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Referenz: FitX Verwaltung GmbH

Software: e-QSS im Lizenz-Modell mit WebPortal, Ticketsystem und Objekt- und Einheitenverwaltung
Einsatzbereich: Unterhaltsreinigung, Steuerung der Dienstleister, Reklamationsmanagement

Ausgangslage
So fing alles an: Sauberkeit und Hygiene werden in Fitness-Studios großgeschrieben. Schließlich geht es hier Tag für Tag schweißtreibend zur Sache. Und wo es um Sauberkeit geht, darf ein professionelles Reinigungs-Management nicht fehlen. Die Fitness-Studio-Betreiber FitX suchten Ende 2022 ein IT-System, das alle ihre Anforderungen im Qualitätsmanagement abdecken sollte. Dazu gehört die Durchführung der Qualitäts-Dokumentation im Bereich der Unterhaltsreinigung, aber auch die Benachrichtigung der Dienstleister nach den Kontrolldurchläufen. Zusätzlich sollten die externen Dienstleister in der Lage sein, die abgeschlossenen Aufgaben selbständig zu dokumentieren. Ein weiterer Wunsch: Die Möglichkeit für die Studios, Reklamationen über ein digitales Ticketsystem auszulösen, die dann von den Dienstleistern abgearbeitet werden.

Lösung
Zeit und Geld wollte FitX durch die Digitalisierung des Qualitätsmanagements sparen. Gleichzeitig sollten die bisherigen Papierberge bei Dokumentationen reduziert werden. Nach ersten gemeinsamen Terminen mit Neumann & Neumann wurde deutlich, dass die beliebte QM-Software e-QSS die richtigen Antworten auf die Anforderungen von FitX gibt. Die e-QSS CheckApp mit WebPortal & e-QSS Ticketsystem wurden individuell auf die Bedürfnisse und Workflows des Kunden angepasst. Bei einem gemeinsamen Workshop Ende 2023 im Innovationszentrum Morgenbach von Neumann & Neumann erfolgte dann der letzte Feinschliff, bevor das neue digitale Qualitätsmanagement von FitX live ging.

Kundennutzen
Mit der Einführung der e-QSS-Software läuft das Qualitätsmanagement bei FitX nun viel schneller, schlanker und smarter. Sämtliche Qualitätsberichte und Tickets werden digital zugestellt und sind in Echtzeit zentral über das e-QSS WebPortal einsehbar. So ist ein effizienter Informationsaustausch viel einfacher. Ein weiterer Vorteil: Alle Prozessbeteiligten – Studio-Mitarbeiter und externe Dienstleister – können einbezogen werden. Alle relevanten Daten werden digital dokumentiert, was nicht nur zu einer besseren Übersicht führt, sondern auch eine versicherungskonforme Dokumentation gewährleistet.

Fazit und Ausblick
Durch den Einsatz von e-QSS besteht die Möglichkeit, auch weitere Dienstleister von FitX noch stärker einzubeziehen und mit Lizenzen auszustatten. Dies könnte ein nächster Schritt beim Ausbau der Zusammenarbeit sein.
„Seit der Implementierung von e-QSS ist es spürbar einfacher geworden, die Qualität unserer FitX Studios deutschlandweit zu dokumentieren und stetig zu verbessern“, so Saskia Höllger.