Durch Digitalisierung den Fachkräftemangel entgegengehen
4 Schritte führen zum Erfolg
Immer mehr Betriebe finden keine qualifizierten Mitarbeiter mehr. Mit einer durchdachten Digitalisierung von Prozessen kann dem Problem begegnet werden.
Bei allen Problemen, die der Fachkräftemangel in Deutschland mit sich bringt, hat er doch mitunter ein Gutes: Er treibt die Kreativität in vielen Unternehmen voran. Denn bei der Bewältigung der Personalknappheit müssen immer mehr Betriebe fantasievoll werden. Da gibt es zum Beispiel den 1,20 Meter großen Serviceroboter, der in einem Hotel am Flughafen Köln/Bonn den Zimmerservice in allen 250 Räumen 24 Stunden am Tag übernimmt. Auch die Tatsache, dass die Suche nach gutem Service-Personal für das Hotel immer anstrengender geworden war, hat die Entscheidung zugunsten des kleinen Helfers vorangetrieben. Einer völlig anderen Idee geht die Westdeutsche Allgemeine Zeitung nach. Sie befragte kürzlich ihre Leser, ob sie sich auch vorstellen könnten, 48 Stunden pro Woche in ihrem Job zu arbeiten. Finden Betriebe keine neuen Mitarbeiter, so der Gedanke, könnte die vorhandene Arbeit ja einfach auf die bestehende Belegschaft verteilt werden.
Der Fachkräftemangel ist mittlerweile in allen deutschen Branchen angekommen. Die atemberaubende Zahl von rund 2 Millionen unbesetzter Arbeitsplätze hat der Deutsche Industrie- und Handelskammertag kürzlich bekannt gegeben. Jedes zweite Unternehmen im Land, das neue Mitarbeiter sucht, findet diese nicht.
Der Fachkräftemangel verschiebt den Fokus
Welche Wege Unternehmen finden, um dem Fachkräftemangel zu begegnen, ist ganz unterschiedlich. Klug durchdacht, kann eine Digitalisierungsstrategie maßgeblich dabei helfen, die Lücke zu schließen – oder das Problem zumindest zu lindern. Über Jahre hinweg wurde das Thema Digitalisierung vor allem unter der Prämisse der Kostenoptimierung betrachtet. Der Fachkräftemangel verschiebt jetzt diesen Fokus: Prozesse, die bislang vom Menschen ausgeführt wurden, werden immer häufiger auf digitale Abläufe umgestellt. Weil Software, App und Algorithmus aufgrund der Lücke, die der Arbeitskräftebedarf reißt, einspringen müssen.
Auch Betriebe aus der Gebäudereinigung können digitale Tools dafür einsetzen, ihre Mitarbeiter von mühsamen und zeitaufwendigen Aufgaben zu entlasten. Beispielsweise beim Qualitätsmanagement von Reinigungsvorgängen. Hier sind leider immer noch in allzu vielen Betrieben Zettel, Stift oder Excel-Tabellen im Einsatz. Doppelaufwand beim Übertragen von Daten oder Brüche an den Schnittstellen unterschiedlicher Anwendungen sind die Folge.
So digitalisieren Gebäudereiniger ihre Aufgaben
Schritt 1: Zeitfresser aufspüren
Am Anfang steht eine klare Analyse des Ist-Zustands. Welche Schritte im Qualitätsmanagement sind zeit- und somit per-sonalintensiv? Hier empfiehlt sich eine Abstimmung mit allen, die am QM-Prozess im Unternehmen beteiligt sind. Lästige „Zeitfresser“ können in einem Ranking festgehalten werden. Typische Beispiele dafür sind Qualitätschecks, die händisch und „analog“ auf Papier durchgeführt werden. Oder die Dokumentation der Ergebnisse, indem die bereits erhobenen Daten erneut eingegeben werden müssen, um sie in einer anderen IT-Anwendung verfügbar zu haben.
Schritt 2: Prüfung von Lösungsmöglichkeiten
Sind personalintensive Prozesse identifiziert, können sich Gebäudereiniger auf die Suche nach Lösungen machen. Die Übertragung von bislang analogen auf digitale Abläufe ist dabei häufig ein vielversprechender Weg. Smartphone, App & Co. können gerade im Qualitätsmanagement Aufgaben oft viel schneller und effizienter ausführen. Das beginnt damit, dass die Ergebnisse von Reinigungschecks unmittelbar vor Ort im Gebäude durch das Setzen eines Häkchens auf dem Mobiltelefon festgehalten werden. Und setzt sich darin fort, dass die erhobenen Daten sofort für die Dokumentation vorliegen.
Schritt 3: Abläufe prüfen und optimieren
Beim Einsatz in der Praxis sollte man nie vergessen: Nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Gebäudereinigung haben den gleichen „Spaß“ an der Nutzung digitaler Helfer. Deshalb ist es für die Leitung des Qualitätsmanagements wichtig, von Anfang an zu prüfen, ob alles „rund“ läuft. Klappt die Nutzung von Smartphones und Apps fehlerfrei? Wo gibt es noch Erklärungsbedarf? Innovative Software-Anbieter kennen die Herausforderungen und haben bereits darauf reagiert. So lässt sich die in der Branche beliebte Anwendung e-QSS über intuitiv bedienbare Checklisten nutzen. Sprachbarrieren werden ganz einfach durch die Auswahl der Wunsch-Sprache überwunden.
Schritt 4: Datensilos aufbrechen
Läuft das Reinigungsmanagement rund, können neue Synergien geschaffen werden. Die ohnehin mit Hilfe der IT generierten Daten stehen auch für alle weiteren Prozesse im Unternehmen zur Verfügung. Datensilos müssen gar nicht erst entstehen. Ein vorab definierter Prozess und Workflow sorgt für die intelligente Verteilung aller Informationen an die Verantwortungsbereiche. Dazu gehören zum Beispiel Qualitätsprüfungen, Aufträge und Sonderaufträge, Reklamationen, Tickets oder Meldungen.
So können Reinigungsbetriebe beispielsweise anhand der digital dokumentierten Mängel schnell feststellen, bei welchen Mitarbeitern es womöglich noch Schulungsbedarf gibt. Hausmeisterdienste und technisches Facility Management sind umgehend informiert oder der Einkauf nutzt die Daten, um gezielter die Anschaffung von Verbrauchsmaterialien vorzunehmen. Alle Prozessbeteiligte können im Workflow integriert werden.
Viele Argumente sprechen für die Digitalisierung zeitaufwendiger Abläufe, mit dem sich verschärfenden Fachkräftemangel kommt ein weiteres dazu. Erfahrene Dienstleister, die auf die Einführung und ständige Verbesserung von Qualitätsmanagementprozessen spezialisiert sind, können hierbei helfen und auch bei anfallender Projektarbeit unterstützen. Mit einer durchdachten Digitalisierungsstrategie werden Software und App auf diesem Weg zu einem wertvollen Helfer für Gebäudereiniger, wenn es darum geht, den Fachkräftemangel zu entschärfen.
