Zwischen Zahlen, Daten und Fakten: Neue FM-Ansätze müssen den Wandel in der Arbeitswelt abbilden
Viele Studien bestätigen, dass die vermehrte Homeoffice-Nutzung die klassische Flächennutzung von Büroimmobilien grundlegend verändert hat. Dies hat auch Auswirkungen auf die Gebäudesteuerung. Denn die stößt plötzlich an ihre Grenzen, da die Arbeitswelt flexibler und offener geworden ist. Also wie damit umgehen?
So war das eigentlich nicht geplant. Als der Online-Riese Amazon letzten Herbst versuchte, seine Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen, stellte sich schnell ein unerwartetes Problem ein – die vorgesehenen Arbeitsplätze reichten schlicht nicht aus. Es wurde eng auf den Fluren, Mitarbeiter machten humorvoll Vorschläge, wie beispielsweise die Einrichtung eines „Büro-Zeltlagers“. Die groß angelegten Umzugspläne wurden dann erst einmal eingedampft. Dass das Thema mit spöttischem Unterton in den Medien aufgegriffen wurde, war nicht überraschend. Zumal sich Amazon schließlich mit logistischen Fragen auskennen müsste. Der Fall verdeutlicht jedoch, wie schwer sich selbst Großunternehmen in Zeiten des Homeoffice mit den Folgen veränderter Nutzungsprofile tun. Und zeigt außerdem, dass die klassischen Konzepte der Raumplanung und Gebäudesteuerung überdacht und angepasst werden müssen.
So sieht die Bürolandschaft 2025 aus
Mehrere Studien bestätigen, dass das Homeoffice die Nutzung von Bürogebäuden massiv verändert hat. Laut einer aktuellen Untersuchung liegt die Homeoffice-Quote in Deutschland mittlerweile bei rund 25 %, was den Trend hin zu flexibleren Arbeitsmodellen eindrucksvoll untermauert. Diese Entwicklung zwingt Unternehmen dazu, ihre Flächennutzung neu zu überdenken und anzupassen. Auch eine Analyse des Immobiliendienstleisters Colliers zeigt, dass sich traditionelle Bürokonzepte in Deutschland wandeln müssen – flexible Raumkonzepte und eine bedarfsgerechte Steuerung der genutzten Flächen sind mittlerweile keine Option mehr, sondern eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Auch im Facility Management wird die wirtschaftliche Effizienz durch den vermehrten Einsatz von Homeoffice beeinflusst: Dass die gezielte Reduktion von ungenutzten Flächen in direktem Zusammenhang mit Kosteneinsparungen steht, ist offensichtlich: Zumindest dann, wenn FM-Dienstleistungen wie Reinigung und Wartung klug gemanagt und künftig noch stärker an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden.
Das FM und der Wandel der Arbeitswelt
Die veränderten Nutzungsmuster von Bürogebäuden stellen sowohl Nutzer als auch deren Dienstleister vor neue Herausforderungen. Auf Seiten der Gebäudebesitzer und -nutzer bedeutet der sporadische Einsatz von Arbeitsplätzen, dass herkömmliche, starre Wartungs- und Reinigungskonzepte nicht mehr effizient sind. leerstehende oder unregelmäßig genutzte Räume führen dazu, dass Ressourcen unnötig verschwendet werden, wenn diese weiterhin nach festen Zeitplänen bedient werden. Gleichzeitig wächst der Druck, nachhaltiger und ressourcenschonender zu wirtschaften, da der verantwortungsvolle Umgang mit Energie und Material zunehmend zum Wettbewerbsvorteil wird. Auch für Dienstleister im Facility Management stellen sich damit neue Aufgaben. Besonders im Bereich der Gebäudereinigung wird es immer schwieriger, fixe Intervalle für die Abläufe beizubehalten. Die flexible Nutzung der Flächen erfordert eine ständige Abstimmung zwischen Auftraggeber und Dienstleister, um den genauen Bedarf zu ermitteln und darauf zu reagieren. Fehlende Transparenz, unzureichende digitale Erfassung von Arbeitszeiten und Sonderleistungen sowie das Problem des Wissensverlusts bei Mitarbeiterwechseln führen zu einer noch höheren Komplexität in der Auftragsabwicklung. Darüber hinaus kommt es bei internationalen Unternehmen, in denen ein mehrsprachiger Austausch nötig ist, zu zusätzlichem Kommunikationsaufwand, was die Prozesse weiter verkompliziert.
