Pressebericht KTM „Facility Management per App“

Excel-Listen sind im Facility Manage­ment altbewährt – und dennoch überholt. Neue Apps sorgen für mehr Transparenz, schnellere, problemlosere Prozesse und eine bessere Kontrolle sowie Fehler­behebung. Das senkt Kosten und bürokratischen Aufwand.

Dem Facility Management kommt in Krankenhäusern eine wichtige Bedeutung zu: Auch wenn Tätigkeiten wie die Grundreinigung, die Aufbereitung von Betten, die Reinigung von Isolierzimmern oder die Wartung der Gebäudetechnik eher im Hintergrund ablaufen, leisten sie einen entscheidenden Beitrag zur Qualität der Behandlung und Pflege. Schließlich kommt es in Kliniken, mehr als in jedem anderen Gebäude, auf eine perfekte Hygiene an, um Infektionen zu vermeiden. Gleiches gilt für die Gebäudetechnik: Fallen Klimaanlage oder Kühlgeräte aus, kann das beispielsweise emp­findliche Folgen für die Qualität von Laborproben haben.

Mit moderner IT alle Abläufe im Blick

Eine hochwertige Versorgung hängt somit eng mit reibungslosen Ab­läufen im Facility Management zu­sammen. Moderne IT hilft nicht nur dabei, alle Abläufe im Blick zu haben, sondern auch, Prozesse zu optimieren und den bürokratischen Aufwand zu senken. Das sorgt für mehr Qualität und ganz nebenbei auch noch für Einsparpotenziale im Facility Management. Stehen Kliniken unter dem Druck zu sparen, wird oft auf die Senkung von Aus­gaben zurückgegriffen -und das bedeutet im Zweifelsfall auch die Entlassung von Personal. Doch das führt nicht selten zu hohen Folge­kosten, wie Robert Kaplan und Derek Haas von der Harvard Busi­ness School herausgefunden haben. Das Facility Management hingegen kann zur Senkung von Kosten bei­tragen, ohne dass dafür an der Pflege gespart werden muss. Die Digitalisierung von Prozessen ist dafür der Schlüssel. IT kann einen entscheidenden Beitrag leisten, die typischen Stolperfallen zu beheben.

Stolperfalle Nr. 1: fehlende Prozesse und Kennzahlen

In manchen Kliniken ist das Facility Management mehr eine Aneinan­derreihung von Zufällen als ein geplanter, kontrollierter Ablauf. Dabei ist es ein wesentlicher Teil des betrieblichen Managements in Krankenhäusern und muss auch so umgesetzt werden: mit der Defini­tion von Zielen, Maßnahmen und Kennziffern. In einem ersten Schritt geht es um die Festlegung von Zielen in allen relevanten Bereichen des Facility Managements, beispiels­weise: In welchem Zustand sollen Patientenzimmer nach der Reini­gung sein? Worauf ist bei wichtigen medizinischen Instrumenten und Geräten zu achten? Sind die Ziele klar, folgen daraus Prozesse, die sich festlegen und mit Kennziffern versehen lassen: In welchem Intervall müssen Papierkörbe geleert werden? Wann und wie oft werden die Ge­räte im OP gewartet? Welcher Perso­naleinsatz und welche Zeiten müs­sen dafür veranschlagt werden? Mithilfe moderner IT-Tools lassen sich bürokratische Dokumentations­pflichten heute deutlich leichter erfüllen. In vielen Kliniken werden sie, zum Beispiel die Zeiterfassung, jedoch immer noch anhand von Excel-Listen durchgeführt. Das ist zumeist der Beginn eines aufwän­digen und langwierigen Prozesses: Die Listen durchlaufen dann meh­rere Abteilungen im Krankenhaus (z. B. Controlling, Lohnabrechnung), bevor sie endgültig ausgewertet und abgelegt werden. Diese Arbeit lässt sich per Software mit einem Klick erledigen. Das schafft Freiräume für die Kernaufgaben in der Pflege oder einen besseren Austausch mit den Mitarbeitern, was wiederum positive Auswirkungen auf die Qualität von Reinigungsabläufen und anderer Be­reiche des Facility Managements hat.

Stolperfalle Nr. 2: Mangelnde Abstimmung

Ob Gebäudereiniger, Sicherheits­service oder Wartungs- und Repara­turexperten: Die sorgfältige Abstim­mung mit externen Dienstleistern ist entscheidend, um Probleme früh­zeitig zu erkennen und zu beheben. Denn bei der Feinabstimmung pral­len zum Teil unterschiedliche Unter­nehmenskulturen aufeinander. Wäh­rend Kliniken vor allem die Qualität der Ergebnisse im Blick haben, muss der Auftragnehmer nicht zuletzt auf Effizienz achten, um die Kosten im Griff zu behalten. Auch hier hilft IT, frühzeitig für Transparenz zu sorgen und Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen. Dauern bei­spielsweise Reinigungsvorgänge im Außenbereich des Klinikgeländes aufgrund von Witterung oder Jah­reszeit unterschiedlich lang, kann dies frühzeitig vermerkt und ein­geplant werden. Gleiches gilt für Zielvorgaben: So können sich Auf­traggeber und Reinigungsdienst­leister auf einen gewünschten Soll­zustand verständigen und diesen im System hinterlegen. So wird im Vor­feld für Klarheit gesorgt und Miss­verständnisse werden vermieden. Mithilfe von Apps für Smartphone und Tablet kann die Zuteilung von Aufgaben eindeutig geregelt und deren Abarbeitung lückenlos doku­mentiert werden. Auch bei der Steuerung von Teams liefern Service­Apps entscheidende Vorteile: Der Facility Manager hat jederzeit die Übersicht, welche Mitarbeiter oder Dienstleister im Haus anwesend sind. Arbeitsfortschritte können sofort erkannt, Auftragstickets ein­fach aus dem System heraus erstellt und Teams bei Verzug schnell unter­stützt werden. Die aufgenommenen Daten können anschließend syste­matisch ausgewertet und eingesetzt werden, beispielsweise für die Pla­nung von Personalschulungen oder für Prämien bei guten Leistungen des Dienstleisters.

