Mit Hilfe von IT konnte die Stadt am Niederrhein die Qualität der Unterhaltsreinigung deutlich steigern
Verwaltungsstandorte, Kindertagesstätten, Schulen, Kulturgebäude und Unterkünfte: Das Zentrale Gebäudemanagement der Stadt Krefeld (ZGM) am Niederrhein legt Wert auf eine zuverlässige Reinigung der öffentlichen Gebäude. Eine saubere Umgebung ist Teil des Services für Bürgerinnen und Bürger und trägt zu einem positiven öffentlichen Stadtbild bei.
Um die Qualität der Unterhaltsreinigung zu verbessern, hatten die Entscheider des ZGMs im vergangenen Jahr deshalb folgende Idee: Eine systematische Qualitätssicherung sollte das bestehende Reinigungsmanagement erweitern. Das Ziel dabei: Zugriff auf wichtige Kennziffern in Echtzeit, schnelle Nachweise über Leistungsdefizite und damit die Möglichkeit, flexibel und agil auftretende Probleme zu beheben.
Auf dieser Grundlage wurde die Ausschreibung für die Unterhaltsreinigung komplett neu vorgenommen. Um die passenden Dienstleister zu finden und Unstimmigkeiten schon im Vorweg vorzubeugen, musste die entsprechende Ausschreibung fachkundig ausgearbeitet werden. Hier kam es zur Zusammenarbeit mit der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH. Das Unternehmen begleitet seit über 30 Jahren Kommunen und öffentliche Einrichtungen in Fragen des Qualitätsmanagements – oft beginnt das bei einer Ausschreibung. Ein zentraler Aspekt der Neuausrichtung war die Einführung einer digitalen Lösung zur transparenten Qualitätssicherung bei der Unterhaltsreinigung. In engem Austausch miteinander sorgten die Mitarbeiter des ZGMs und die QM-Experten für die Festlegung des passenden Rahmens bei der geplanten digitalen Anwendung und der daraus folgenden Ausarbeitung der Ausschreibung. Und das alles mit hohem Tempo: Bereits acht Wochen nach Auftragseingang konnte das Projekt erfolgreich umgesetzt werden. Ein bemerkenswert schneller Prozess, der durch die reibungslose Zusammenarbeit auf beiden Seiten realisiert wurde.
Die QM-Digitalisierung wird mit der beliebten Software e-QSS umgesetzt, die in zahlreichen Kommunen, bei öffentlichen Auftraggebern und Ministerien im Einsatz ist. Für die zuständigen Entscheider in der Krefelder Verwaltung ergeben sich daraus mehrere Vorteile:
- Hohe Transparenz für beide Seiten: Sowohl das ZGM als auch die beauftragten Dienstleister führen nun regelmäßige Qualitätsprüfungen durch, deren Ergebnisse zentral in einem gemeinsamen Kundenportal zusammenlaufen.
- Auf der zentralen Plattform gibt es jederzeit einen detaillierten Überblick über den aktuellen Status der erbrachten Leistungen.
- Durch eine automatisierte Mangelmeldung werden Probleme frühzeitig erkannt und können schnell behoben werden.
Durch die Auswahl passender Dienstleister und die Umsetzung wichtiger Schritte zur Digitalisierung hat das ZGM die Qualität im Reinigungsmanagement signifikant verbessert: Sämtliche Kennzahlen stehen allen Beteiligten jederzeit zur Verfügung, Mängeln kann schnell begegnet werden und die Dokumentation wird lückenlos durchgeführt. Damit hat das ZGM der Stadt Krefeld nicht nur die Qualitätsprozesse in der Unterhaltsreinigung bestens im Blick, sondern auch eine solide Basis für eine weitere Digitalisierung im Qualitätsmanagement geschaffen.
Über die Autoren: Eva und Oswald Neumann führen seit 32 Jahren gemeinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die intelligente Digitalisierung von Qualitätsprozessen und ist in diesem Bereich Marktführer. Neumann & Neumann ist Anbieter der All-in-One-Software e-QSS und der e-QSS ServiceApp. Die im Qualitätsmanagement beliebte QM-Software kommt in über 100 verschiedenen Gewerken und in 80 Ländern zum Einsatz.
