Inhalt der Seite
- Was ist QM-Software?
- Einsatzbereiche und Branchen
- Vorteil 1: Digital: Schneller und effizienter als Zettel und Stift
- Vorteil 2: Alle Daten in Echtzeit verfügbar: Für alle, sofort
- Vorteil 3: Sofortige Behebung von Mängeln
- Vorteil 4: Völlige Transparenz zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber
- Vorteil 5: Verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
- Vorteil 6: Einfache Integration in bestehende Systeme
- Vorteil 7: Unterstützung bei Zertifizierungen und Audits
- Vorteil 8: Skalierbarkeit und Flexibilität
- Fazit
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- Was ist QM-Software
- Einsatzbereiche und Branchen
- Vorteil 1: Digital: Schneller und effizienter als Zettel und Stift
- Vorteil 2: Alle Daten in Echtzeit verfügbar: Für alle, sofort
- Vorteil 3: Sofortige Behebung von Mängeln
- Vorteil 4: Völlige Transparenz zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber
- Vorteil 5: Verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
- Vorteil 6: Einfache Integration in bestehende Systeme
- Vorteil 7: Unterstützung bei Zertifizierungen und Audits
- Vorteil 8: Skalierbarkeit und Flexibilität
- Fazit
Lesezeit: 6 min.
Was ist QM-Software?
Qualitätsmanagement-Software (Abkürzung: QM-Software) ist ein Begriff für IT-Anwendungen, die im betrieblichen Qualitätsmanagement zur Qualitätssicherung eingesetzt werden. Diese Softwarelösungen sind in der Regel von allen Endgeräten aus nutzbar, sei es PC, Tablet oder Smartphone, und unterstützen Unternehmen dabei, Qualitätsprüfungen und –prozesse zu dokumentieren und Qualitätsmanagement-Konzepte wie ISO 9001 umzusetzen.
Die Vorteile einer QM-Software sind vielfältig. Sie hilft Unternehmen, qualitätsrelevante Kennzahlen (KPIs) zu generieren, zu vergleichen, zu dokumentieren und auszuwerten. QM-Software spielt eine entscheidende Rolle in kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) durch die Optimierung von Workflows.
Einsatzbereiche und Branchen
QM-Software wird in vielen Bereichen eingesetzt, um verschiedene Aufgaben effizient zu bewältigen. Zu den häufigen Anwendungsbereichen gehören unter anderem die Gebäudereinigung, das Management von Ticketsystemen und Auftragstickets, die Durchführung von HACCP- und Hygiene-Kontrollen, um gesetzliche Nachweispflichten sicherzustellen, die Organisation von Arbeitsprozessen, technische Kontrollen und Wartungsarbeiten, Sicherheitsdienste sowie Zeit- und Zutrittsmanagement, Hausmeisterdienste, Fuhrparkmanagement, Mystery Checks, Kundenbefragungen zur Messung der Kundenzufriedenheit und Audits. QM-Anwendungen bieten auch Vorteile für das betriebliche Wissensmanagement, da die IT-gestützten Daten jederzeit abrufbereit sind.
Entsprechend der vielfältigen Aufgaben setzen ganz unterschiedliche Branchen QM-Tools ein: FM-Dienstleister, Gebäudereiniger, Industrieunternehmen (z. B. Pharma, Lebensmittel, Maschinenbau), Kliniken und Seniorenheime, Banken, Flughäfen, Hotellerie, Einzel- und Großhandel, Cateringunternehmen und Messeveranstalter.
Vorteil 1: Digital schneller und effizienter als Zettel und Stift
In vielen Unternehmen wird das Qualitätsmanagement immer noch mit Zettel und Stift durchgeführt. Dies ist nicht nur mühsam, sondern auch zeitaufwendig. Die Umstellung auf eine digitale Lösung macht das Qualitätsmanagement erheblich schneller und effizienter. Durch die Verwendung einer QM-Softwarelösung können alle Daten digital erfasst und verarbeitet werden, was den Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert. Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an, und die digitale Erfassung sorgt für eine reibungslose und zügige Bearbeitung der Qualitätssicherungsmaßnahmen.
Die Effizienzsteigerung durch digitale Anwendungen zeigt sich besonders in der Echtzeit-Verfügbarkeit der Daten und der unmittelbaren Möglichkeit zur Auswertung. Dadurch können Unternehmen schneller auf Veränderungen und Probleme reagieren und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich verbessern.
Vorteil 2: Alle Daten in Echtzeit verfügbar. Für alle, sofort
Eine der größten Stärken von QM-Software ist die Verfügbarkeit von qualitätsrelevanten Daten in Echtzeit. Traditionell müssen Daten oft über mehrere Stufen erhoben und ausgewertet werden, was zeitaufwendig ist und die Fehleranfälligkeit erhöht. Mit einer QM-Software stehen alle Daten allen Beteiligten einer Prozesskette sofort zur Verfügung.
Die Echtzeitverfügbarkeit ermöglicht sofortige Kontrollen und den Abgleich zwischen Ist- und Soll-Werten. Dies bedeutet, dass Abweichungen schnell erkannt und entsprechende Maßnahmen unverzüglich ergriffen werden können. Die ständige Verfügbarkeit aktueller Daten trägt somit wesentlich zur Effizienzsteigerung bei.
