SO HILFT DIE IT BEI DER VORBEREITUNG
Zum Jahresbeginn wurden die Regeln rund um die Lieferkette verschärft. Mithilfe von Smartphone und App behalten Gebäudereiniger den Aufwand im Griff.
Verdrängen? Abwarten? Oder es in Angriff nehmen? Seit 1. Januar stellt eine Gesetzesänderung Gebäudereiniger vor neue Herausforderungen: das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG). Hinter dem sperrigen Titel verbirgt sich die Verpflichtung für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, nicht nur sich selbst, sondern auch ihre direkten Dienstleister auf Herz und Nieren zu prüfen in Sachen Lieferkette. Auch Gebäudereiniger, die für große Unternehmen arbeiten, sind somit betroffen.
Die Frage, wie man aber mit dem LKSG umgeht, wird landauf landab höchst unterschiedlich beantwortet. Während es der eine innerlich erst einmal wieder in die Schublade gelegt hat, will sich der andere sorgfältig darauf vorbereiten. Schließlich kann schon morgen ein wichtiger Auftraggeber an die Tür klopfen und Nachweise abfordern, die lieferkettengesetzkonform sein müssen. Was also tun?
LIEFERKETTENGESETZ: DAS WIRD ABGEFRAGT
Zunächst einmal geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, was das Gesetz will. Ganz neu ist die Regelung nicht, aber seit Jahresbeginn wurde sie deutlich verschärft, denn nun trifft sie bereits Unternehmen ab 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (bisher: ab 3.000). Und die müssen ab sofort nachweisen, dass in ihren gesamten Prozessen Menschenrechte und umweltbezogene Sorgfaltspflichten eingehalten werden: Und genau das gilt auch für die unmittelbaren Dienstleister dieser Unternehmen. Während das Thema Menschenrechte für Gebäudereinigungsunternehmen nur selten eine große Herausforderung ist, sieht es bei Umweltfragen ganz anders aus: CO2Emissionen durch den Fuhrpark, Energieverbrauch, der Einsatz von Reinigungsmitteln und Verbrauchsmaterialien – all das fließt in die Ökobilanz ein. Die Nervosität in der Branche ist deshalb nicht unbegründet, denn viele Betriebe wissen nicht genau, wie sie sich darauf einstellen sollen. Eine frühzeitige Vorbereitung (und das bedeutet: ab sofort) bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Durch aktive Maßnahmen können Betriebe einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangen.
- Die erfolgreiche Umsetzung der neuen Standards schafft rechtliche Verbindlichkeit – und sorgt somit dafür, jederzeit auskunftsfähig gegenüber Anfragen von Auftraggebern zu sein.
- Gebäudereiniger, die bereits jetzt vorsorgen in Sachen Lieferkettengesetz, positionieren sich als verantwortungsvolles, nachhaltiges Unternehmen und stärken somit ihr Image.
DIESE SCHRITTE SIND ZU DURCHLAUFEN
Wie können die Anforderungen des Lieferkettengesetzes effektiv in die bestehenden Strukturen von Gebäudereinigungsunternehmen integriert werden? Der typische Weg, um gegenüber allen Anforderungen gewappnet zu sein, sind LKSG-konforme Zertifizierungen. Diese werden von spezialisierten Dienstleistern angeboten und durchgeführt. Obwohl es noch keinen speziellen Lieferkettengesetz-Standard gibt, können verschiedene, bereits existierende Normen als Leitfaden dienen. Hierzu ein Überblick über die wichtigsten Zertifizierungen, die hohe Überschneidungen mit LKSG-Anforderungen aufweisen:
- Sedex/SMETA (Supplier Ethical Data Exchange/Sedex Members Ethical Trade Audit) ist eine umfassende Zertifizierung, die sich auf soziale Verantwortung, Arbeitssicherheit und Umweltschutz im Lieferketten-Kontext konzentriert.
- Die Business Social Compliance Initiative (BSCI) von Amfori legt Wert auf soziale Standards und ethisches Verhalten in der Lieferkette.
- Die SA8000-Zertifizierung konzentriert sich auf die Einhaltung sozialer Standards und Menschenrechte am Arbeitsplatz.
- Die ISO 26000 dient als Leitfaden und soll Orientierung bieten, um Werthaltungen, Denkmuster und Praktiken im Einklang mit den Prinzipien gesellschaftlicher Verantwortung zu gestalten.
- Der Grüne Knopf ist ein staatliches Siegel, das den Fokus auf soziale und ökologische Standards in der gesamten Lieferkette legt.
