In fünf einfachen Schritten die Kosten im Reinigungsmanagement senken
Die steigenden Energiekosten treffen das produzierende Gewerbe besonders hart: Hier sind sämtliche Prozesse fast immer energieintensiv – damit schlagen die explodierenden Gas- oder Ölpreise besonders hart durch. Dadurch wächst der Druck, nicht nur Energie einzusparen, sondern auch in anderen Bereichen Kosten zu senken. Einsparpotenziale ergeben sich dabei mitunter an Stellen, an die man vielleicht gar nicht auf Anhieb gedacht hat. Zum Beispiel im Reinigungsmanagement.
Obwohl sich die Arbeitswelt in den vergangenen zwei Jahren pandemiebedingt enorm verändert hat, hat in den allermeisten Unternehmen noch keine Anpassung der Reinigungs-leistungen an den tatsächlichen Bedarf stattgefunden.
Die Nutzung hat sich verändert
Worauf dabei zu achten ist, erklären die Experten Eva und Oswald Neumann. Sie führen gemeinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Qualitätsprozessen. Anders als noch „vor Corona“ sind Büros, Konferenzräume, Produktions- und Lagerstätten heute nämlich nicht mehr von Montag bis Freitag durchgängig besetzt. Viele Arbeitnehmer haben mit ihrem Betrieb Homeoffice-Regelungen ausgehandelt. Zahlreiche Büros stehen deshalb oft tagelang leer.
Dennoch verrichten dort Reinigungsteams ihre Aufgaben wie zuvor. Hier ergeben sich zum Teil erhebliche Einsparpotenziale –und die Nutzung digitaler Anwendungen ermöglicht eine effiziente Steuerung der Abläufe. So können Betriebe vorgehen, um auf eine bedarfsgerechte Reinigung umzustellen:
1. Ausgangslage feststellen
Viele Mitarbeiter in deutschen Unternehmen lernten während des Lockdowns die Arbeit von zu Hause schätzen und vereinbarten mit ihrem Arbeitgeber regelmäßige Homeoffice-Tage. Zahlreiche Unternehmen in Deutschland haben bereits reagiert und Büroflächen reduziert. Weitere werden sicherlich folgen. Doch auch bei der großen Mehrheit der Unternehmen, die ihre Flächen halten, hat sich etwas geändert. Die Räume werden viel unregelmäßiger genutzt, da Homeoffice und Büropräsenz kombiniert werden.
Neue Formen der Arbeit („New Work“), die sich bereits vor Ausbruch der Pandemie zeigten, treiben dies zusätzlich voran, zumal digitale Tools das ortsunabhängige Arbeiten erleichtern.
Außerdem haben in Zeiten des Fachkräftemangels Arbeitnehmer viele Trümpfe in der Hand und können mit ihrem Arbeitgeber ganz individuell zugeschnittene Arbeitsmodelle vereinbaren. Wichtig ist es deshalb, zunächst eine durchdachte Bestandsaufnahme durchzuführen, wo und wie oft Büros, Meetingräume oder Produktionsstätten tatsächlich genutzt werden.
2. Verträge prüfen
Passen die bestehenden Verträge, zum Beispiel mit externen Reinigungsdienstleistern, eigentlich noch zum tatsächlichen Bedarf? In zahlreichen deutschen Unternehmen werden Tag für Tag leer stehende Büroräume gereinigt.
Schließlich war dies so vereinbart. Stellen Unternehmen fest, dass die abgeschlossenen Verträge mit Gebäudereinigern oder Lieferanten von Verbrauchsmaterial (Reinigungsmittel, Papiertücher, Toilettenpapier etc.) nicht mehr passen, ist es wichtig, diese zu kündigen und dann neu zu verhandeln.[/vc_column_text][vc_column_text]
3. Individuelle Anpassung
In vielen Betrieben ist heute ein ständiger Wechsel zwischen genutzten und ungenutzten Büroräumen an der Tagesordnung. Es geht also zumeist nicht einfach darum, von fünf auf vier Reinigungstage pro Woche zu reduzieren – sondern das Saubermachen der Räume je nach Bedarf anzupassen.
Die ausgeführten Reinigungsleistungen unterliegen wechselnden Intervallen: Zeiten mit intensiver Büronutzung, beispielsweise bei Projekten mit hohem Anteil an Teamarbeit, wechseln sich mit Phasen ab, in denen viele Räume leer stehen.