Vorteil 3: Sofortige Behebung von Mängeln
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von QM-Software ist die Möglichkeit zur sofortigen Behebung von Mängeln. Da alle Daten in Echtzeit vorliegen, können Mängel unmittelbar erkannt und behoben werden. Es gibt keine Zeitverzögerung mehr zwischen der Reklamation eines Mangels und der Erteilung eines Auftragstickets zur Behebung.
Auch Kunden können Mängel melden (z. B. ein Auftraggeber seinem Dienstleister, wenn vereinbarte Leistungen nicht erbracht wurden) und damit automatisch ein Auftragsticket zur Prüfung und Behebung auslösen. Dies führt zu einem viel schnelleren Service-Management und zu einer höheren Zufriedenheit der Kunden.
Vorteil 4: Völlige Transparenz zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber
Ein weiterer Vorteil der QM-Software ist die völlige Transparenz zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Alle Daten stehen sowohl der Auftraggeber- als auch der Auftragnehmerseite zur Verfügung. Ein Beispiel ist das Facility-Management, bei dem sowohl der Auftraggeber als auch das Facility-Management-Unternehmen Zugriff auf eine gemeinsame Plattform mit allen relevanten Qualitätsinformationen haben.
Durch diese Transparenz werden Missverständnisse vermieden und das Vertrauen zwischen den Parteien gestärkt. Alle Vorgaben und ihre Einhaltung (oder Nicht-Einhaltung) sind völlig transparent. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für klare und nachvollziehbare Prozesse.
Vorteil 5: Verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
Eine QM-Software verbessert die Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller qualitätsrelevanten Prozesse und Maßnahmen erheblich. Jede Aktion und jede Entscheidung werden in der Software dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Entscheidung getroffen hat und warum. Dies ist besonders wichtig für Audits und Zertifizierungen, bei denen eine lückenlose Dokumentation oft eine Voraussetzung ist.
Darüber hinaus ermöglicht die verbesserte Nachverfolgbarkeit eine Fehleranalyse und Problembehebung. Wenn ein Problem auftritt, kann leicht nachvollzogen werden, wie dieses behoben werden kann. Das Ergebnis: Kontinuierliche Verbesserungen von Prozessen und mehr Qualität.
Vorteil 6: Einfache Integration in bestehende Systeme
Moderne QM-Softwarelösungen sind oft so konzipiert, dass sie sich leicht in bestehende Systeme und Prozesse integrieren lassen. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht ihre gesamte IT-Infrastruktur umstellen müssen, um die Vorteile der QM-Software zu nutzen. Stattdessen kann eine webbasierte Software in die vorhandenen Systeme integriert werden, wodurch die Implementierung einfach und kostengünstig ist.
Durch eine solche smarte Integration wird die Akzeptanz der Software im Unternehmen erhöht, da die Mitarbeiter ihre gewohnten Systeme weiterhin nutzen können und nur die neuen Funktionen der QM-Software hinzugefügt werden. Alle Vorteile können somit sofort genutzt werden, ohne auf die Nutzung bestehender Anwendungen zu verzichten.
Vorteil 7: Unterstützung bei Zertifizierungen und Audits
Viele Unternehmen müssen regelmäßig Zertifizierungen und Audits durchlaufen, um die Einhaltung bestimmter Qualitätsstandards nachzuweisen. Eine QM-Anwendung kann diesen Prozess erheblich erleichtern, indem sie alle erforderlichen Auswertungen und Nachweise automatisch generiert und bereitstellt.
Die Software kann auch bei der Vorbereitung auf Audits helfen, indem sie sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen, gesetzliche Nachweispflichten und Auswertungen vollständig und aktuell sind. Dies reduziert den Aufwand und die Stressbelastung, die mit Audits und Zertifizierungen verbunden sind, erheblich und stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit auditbereit ist.
Vorteil 8: Skalierbarkeit und Flexibilität
Skalierbarkeit und Flexibilität werden mit QM-Software deutlich erleichtert. Die Anwendung kann leicht an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, egal ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt. Die Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, die Software zunächst in einem kleinen Umfang einzuführen und dann nach Bedarf zu erweitern.
Die Flexibilität der Software bedeutet, dass sie in verschiedenen Branchen und für unterschiedliche Aufgaben eingesetzt werden kann. Dies macht QM-Software zu einer vielseitigen Lösung, die den Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht wird und eine langfristige Investition darstellt.
Fazit
Qualitätsmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die von der Effizienzsteigerung und der Echtzeit-Verfügbarkeit von Daten bis hin zur verbesserten Dokumentation und der Unterstützung bei Zertifizierungen und Audits reichen. Durch die Digitalisierung von Qualitätsprüfungen und -prozessen können Unternehmen nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern. Die Implementierung einer QM-Software ist daher eine sinnvolle Investition, die sich langfristig auszahlt und dazu beiträgt, die Wettbewerbsfähigkeit und Kundenzufriedenheit zu steigern.
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