Referenz: Gemeinde Steingaden

Ausgangslage
Bei den täglichen Abläufen, beispielsweise im kommunalen Bauhof der Gemeinde Steingaden, war es oft mühsam, die Unterlagen für einen Verwaltungsakt immer aufwendig aus den jeweiligen Ordnern herauszusuchen. Kein Wunder, schließlich nimmt die Dokumentation aller Vorfälle auf Papier zahlreiche Regale in Anspruch. Entsprechende Nachweise waren somit, etwa bei Bürgerbeschwerden, mühsam zusammenzusuchen. Höchste Zeit also für eine Digitalisierung der Abläufe. Der Weg der Gemeindevertreter zur Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH war zum Glück nicht weit: Schließlich sitzt das Unternehmen seit nunmehr über 20 Jahren in Steingaden.

Lösung
Nach gemeinsamen Workshops mit Neumann & Neumann wurden die Schritte zur Digitalisierung der relevanten Prozesse skizziert und die passenden Tools ausgewählt. Hierfür wurden unterschiedliche Bausteine aus der QM-Software e-QSS zusammengestellt, die bereits in zahlreichen kleinen und größeren Kommunen erfolgreich zum Einsatz kommen: Dazu zählt die e-QSS CheckApp, mit deren Hilfe QM-Abläufe in Echtzeit abbildbar sind. Die Gemeinde Steingaden nutzt außerdem das e-QSS WebPortal sowie die Objekt- und Einheitenverwaltung von e-QSS.

Kundennutzen
Die Digitalisierung vieler Abläufe macht die Prozesse in Steingaden heute viel schneller und effizienter. Mit Hilfe der IT werden ganz unterschiedliche Objekte und Orte in der Gemeinde geprüft: Dazu gehört die Wartung von Wippen, Schaukeln und Bänken auf Spielplätzen ebenso wie die Prüfung von möglichen Schäden an Ablaufschläuchen und Kompostieranlagen im Waldkindergarten. Aber nicht nur das: Auch Vandalismus an Hundekotboxen kann sofort dokumentiert und der Beutelbestand überprüft werden. Und im Pump- und Wasserwerk werden der Zählerstand erhoben, Betriebsstunden und Wasserstände geprüft sowie die Pumpenwartung durchgeführt. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des gemeindlichen Bauhofs ist es besonders hilfreich, dass sie ganz einfach mit dem Smartphone alle Prüfungen direkt vor Ort vornehmen und die Ergebnisse dokumentieren können.

Fazit und Ausblick
Besonders für das Qualitätsmanagement vor Ort bringt der Einsatz von Software und App klare Vorteile mit sich: So lassen sich per Smartphone beispielsweise Schäden an einzelnen Objekten viel einfacher dokumentieren, Wartungs- und Reparaturaufgaben schneller beauftragen. Auf diesem Weg will die Gemeinde fortfahren, ihr Qualitätsmanagement nun durch die Nutzung des Ticketsystems mit der e-QSS TicketApp ausbauen – und damit einen weiteren Schritt hin zur Ablösung des Papiers in Verwaltungsabläufen gehen.
„Es ist toll wenn die Dokumentation mit ein paar Handgriffen aufgenommen, erstellt und archiviert ist. Das macht Spaß und der Mitarbeiter muss nicht stundenlang im Büro sitzen“, so Max Bertl, 1. Bürgermeister der Gemeinde Steingaden.