- Die Worldwide Responsible Accredited Production (WRAP)Zertifizierung stellt sicher, dass ethische Arbeitsstandards in der Produktion eingehalten werden. Dies ist besonders relevant, wenn es um die Auswahl von Zulieferern geht.
- Die ISO-14001-Zertifizierung bezieht sich auf Umweltmanagement und zeigt das Engagement für eine nachhaltige Geschäftsführung.
- Die ISO-50001-Zertifizierung konzentriert sich auf Energiemanagement und trägt dazu bei, energieeffiziente Prozesse zu fördern.
- Die ISO-14064-Zertifizierung bezieht sich auf die Verifizierung von Treibhausgasemissionen und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Umweltauswirkungen zu quantifizieren.
Eine sorgfältige Prüfung bereits vorhandener Zertifizierungen sorgt dafür, Lücken zu erkennen und zu beheben. In der betrieblichen Praxis verlangen die Zertifizierungsprozesse fast immer die Implementierung eines passenden Risikomanagementsystems, das Durchführen von Risikoanalysen und die Umsetzung präventiver Maßnahmen. Hier leistet IT einen wichtigen Beitrag, sämtliche Abläufe so schlank wie möglich zu halten. Qualitätssicherungssoftware, wie die in der Branche beliebte Software e-QSS, kann für das Erheben wichtiger Kennzahlen bei Qualitätsprüfungen und -prozessen sowie deren Auswertung und Dokumentation eingesetzt werden. Die Entwickler der Anwendung, Neumann & Neumann Software, haben sich selbst frühzeitig auf das Lieferkettengesetz vorbereitet, alle Schritte einer Zertifizierung durchlaufen und diese bereits im September 2023 abgeschlossen. Grundlage des CSR-Berichtes für das Lieferkettengesetz war das Nachhaltigkeitsmanagement gemäß DIN ISO 26000.
IT HILFT, DIE ABLÄUFE SCHLANK ZU HALTEN
Wie sehen die einzelnen Schritte aus, auf die sich Gebäudereiniger bei einer LKSG-konformen Zertifizierung vorbereiten müssen – und welche Rolle spielen Smartphone und App dabei? Am Anfang steht häufig die Erfassung und Bilanzierung von CO2-Emissionen. Durch eine detaillierte Methodik zur Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung werden dabei interne und externe CO2-Quellen erfasst. Diese umfassende Ökobilanz ermöglicht eine differenzierte Analyse der direkten, indirekten und aller weiteren Emissionen. Auf dieser Basis lassen sich eine Ökobilanz erstellen und Maßnahmen für das Einsparen von Emissionen ableiten – beispielsweise die Optimierung von Fahrtwegen oder die Umstellung auf emissionsarme Fahrzeuge. Liegen bereits Daten vor, die im Rahmen des Qualitätsmanagements digital erhoben wurden, lassen sich diese Schritte wesentlich schneller und effizienter umsetzen. Für die Optimierung von Heizung oder Warmwasseraufbereitung im Betrieb kann eine Vernetzung von Smart-Building-Anwendungen mit QM-Software sinnvoll sein. So kann über intelligente Sensorik geprüft werden, wann Räume tatsächlich genutzt werden und die Energieversorgung daran angepasst werden. QM-Software kann auch für die komplette Steuerung einer bedarfsgerechten Reinigung in Abstimmung mit dem jeweiligen Auftraggeber genutzt werden. Dies kann feste Basisleistungen in Kombination mit individuell anpassbaren Komponenten beinhalten. Gereinigt werden muss ein Büro oder ein Besprechungsraum nur noch dann, wenn er auch tatsächlich genutzt wird. Kommen Sondernutzungen hinzu, meldet das der Auftraggeber rechtzeitig an. Die weiteren Abläufe beim Reinigungsdienstleister werden entsprechend angepasst, immer mit Fokus auf einen umweltschonenden Prozessablauf. Ebenso lassen sich Auftragstickets IT-gestützt erteilen: Automatisierte Prozesse ermöglichen die Überprüfung der Verfügbarkeit von Reinigungskräften und deren Einsatzplanung.
ZUKUNFTSFEST AUFSTELLEN
Gebäudereiniger sollten die auf den ersten Blick lästige Neuregelung des Lieferkettengesetzes als Chance nutzen, sich zukunftsfest in Sachen Nachhaltigkeit aufzustellen und zertifizieren zu lassen. Die Einbindung smarter Digitalisierungsschritte bereits zu Beginn der Prozesskette erleichtert eine schnelle und schlanke Steuerung. Hinzu kommt: Eine aktive Herangehensweise trägt nicht nur zur Einhaltung von Vorschriften bei, sondern auch dazu, Aufwand, Mühe, Kosten und womöglich böse Überraschungen zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden.
