Mit Hilfe von IT sorgt die oberbayerische Gemeinde seit Jahren für mehr Qualität, Effizienz und Sicherheit – und zeigt, wie moderne Verwaltung heute funktioniert.
Ob Wippe, Schaukel oder Sitzbank – auf öffentlichen Spielplätzen muss alles sicher sein. Schließlich sollen Kinder gefahrlos spielen können. Die Sicherheitsanforderungen an öffentliche Spielplätze wurden zuletzt 2020 durch neue DIN-Normen konkretisiert. Kommunen müssen kontinuierlich dokumentieren, dass alle Spielgeräte regelmäßig kontrolliert und gewartet werden. Für viele Gemeinden ist das eine Herausforderung – vor allem, wenn steigende Anforderungen auf begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen treffen. In Steingaden hat man sich schon früh entschieden, diesen Herausforderungen digital zu begegnen. Die Gemeinde ist Vorreiter dabei, nicht nur Qualitätskontrollen auf Spielplätzen, sondern zahlreiche kommunale Prozesse seit Jahren erfolgreich zu digitalisieren. Die im kommunalen Bereich häufig eingesetzte IT-Anwendung e-QSS hilft dabei, alles digital im Griff zu behalten.
Vom Papierstapel zur smarten Verwaltung
In der oberbayerischen Gemeinde galt früher wie in vielen anderen Kommunen: Wer einen Verwaltungsakt dokumentieren oder auf eine Bürgerbeschwerde reagieren wollte, musste sich durch dicke Papierakten wühlen. Wartungsnachweise oder Schadensmeldungen waren oft mühsam zusammenzutragen. Die Folge: hoher Zeitaufwand, Papierberge, langsame Abläufe. Steingaden wollte das ändern und setzte auf eine umfassende Digitalisierung aller relevanten Qualitätsprozesse. Gemeinsam mit der vor Ort ansässigen Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH wurden die Abläufe analysiert, neu gedacht und komplett digital umgesetzt. Dabei ging es nicht um eine einzelne Anwendung, sondern um ein ganzheitliches System das sämtliche Prüfprozesse und Wartungskontrollen miteinander vernetzt.
Digitale Qualität – vom Spielplatz bis zum Wasserwerk
In Steingaden werden inzwischen Spielplätze, der Waldkindergarten und das Wasserwerk vollständig digital geprüft. Bauhofmitarbeiter dokumentieren Mängel, erledigte Kontrollen, technische Rundgänge und Wartungsarbeiten direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet – inklusive Bildnachweis.
Dank dieser digitalen Arbeitsweise sind alle Informationen jederzeit aktuell verfügbar. Papierakten und langes Suchen entfallen. Soll-Ist-Vergleiche lassen sich schnell und einfach durchführen und Kennzahlen unmittelbar auswerten. So erfüllt die Gemeinde nicht nur ihre gesetzlichen Nachweispflichten, sondern steigert zugleich Transparenz und Effizienz im Betriebsalltag.
Hundestationen – vom QR-Code bis zur Meldung
Die Gemeinde bezieht ihre Bürgerinnen und Bürger aktiv in die Meldeprozesse der Hundestationen ein. Über einen angebrachten QR-Code können Hinweise schnell und unkompliziert übermittelt werden – sei es, dass Beutel nachgefüllt, Boxen geleert oder Vandalismus gemeldet werden muss. Die Meldungen landen in Echtzeit im digitalen System, sodass die Mitarbeiter des Bauhofs die Stationen zeitnah in Ordnung bringen können.
Ein Vorbild für Kommunen jeder Größe
Ob kleine Gemeinde oder größere Stadt: Kommunen wissen, wie effizient, bürgernah und ressourcenschonend Verwaltung heute sein kann, wenn auf Digitalisierung gesetzt wird. Steingaden zeigt, dass es sich lohnt, den Schritt zur digitalen Transformation konsequent zu gehen: weniger Papier, mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen, höhere Qualität. Für Steingadens Bürgermeister Max Bert! ist der Nutzen klar: ,,Es ist toll, wenn die Dokumentation mit ein paar Handgriffen aufgenommen, erstellt und archiviert ist. Das macht Spaß und der Mitarbeiter muss nicht stundenlang im Büro sitzen;‘ Die Gemeinde profitiert von einer transparenten, standardisierten Arbeitsweise, die den Alltag spürbar erleichtert, sowohl für die Verwaltung als auch für den Bauhof und die Bürger.
Andere Kommunen können dem Beispiel der oberbayerischen Gemeinde folgen und den nächsten Schritt in Richtung moderne, digitale Verwaltung gehen. In Zeiten von knappen Kassen, Fachkräftemangel und steigender Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger ist es entscheidend, Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen optimal einzusetzen. Modeme IT-Anwendungen helfen dabei, ganz praxisnah und sofort nutzbar.
