Stellen Gebäudereiniger das Qualitätsmanagement beim Säubern von Toilette, Waschraum & Co. auf automatisierte Prozesse um, spart das Zeit und Kosten. Ein neues Tool soll dabei helfen.
Man konnte ahnen, was eine Telefonumfrage des Marktforschungsinstituts Harris Interactive erneut bestätigt hat: Saubere Toiletten sind ein entscheidender Faktor für das Qualitätsempfinden bei Besucherinnen und Besuchern von Hotels, Restaurants, Theatern, Fitnessstudios und anderen Einrichtungen. Die Sanitärräume müssen sauber und gepflegt sein, sonst hinterlässt das einen schlechten Eindruck. Und für diesen ersten Eindruck gibt es oft keine zweite Chance. Die Ergebnisse der Studie sind mehr als eindeutig: 94 % der Befragten gaben an, dass sie nicht mehr in ein Lokal zurückkehren würden, wenn sie dort eine schmutzige Toilette vorgefunden hätten. Besonders bei Hotels und Restaurants ist die Sauberkeit der „stillen Örtchen“ von großer Bedeutung. 79 % nannten das Gastgewerbe als eine Branche, in der saubere Toiletten besonders wichtig sind. 77 % würden Einrichtungen im Gesundheitswesen meiden, wenn in den Sanitärräumen nicht alles sauber ist, und die Hälfte der Befragten nannte Supermärkte. Nicht zuletzt sind saubere Toiletten auch in Einzelhandelsgeschäften, Tankstellen und Autohäusern ein entscheidender Faktor für die Wiederkehr der Besucher.
Die Betreiber von Restaurants, Hotels & Co. kennen natürlich die Herausforderung, ihre Sanitärräume sauber zu halten. Doch das ist nicht immer einfach. Die Abstimmung zwischen Auftraggeber und Reinigungsdienstleister ist mitunter holprig, beispielsweise wenn die Vorgaben nicht eindeutig genug sind. Reinigungsprozesse und das dazugehörige Qualitätsmanagement sind womöglich missverständlich geregelt. Oder Reinigungskräfte erfahren erst viel zu spät von aufgetauchten Mängeln und können somit nicht schnell genug reagieren.
Um eine Übersicht über die Reinigungsabläufe zu haben, wird bei vielen Toiletten noch auf den Sanitärraumzettel gesetzt. Traditionell handelt es sich dabei um ein physisches Formular, auf dem Reinigungskräfte die Durchführung ihrer Tätigkeiten per Unterschrift bestätigen, wie beispielsweise das Leeren von Mülleimern oder das Säubern von WC- und Waschbecken sowie von Spiegeln. Diese oft an der Tür in Sanitärräumen angebrachte Liste dient zum einen Besuchern als Nachweis dafür, dass die Reinigung durchgeführt wurde. Zum anderen ermöglicht sie es, den Reinigungsprozess zu dokumentieren. Einer ersten Dokumentation der Abläufe ist damit zwar Genüge getan. Doch besonders „smart“ und nachhaltig ist diese Lösung nicht. So gibt es für die Besucher von Sanitärräumen fast nie die Option, die Qualität der Reinigung vor Ort zu bewerten. Auch die Meldung von Mängeln ist damit nur selten möglich – geschweige denn die sofortige automatische Weiterleitung einer Meldung an die Reinigungskräfte. Und daraus folgt: Reaktionsmöglichkeiten gibt es keine. Hinzu kommt ein weiterer, wichtiger Aspekt in Bezug auf das Thema Nachhaltigkeit: Jeden Monat werden in Unternehmen immense Berge von Sanitärraumzetteln ausgedruckt und später mühsam ausgewertet. Dieser Prozess wiederholt sich fortlaufend, Monat für Monat.
