Die bayerische Gemeinde setzt bei Digitalisierung, Ausschreibungen und Qualitäts-Checks auf die Lösungen der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH
Grünwald, der Name ist Programm. Wiesen und Felder erstrecken sich am Isarhochufer in der Gemeinde südlich von München. Wälder ziehen sich in die idyllische Landschaft und das Naturschutzgebiet Isarauen liegt gleich nebenan.
Damit auch in der Verwaltung alles im grünen Bereich ist, muss sich die Gemeinde um ganz unterschiedliche Aufgaben kümmern, beispielsweise die Reinigung der öffentlichen Gebäude wie die des Kindergartens und des Gymnasiums. Um passende Dienstleister für Unterhalts- und Glasreinigung zu finden, nahm die Gemeinde bereits 2011 eine europaweite Ausschreibung vor, bei der sie sich von der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH begleiten ließ. Das Familienunternehmen aus dem bayerischen Steingaden ist bereits seit 31 Jahren spezialisiert auf intelligente QM-Prozesse. Von der Beratung zu Ausschreibungen bis hin zur Implementierung der passenden digitalen Tools. Zu den Kunden zählen auch zahlreiche Kommunen, öffentliche Unternehmen, Kliniken und Hochschulen.
Neumann & Neumann arbeitet bei Ausschreibungen eng mit dem spezialisierten Rechtsanwalt Dr. Renner der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in München zusammen. Gemeinsam mit der Gemeindeverwaltung in Grünwald nahmen sie die Ausarbeitung der Unterlagen vor. Sorgfalt bei der Formulierung von Leistungsbeschreibungen, Bewertungskriterien und Vertragsbedingungen waren für die Ausschreibung besonders wichtig. Denn nur so ließen sich dann auch qualifizierte und zuverlässige Reinigungsdienstleister finden, die für die Anforderungen vor Ort tatsächlich passen.
Weitere Ausschreibungen folgten und auch beim Qualitätsmanagement setzt Grünwald auf die externe Unterstützung und fachkompetente Prozessberatung durch Neumann & Neumann: Seit 2017 werden in Grünwald monatlich neutrale Qualitätsprüfungen durchgeführt, die dabei helfen die Qualität im kommunalen Reinigungsmanagement dauerhaft hoch zu halten. Bei den Eigenkontrollen in der Reinigung kommt die Softwarelösung e-QSS zum Einsatz, mit deren Hilfe, die Ergebnisse von Prüfungen sofort festgehalten, dokumentiert und ausgewertet werden können.
Aufgrund der professionellen Begleitung verlief die Reinigungsausschreibung reibungslos und zügig. Außerdem verfügt die Gemeinde Grünwald nun über einheitliche Leistungsverzeichnisse, die kontinuierlich fortgeschrieben werden können und bei Bedarf eine neue Ausschreibung ohne großen Vorbereitungsaufwand erlauben.
Auch bei der Überarbeitung von Unterlagen jenseits der Ausschreibungen steht Neumann & Neumann der Kommune heute zur Verfügung. Das langjährige, partnerschaftliche Verhältnis zwischen der Gemeindeverwaltung und dem Unternehmen hat dazu geführt, dass die Leistungen im Qualitätsmanagement nach und nach ausgebaut wurden. Weitere Ideen sind bereits in Planung…
