Sauberkeit auf Platz 1. Kein anderer Wunsch ist Fitnessbegeisterten bei der Nutzung ihres Studios so wichtig wie die Hygiene. Wie digitales Qualitätsmanagement bei einem Betreiber von bundesweit rund 110 Studios für mehr Transparenz in der Zusammenarbeit von Auftraggeber und Reinigungsdienstleister sorgt.
Saubere Hanteln, Geräte und Umkleideräume – all das ist Trainierenden noch wichtiger als gut geschultes Personal und eine positive Studioatmosphäre, wie eine Untersuchung der Deutschen Hochschule für Prävention und Sicherheit ergeben hat. Für die in den Fitnessstudios tätigen Gebäudereiniger bringt dies besondere Herausforderungen mit sich, denn die hohen Erwartungen der Sportler werden über den Auftraggeber an den Dienstleister weitergegeben.
Dabei kommt es fast nie allein auf die Reinigung an, sondern auch darauf, wie transparent, dokumentationssicher und nachvollziehbar diese Leistung erbracht wird. Personalausfälle, besonders stark frequentierte Bereiche oder kurzfristige Änderungen bei Reinigungsplänen sorgen in Fitnessstudios unter anderem dafür, dass vereinbarte Leistungsumfänge nicht mehr automatisch mit der Realität übereinstimmen. Wenn diese Abweichungen nicht sauber dokumentiert sind, entstehen schnell Konflikte: Kunden erwarten eine bestimmte Qualität, während Reinigungsunternehmen oft zusätzliche Leistungen erbringen müssen, die nicht im ursprünglichen Leistungsumfang vorgesehen
waren. Ohne nachvollziehbare Dokumentation lassen sich solche Situationen im Nachhinein schwer klären. Im schlimmsten Fall resultieren daraus Leistungsabzüge.
MISSVERSTÄNDNISSE GAR NICHT ERST ENTSTEHEN LASSEN
Digitale Branchenlösungen setzen genau an diesem Punkt an. Die Qualitätsmanagement-Software e-QSS etwa ist darauf ausgelegt, die Partnerschaft zwischen Auftraggeber und Gebäudereiniger so zu organisieren, dass Missverständnisse gar nicht erst entstehen. Wie eine solche Zusammenarbeit konkret funktioniert, zeigt das Beispiel der Fitnessstudio-Kette FitX. In den Studios von FitX – bundesweit gibt es inzwischen rund 110 davon – müssen täglich zahlreiche Trainingsgeräte, Sanitärbereiche und Aufenthaltszonen kontinuierlich gereinigt werden, damit sich die Besucher uneingeschränkt wohlfühlen. Gleichzeitig verfolgt das Unternehmen ein klares Qualitätsversprechen: Die Standards sollen an jedem Standort gleich sein.
Gerade bei Filialbetrieben spielt die Vergleichbarkeit der Reinigungsqualität eine zentrale Rolle. Um die damit einhergehenden, anspruchsvollen organisatorischen Anforderungen erfüllen zu können, bildet FitX sämtliche Prozesse rund um Reinigung und Qualitätskontrolle auf Basis von e-QSS zentral ab und verbindet darüber die Studios mit den beauftragten Reinigungsdienstleistern. Dies schafft die Grundlage, um einheitliche Prüfstandards zu definieren und die Filialen standortübergreifend auswerten zu können. Im Alltag bedeutet das Arbeiten mit e-QSS: Nach Kontrollgängen erfolgt direkt eine Dokumentation der Ergebnisse per Smartphone. Werden Mängel festgestellt, löst das System automatisch eine Benachrichtigung für das zuständige Reinigungsteam aus. Gleichzeitig können die beauftragten Dienstleister erledigte Aufgaben selbst digital dokumentieren. Ergänzt wird das System durch ein integriertes Ticketmanagement für Reklamationen oder Sonderaufträge. Auch für Gebäudereiniger bietet dieses Vorgehen einen großen Vorteil: Die erbrachten Leistungen sind jederzeit nachvollziehbar. Missverständnisse über ausgeführte Arbeiten oder Qualitätsstandards lassen sich so deutlich reduzieren.
Digitale Systeme können zudem QR- oder NFC-basierte Authentifizierung nutzen, um sicherzustellen, dass Reinigungskräfte ihre Arbeiten eindeutig nachweisen können. Nutzerfeedback, beispielsweise über QR-Codes in Sanitärbereichen, gelangt direkt in das System und lässt sich ohne Zeitverlust bearbeiten. Eine solche gemeinsame Datenbasis sorgt dafür, dass Auftraggeber und Dienstleister auf derselben Informationsgrundlage arbeiten. Statt auf der Grundlage subjektiver Eindrücke werden Entscheidungen faktenbasiert getroffen.
TRANSPARENZ SCHAFFT VERTRAUEN
Durch die Umstellung von analogen Checklisten auf digitale Prozesse ist bei FitX vor allem eines entstanden: Transparenz. Wichtige Kennzahlen liegen in Echtzeit vor. Kommt es zu Problemen, zum Beispiel durch besonders stark frequentierte Bereiche im Studio oder durch kurzfristige Sonderreinigungen, kann sofort reagiert werden. Gleichzeitig wird sichtbar, wenn Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden. Ein weiterer Effekt ist die Zeitersparnis: Wiederkehrende Routineaufgaben laufen digital im Hintergrund ab, während sich die Verantwortlichen stärker auf operative Themen konzentrieren können.
Neben Effizienz und Transparenz bietet die Digitalisierung auch wirtschaftliche Vorteile. Papierlisten, Ausdrucke und manuelle Dokumentation verursachen nicht nur Kosten, sondern auch einen erheblichen organisatorischen Aufwand. Digitale Prozesse reduzieren diese Bürokratie deutlich. Hinzu kommen Nachhaltigkeitsaspekte. Studien zeigen, dass der Umstieg auf digitale Prozesse den CO2-Ausstoß durch Papierverbrauch und Druckaufträge deutlich senken kann.
Alles in allem bedeutet die Einführung digitaler Systeme für Gebäudereinigungsunternehmen: mehr Professionalität in der Zusammenarbeit mit Auftraggebern.