Der Planungsvorlauf wird enger. Eine sich kurzfristig ändernde Nutzungshäufigkeit führt zu zusätzlichem (oder reduziertem) Reinigungsbedarf, auf den der Dienstleister dann entsprechend schnell reagieren muss. Das ist mitunter knifflig und erfordert die nötige Flexibilität bei Gebäudereinigern.
Mithilfe digitaler Anwendungen können Bedarfe jedoch schnell und transparent durch den Auftraggeber angemeldet werden.[/vc_column_text][vc_column_text]
4. Steuerung mithilfe von IT
Die Bedeutung von IT-Tools und digitalisierten Prozessen, die diesen Anforderungen begegnen, wird deshalb wichtiger. Software wie das im Reinigungsmanagement häufig eingesetzte e-QSS bilden die entscheidende Schnittstelle, um eine saubere Synchronisation zwischen den Wünschen des Auftraggebers und den Möglichkeiten des Reinigungsdienstleisters herzustellen. In der Praxis sieht das so aus:
- Ein Korridor für bedarfsgerechte Reinigung wird im Voraus zwischen Auftraggeber und Reinigungsdienstleister vereinbart und in der Software abgebildet. Dies kann beispielsweise eine Kombination aus fest vereinbarten Basisleistungen (Unterhaltsreinigung sämtlicher Büroräume mindestens einmal pro Woche) und einer individuell anpassbaren Komponente (zusätzliche Reinigung von Büroräumen ein bis vier weitere Male pro Woche) sein.
- Im Bedarfsfall meldet der Auftraggeber seine Wünsche per Auftragsticket IT-gestützt an den Reinigungsdienstleister. Auf Basis eines zuvor festgelegten automatisierten Prozesses kann das Reinigungsunternehmen nun sehen, welche Mitarbeiter verfügbar sind, und diese entsprechend für den Einsatz einplanen. Steht die Planung, erhält der Auftraggeber schnell und einfach mit einem Klick aus dem IT-System heraus eine Bestätigung.
Die Steuerung der Abläufe kann bereits zu Beginn der Prozesskette digitalisiert werden. Etwa in Kombination mit Smartphones, intelligenter Gebäudetechnik und Anwendungen aus dem Internet of Things (IoT). So können Mitarbeiter mit einem am Arbeitsplatz angebrachten QR-Code ein Auftragsticket für die Reinigung des Büros selbst auslösen.
Oder der Auftrag wird komplett automatisiert auf den Weg gebracht, beispielsweise durch eine installierte Sensorik an der Schreibtischlampe.
Wird die Lampe eingeschaltet, bedeutet dies: Das Büro wird genutzt und muss gereinigt werden, oder der einfachste Weg durch Anbindung von firmeninternen Bestellsystemen, zum Beispiel für das Reservieren von Schreibtischen und Konferenzräumen. Diese Daten können auch automatisch übernommen werden.
5. Integration in andere Bereiche
Die smarte Nutzung digitaler Anwendungen bietet weitere Vorteile: Auf diesem Weg werden fortlaufend Daten gesammelt. Diese können ausgewertet und aufbereitet werden, beispielsweise um den Einkauf von Verbrauchsmaterial und Reinigungsmittel zu optimieren.
Hinzu kommt ein weiterer wichtiger Faktor, der den Trend zu einer am Bedarf ausgerichteten Reinigung verstärkt: Der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit im betrieblichen Alltag.
Immer mehr Unternehmen betrachten einen schonenden Umgang mit Ressourcen als wichtigen Teil ihrer Verantwortung.
38 Prozent der Unternehmen, die in einer Studie des IT-Dienstleisters IDC Central Europe befragt wurden, verfügen bereits über einen unternehmensweiten Nachhaltigkeitsansatz, weitere 40 Prozent über einzelne Programme. Die größten Treiber sind dabei die Kundennachfrage nach umweltfreundlichen Produkten und Angeboten, aber auch die Verbesserung der Betriebs- und Produktionseffizienz. Besonders wichtig ist den Befragten die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern, die ihre Nachhaltigkeitsziele teilen. Und das gilt auch für die Gebäudereinigung.