QR-CODE ANSTELLE DES ANALOGEN ZETTELS
Ein auf den ersten Blick unscheinbarer QR-Code soll nun genau diese Probleme lösen, indem der alte „analoge“ Waschraumzettel abgelöst wird durch eine digitale Lösung. Die Entwickler der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH nennen das Tool e-QSS TaskWatch. Das IT-Unternehmen begleitet bereits seit vielen Jahren Gebäudereiniger in Digitalisierungsfragen und kennt die Problematik, die mit dem bisherigen Verfahren auf Papier einhergeht. Das Ziel ist nun: Gebäudereinigungsbetrieben soll es leicht gemacht werden, sich von den herkömmlichen Papierbögen in ihren Sanitäranlagen zu verabschieden – und auf einen digitalen Prozess umzurüsten. In einem ersten Schritt wird der QR-Code genau dort angebracht, wo bisher sein „alter Papierkollege“ aushing: an der Eingangstür von Toilette oder Waschraum. Hinter dem Code liegt ein exakt auf den jeweiligen Reinigungsdienstleister abgestimmter digitaler Prozess für eine schnelle, effiziente Dokumentation der Sanitärraumreinigung. Die einzelnen Abläufe, die beim Scannen des QR-Codes gestartet werden, wurden gemeinsam mit dem Dienstleister Dussmann aus den Anforderungen eines digitalen „Sanitärraumzettels“ entwickelt. Dort ist das neue Tool seit Anfang des Jahres im Probeeinsatz. Folgende wichtige Features, die Gebäudereinigungsbetrieben das Leben leichter machen sollen, vereint die digitale Lösung:
- Die Reinigungskraft scannt per Smartphone vor Ort den Code. Sie erhält sofort die Übersicht aus den vorangegangenen Tätigkeiten und meldet über den Log-in-Bereich den aktuellen Status ihrer durchgeführten Tätigkeit. Optional besteht zudem die Möglichkeit, die Statusmeldung zu begründen.
- Ist der Status gemeldet, steht damit der Tätigkeitsnachweis digital und manipulationssicher im System. Auswertungen für Objektleiter sind somit sofort verfügbar, alle Daten liegen umgehend transparent vor. Reinigungsbetrieb und Auftraggeber legen vorher fest, wer Zugriff auf diese Daten erhalten soll. Transparenz zwischen beiden Seiten ist somit jederzeit garantiert und Missverständnissen wird vorgebeugt.
- Bei der Entwicklung des digitalen Waschraumzettels wurde auf ein intuitives Handling geachtet, das keine unnötigen Hürden für Reinigungskräfte aufbaut, die nur wenig digital-affin sind.
- Auch die Besucherinnen und Besucher der Sanitärräume werden in das Qualitätsmanagement eingebunden. Denn sie können per Smartphone ebenfalls den Code scannen und sehen – genau wie die Reinigungskraft – die Übersicht der durchgeführten Tätigkeiten/Statusmeldungen. Das Auswahlmenü, das ihnen dann zur Verfügung steht, ist dann natürlich ein anderes: Sie können optional die Qualität der Sanitärräume bewerten oder im Fall der Fälle auch reklamieren. Eine Kritik zu verunreinigten Spiegeln, fehlender Seife, fehlendem Toilettenpapier oder andere Mängel lassen sich dann direkt an das Qualitätsmanagement oder den Reinigungsservice weiterleiten – oder an beide. Wird dies so konfiguriert, kann auch direkt ein Auftragsticket ausgelöst werden, um das Problem schnellstmöglich zu beheben.
Gleichzeitig können Gebäudereiniger entscheidende Hinweise sammeln, um ihre Verbesserungsprozesse voranzutreiben. Mit den Daten zu Verbrauchsmaterialien wie Toilettenpapier & Co. kann schließlich der Einkaufs- und Logistikprozess optimiert werden. Gibt es in bestimmten Sanitärräumen besonders häufig Schäden an Türen oder WC-Sitzen, kann diese Information an den Sicherheitsdienst gehen. Hinzu kommt ein wichtiger „Nebeneffekt“: Die digitale Lösung ist auch flexibel für weitere einfache Dokumentationen/ Tätigkeitsnachweise nutzbar – zum Beispiel für die Legionellenprävention für den Arbeitsschutz, HACCP-Nachweise in Küchen- und Küchenlagern, gesetzliche GMP-Dokumentationen in Reinräumen und vieles mehr. Auch ist sie ökologisch wesentlich nachhaltiger als der Vorläufer auf Papier. Das digitale System bietet also nicht nur Zeit- und Kostenvorteile, sondern sorgt auch für eine Verbesserung der Umweltleistung. Bislang kommt die beschriebene Lösung nur bei Dussmann-Bestandskunden zum Einsatz. Mit der CMS 2023 wird Neumann & Neumann e-QSS TaskWatch breit auf den Markt bringen und damit allen interessierten Dienstleistern zugänglich machen.
