstellung auf digitale Workflows im Geschäftsalltag um? Keine ganz leichte Herausforderung. Denn neben dem Ta­gesgeschäft muss die strategische Neu­ausrichtung Schritt für Schritt umgesetzt werden. Diese vier Schritte sollen als kur­zer Leitfaden für die Digitalisierung im Qualitätsmanagement helfen.

Schritt 1:
Status quo und Ziele formulieren. Weniger Kosten, schnellere Reaktions­zeiten, bessere Abstimmung mit dem Auf­traggeber? Welche Herausforderungen im Betrieb sollen durch die Digitalisie­rung des Qualitätsmanagements gelöst werden? Je klarer und eindeutiger Sie die Anforderungen im Vorfeld festlegen, umso leichter fällt später die Umsetzung. Da die Umstellung auf digitale Abläufe oft viele Ressourcen benötigt, bietet es sich an, die Aufgabe als Projekt zu definieren und zu managen.

Schritt 2: Die Planung.
Sind die Ziele formuliert, ist es wichtig, einen Maßnahmenplan zu erstellen. Darin berücksichtigt werden müssen alle Schrit­te, die innerhalb des festgelegten Zeit­raums umgesetzt werden müssen, um das gewünschte Ziel zu erreichen. In welcher Reihenfolge sollen sie realisiert werden? Wer übernimmt welche Aufgabe? Gerade beim Einsatz für digitale Projekte haben sich moderne, agile Managementmetho­den durchgesetzt, die möglichst viel Frei­raum lassen, zunächst festgelegte Pläne im Laufe eines Projekts anzupassen.
Für Reinigungsdienstleister, die bislang nur wenig Berührung mit digitalen Prozes­sen hatten, kann hier die Zusammenarbeit mit einem externen Berater sinnvoll sein. Branchenspezialisten wie die Neumann & Neumann Software und Beratung ha­ben sich vom Softwareanbieter zu einem Full-Service-Berater erweitert und bieten heute das gesamte Leistungsspektrum für die intelligente Digitalisierung im Qualitätsmanagement an.

Schritt 3: Die Marktrecherche – welche Tools und welcher Berater?
Anbieter von QM-Software gibt es viele. Doch bevor es an den Kauf geht, ist zu klären: Welche davon passt am besten, um Ihre Herausforderungen im Qualitätsma­nagement zu lösen? Gleiches gilt für den Fall, dass Sie einen Berater beauftragen. Eine Anfrage bei mehreren Dienstleistern hilft dabei, sich ein klares Bild zu ver­schaffen. Zu beachten ist dabei: Bei einer intelligenten und strategischen Ausrich­tung der Digitalisierung reicht es nicht aus, einfach eine Software zu installieren. Wichtig ist es hier, einen Spezialisten zu finden, der mit Ihnen gemeinsam sämtli­che Prozessschritte bis zum gewünschten Ziel durchläuft und Ihnen langfristig, leis­tungsstark und kompetent zur Verfügung steht.

Schritt 4: Die Umsetzung.
Sind die richtigen Tools und der passen­de Berater ausgesucht, geht es an die Umsetzung. Dabei sollten Sie einen ständigen Soll-Ist-Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlich erfolgreich abgearbeiteten Schritten vornehmen: Stimmen die Vorgaben? Wurden neue Erkenntnisse hinzugewonnen, die den weiteren Ablauf beeinflussen? Werden längere Test- und Erprobungsphasen be­nötigt? Besteht noch zusätzlicher Bedarf für Nachschulungen? Eine kluge Planung der QM-Digitalisierung lässt hier genü­gend Raum, um nachsteuern und optimie­ren zu können.

GRUNDSTEIN FÜR DIE ZUKUNFT LEGEN
Ist die Digitalisierung erfolgreich um­gesetzt, ist allerdings noch lange nicht Schluss. Egal, ob das Projekt in Eigenregie oder mit externer Hilfe umgesetzt wird, ist es sinnvoll, bereits im Voraus Zeitfenster für eine Evaluation vorzunehmen: Vom Handling der neuen IT bis zur Optimie­rung der Workflows muss alles auf den Prüfstand gestellt und – im Bedarfsfall – optimiert werden.
Nutzen Gebäudereiniger die Chancen der Digitalisierung für eine smarte Reorgani­sation des Qualitätsmanagements, legen sie einen entscheidenden Grundstein, um ihr Unternehmen für die Zukunft strategisch klug aufzustellen.

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