Digitalisierung als Schlüssel
Moderne IT-Lösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Anpassung des Facility Managements an die dynamischen Bedingungen des Homeoffice. Anwendungen wie die im Facility Management häufig eingesetzte Software e-QSS bieten eine integrierte Plattform, die speziell für Unternehmen konzipiert wurde, die als Auftragnehmer im Facility Management tätig sind oder als Auftraggeber Dienstleistungen im Facility Management vergeben. Ohne ein digitales Qualitätsmanagement, das Transparenz und Nachweise für die erbrachten Leistungen ermöglicht, verlieren Dienstleister schnell ihre Wettbewerbsfähigkeit. Passende IT-Anwendungen schaffen hier Abhilfe, indem sie Qualitätsprozesse – von der Arbeitszeiterfassung bis hin zu Sonderaufträgen – in einem System bündeln. Zettel, Stift und Excel-Tabellen gehören heute häufig noch zu den gängigen Werkzeugen im Facility Management. Aber damit wird es zukünftig immer schwieriger, auf veränderte Anforderungen seitens der Auftraggeber zu
reagieren. Wer hier auf digitale Abläufe umstellt, hat mehrere Vorteile: Beide Seiten haben eine gemeinsame Plattform, die alle am Prozess beteiligten Personen integriert. Alle Arbeitsschritte werden nicht nur lückenlos dokumentiert, sondern auch automatisiert gesteuert. Unternehmen können so in Echtzeit nachvollziehen, welche Mitarbeiter vor Ort aktiv sind, wie der Arbeitsfortschritt in den einzelnen Objekten ist und welche Sonderleistungen beauftragt und erbracht wurden. Gleichzeitig wird der gesamte Prozess digital abgebildet. Dies ermöglicht eine flexible, bedarfsorientierte Steuerung der Dienstleistungen und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Dabei tragen auch moderne Technologien wie QR-Codes und Smartphone-Apps dazu bei, dass Aufträge ausgelöst und weitgehend automatisch den verfügbaren Mitarbeitern zugewiesen werden können. Das Ergebnis ist ein transparenter, effizienter und ressourcenschonender Ablauf, der den Dienstleistern nicht nur Wettbewerbsvorteile verschafft, sondern auch dazu beiträgt, die Nachhaltigkeitsziele ihrer Auftraggeber zu erfüllen.
FM-Prozesse an den Bedarf anpassen
Die veränderten Arbeitsmodelle wirken sich auf zahlreiche Prozesse im Facility Management aus. Die Gebäudereinigung ist so ein Beispiel, gleiches gilt aber auch für Wartungsarbeiten oder das Schließ- und Sicherungsmanagement. Klassische, regelmäßige Reinigungsintervalle werden zunehmend durch bedarfsgerechte Modelle ersetzt. In Zeiten, in denen Büroräume nur sporadisch genutzt werden, ist es nicht sinnvoll, diese weiterhin nach starren Zeitplänen zu reinigen. Vielmehr wird eine individuelle Reinigung notwendig, die sich exakt am tatsächlichen Nutzungsgrad orientiert. Gleiches gilt für die Wartung der Bürotechnik oder die Sicherung von Gebäuden. Sind weniger Mitarbeiter im Büro vor Ort, können Teile des Gebäudes tageweise komplett ungenutzt bleiben und müssen somit auch nicht auf- und zugeschlossen werden. Dies bedeutet, dass FM-Dienstleister kurzfristig auf veränderte Bedingungen reagieren müssen – sei es, wenn in einer Phase hoher Nutzung zusätzliche Einsätze erforderlich werden oder in Zeiten geringerer Auslastung die Intervalle reduziert werden können. Gleichzeitig spielt der Aspekt der Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. So unterstreicht der IT-Dienstleisters IDC Central Europe in einer Untersuchung, dass in Europa bereits 38 % der befragten Betriebe einen unternehmensweiten Nachhaltigkeitsansatz festgelegt haben, während weitere 40 % einzelne Nachhaltigkeitsprogramme implementiert haben. Diese Entwicklung unterstreicht, dass Unternehmen nicht nur auf Kosteneffizienz, sondern auch auf einen schonenden Umgang mit Ressourcen achten.
Für Dienstleister im Bereich des Facility Managements heißt das, dass sie ihre Prozesse so optimieren müssen, dass sie nicht nur flexibel und bedarfsgerecht agieren, sondern auch nachhaltig wirtschaften. Die kontinuierliche Erfassung und Auswertung von Daten – etwa über den tatsächlichen Einsatz von Reinigungskräften und den Abruf von Sonderreinigungen -ermöglicht es, Optimierungspotenziale zu identifizieren und gezielt umzusetzen.
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel: Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle verändern die Nutzung von Bürogebäuden und stellen sowohl Eigentümer als auch Dienstleister vor neue Herausforderungen. Die klassische, kontinuierliche Nutzung von Arbeitsplätzen gehört der Vergangenheit an, und es bedarf neuer Konzepte, um Gebäude intelligent und bedarfsgerecht zu steuern. Moderne IT-Lösungen bieten hier eine innovative Antwort, indem sie den gesamten Prozess – von der Arbeitszeiterfassung bis hin zu Sonderaufträgen für Auftraggeber und Dienstleister – digital abbilden, transparent gestalten und automatisieren. Dies ermöglicht nicht nur eine deutliche Kostensenkung und Effizienzsteigerung, sondern leistet auch einen Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen. Unternehmen und Dienstleister, die frühzeitig auf diese neuen Technologien setzen, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in einem sich schnell wandelnden Marktumfeld.
So hilft IT im Facility Management:
1. Effiziente Ressourcenplanung:
Sie steuern Reinigung, Wartung und Instandhaltung genau nach Bedarf und vermeiden unnötige Einsätze.
2. Transparenz und Kontrolle:
Sie behalten jederzeit den Überblick über erbrachte Leistungen, Arbeitszeiten und Qualitätsprüfungen.
3. Digitale Dokumentation:
Sie erfassen alle Facility-Management-Prozesse lückenlos und erfüllen Nachweispflichten.
4. Flexibilität und schnelle Anpassung:
Sie reagieren in Echtzeit auf Änderungen in der Büroflächennutzung und optimieren Ihre Abläufe.
5. Kostensenkung und Nachhaltigkeit:
Sie minimieren Leerläufe und steigern die Effizienz Ihres Facility Managements.