Mithilfe von Apps für Smartphone oder Tablet kann die Zuteilung von Aufgaben eindeutig geregelt und deren Abarbeitung lückenlos dokumentiert werden.

Stolperfalle Nr. 3: Es fehlt der Blick für die Mitarbeiter

Die klügste Planung von Prozessen nützt nichts, wenn es an der Umset­zung hapert. Tätigkeiten wie Grund­reinigung, Reparaturen im Gebäude oder das Verschließen von Türen und Toren werden am Ende des Tages von Servicekräften erledigt, nicht vom Leiter des Facility Managements. Moderne IT-Anwendungen denken deshalb über die reine Optimierung von Management-Aufgaben hinaus und nehmen vom Hausmeister über die Sicherheitskräfte bis zur Raum­pflegerin diejenigen in den Blick, die am operativen Ende der Pro­zesse stehen. So hat die Neumann & Neumann Software GmbH ihre Qualitätssicherungssoftware e-QSS um eine neue Service-App ergänzt. Sie funktioniert wie ein Live-Ticker, der dem Servicepersonal und den Führungskräften permanent einen Überblick über den Status quo von Reinigungsabläufen gibt. Damit wird das Einhalten hoher Qualitäts­standards deutlich erleichtert und späteren Beschwerden vorgebeugt. Das Universitätsklinikum in Frank­furt am Main testet derzeit die neue Service-App in einem Pilotprojekt. In Kombination mit den bisherigen Funktionen kann sowohl die planende als auch die umsetzende Seite im Facility Management alle Leistungs­ziele klar und eindeutig festlegen – und das macht die Arbeit leichter. Ideal ist dafür beispielsweise das Einrichten spezieller Checklisten, die klar strukturiert und einfach
zu bedienen sind. Ist im gesamten Gebäude die Schließ- und Zutritts­verwaltung erledigt? Ist der Scha­den an der Fensterscheibe im Labor­trakt schon repariert? Alle wichti­gen Prüfpunkte können vorab kate­gorisiert und mit Sollwerten ge­wichtet werden. Die Mitarbeiter wiederum erhalten eine Checkliste, die sie schnell und einfach per Smartphone, Tablet oder PC be­dienen – ganz egal, wo sie sich im Unternehmen befinden.

Stolperfalle Nr. 4: Schwerfälliges Verbesserungsmanagement

Verbesserungsprozesse im Facility Management sehen in vielen Kran­kenhäusern immer noch so aus: Daten werden händisch erhoben und in Excel-Listen eingetragen. Diese gehen dann an die Leitung zur Aus­wertung. Werden dort wiederkeh­rende Mängel festgestellt, wird einige Wochen später ein Meeting angesetzt, um darüber zu sprechen. Dann folgt – im Idealfall – die Lösung des Problems. Diese schwerfälligen, langwierigen, arbeitsintensiven und somit auch teuren Prozesse gehören der Vergangenheit an, wenn passen­de Software und Apps zum Einsatz kommen. Dann können Probleme im laufenden Betrieb behoben wer­den. Bleiben Reinigungsteams oder andere Servicekräfte mit den Leitern des Facility Managements per Smartphone in Kontakt, geben Apps jederzeit Antworten auf die entscheidenden Fragen:

• Welche Tätigkeiten wurden bereits durchgeführt? Welche noch nicht?
• Sind alle Sonderaufträge und Tickets erledigt?
• Passt das Zeitkontingent für die vereinbarte Dienstleistung?
• Sind alle vereinbarten Dienst­leistungen im Hinblick auf die Zielvorgaben „im grünen Bereich“?

So erhalten Entscheider jederzeit eine aktuelle Übersicht zum Stand der Aufträge. Fallen Fehler auf, können sie gleich geklärt und be­hoben werden. Das gilt auch für einen Stau bei der Abarbeitung von Tickets. So kann eine Reini­gungskraft zum Beispiel per Foto­Abgleich den zuständigen Facility Manager informieren, wenn wäh­rend des Saubermachens eine Ver­schmutzung im Eingangsbereich der Klinik festgestellt wird, die sich später als Reparaturfall herausstellt. Wird dann die Hilfe Dritter ge­braucht, kann zum Beispiel der Haustechniker sofort dazugeschal­tet werden.
Auf ebenso einfachem Weg lassen sich wichtige Kennziffern erheben und vergleichen. Sie können zum Beispiel Auskunft geben, ob Reini­gungsteams in bestimmten Statio­nen der Klinik sorgfältiger arbeiten als andere. Entsprechende Daten lassen sich per App über einen Prü­fungszeitraum hinweg erheben, vergleichen und auswerten. Die Erkenntnisse können dann für betriebliche Verbesserungsprozesse und Schulungen verwendet werden.

Transparentere Abläufe, bessere Qualität

Moderne Software und Apps machen das Leben für Facility Manager in Krankenhäusern wesentlich ein­facher. Abläufe werden transparen­ter und schneller, die Qualität der Ergebnisse verbessert sich und die Zusammenarbeit mit den Service­kräften – von der Raumpflegerin bis zum Haustechniker – wird wesentlich einfacher. Dass durch die Verbesserung der Prozesse auch erhebliche Einsparungen möglich sind, freut Krankenhausleitung und Controlling. Damit kann die Digi­talisierung im klinischen Facility Management einen wichtigen Bei­trag leisten, den Kostendruck zu senken.

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