Kluge Algorithmen und KI übernehmen Aufgaben und entlasten die Mitarbeiter
Die Facility-Management-Branche leidet massiv unter Fachkräftemangel. Wie dramatisch der Bedarf an neuem Personal für Haustechnik, Wartung, Reinigung & Co. ist, darauf machte vor rund einem Jahr die Lünendonk-Studie zum Facility-Service-Markt aufmerksam. Zwar wächst das Geschäft bei den meisten Unternehmen der Branche, doch die Zahl neuer Mitarbeiter stagniert. Der Blick in die Zukunft ist ebenfalls alles andere als rosig: Für die Jahre 2024 bis 2026 erwarten 91 Prozent der Unternehmen eine zumindest schwierige Rekrutierung, wobei mehr als die Hälfte (55 Prozent) sogar von einer sehr schwierigen Lage ausgeht. Es knirscht somit an vielen Stellen, denn die vorhandenen Facility Manager im Lande müssen immer mehr Aufgaben übernehmen. Das kann nicht ewig gut gehen. Es braucht neue Ansätze und Lösungen.
Hier kommt die Digitalisierung als entscheidender Schlüssel ins Spiel. Über Jahre hinweg wurde der Einsatz von Software und App in betrieblichen Prozessen vor allem unter dem Aspekt der Kosteneffizienz betrachtet. Schließlich sind klug digitalisierte Abläufe schneller, schlanker und smarter.
Doch jetzt rückt ein anderer Aspekt in den Fokus: Die Digitalisierung hilft, die Fachkräftelücke zu verkleinern. Indem kluge Algorithmen und künstliche Intelligenz Aufgaben übernehmen, werden Mitarbeiter im Unternehmen entlastet. Aufgaben können neu sortiert und organisiert werden. Und plötzlich kann ein Betrieb auch dann weiterwachsen, ohne dass neue Arbeitskräfte eingestellt werden. Beispiele, wie durch den Einsatz von App & Co. eine Entlastung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreicht werden kann, gibt es zahlreiche, wie diese exemplarische Auflistung zeigt:
- Die Automatisierung der Instandhaltung: Durch die Automatisierung von Instandhaltungsprozessen werden regelmäßig wiederkehrende Aufgaben reduziert, was weniger manuelle Arbeit erfordert. So können etwa durch eine kluge Kopplung von Qualitätsmanagementsoftware mit Service-Robotern und Maschinen Wartungsarbeiten in einem festgelegten Interwall durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Arbeit werden durch die Sensorik geprüft und entsprechende Daten ins Qualitätsmanagement (QM)-System eingespeist. Nur wenn Mängel erkannt werden, müssen die Mitarbeitenden noch eingreifen. Alternativ dazu können Fehlermeldungen auch von gewarteten Maschinen ins System gegeben werden – oder die Daten von Maschinen und Roboter werden miteinander abgeglichen.
- Digitale Workflows: Routineaufgaben im Qualitätsmanagement lassen sich digital schneller und effizienter erledigen. Ein Beispiel dafür sind Qualitäts-Checks oder digitale Tätigkeitsnachweise im Reinigungsmanagement. Diese werden per Smartphone direkt während des Reinigungsprozesses ausgeführt.
Die Reinigungskräfte setzen ein Häkchen in vorher eingerichteten Listen („Mülleimer geleert“, „Seifenspender nachgefüllt“), die Daten liegen online sofort im System vor, werden dokumentiert und ausgewertet. Aufwendige Qualitätsprüfungen mit Zettel und Stift entfallen. Alle Daten sind sofort im System und können weiterverwendet werden. Mängel werden sofort erkannt und können schnell behoben werden.
Die rechtssichere Dokumentation von Daten wird ohne Mehraufwand sichergestellt. Ein weiterer Arbeitsschritt in den täglichen QM-Abläufen entfällt und zeitliche Ressourcen werden frei. - Entlastung bei der Dienstleistersteuerung: Die Vernetzung von Auftraggebern und Auftragnehmern entlang digitaler Schnittstellen vereinfacht die Koordination und Transparenz von Serviceleistungen zwischen dem Auftraggeber und einem oder mehreren FM-Dienstleistern.
Ein Dienstleister dokumentiert beispielsweise die Wartung von Maschinen in einem Industriebetrieb in Echtzeit, andere wiederum Hausmeisterdienste, Gebäudereinigung und vieles mehr. Der Auftraggeber kann sämtliche Dienstleister in eine Software einbinden, Daten sofort abrufen, Kennziffern vergleichen und Abläufe optimieren. Werden an bestimmten Stellen regelmäßig Auffälligkeiten festgestellt, können alle notwendigen Schritte zur Mängelbehebung eingeleitet werden. - Smarte Wartungsabläufe: Sensorik und Apps ermöglichen die Überwachung und Steuerung von Reinigungsabläufen und Wartungen. Durch die Nutzung intelligenter Sensoren in smarten Bürogebäuden wird die tatsächliche Nutzung von Arbeits- und Besprechungsräumen erkannt.
Seit der Coronazeit stehen z.B. Büros viel häufiger leer als früher, weil Mitarbeiter ins Homeoffice umgeswitcht sind. Reinigungs- oder Wartungsarbeiten können daran angepasst werden. So muss kein Dienstleister in Räume geschickt werden, die überhaupt nicht genutzt wurden. Dadurch lassen sich Kosten senken und Verbrauchsmaterial wird eingespart.
Auch bei einem weiteren wichtigen Trend in der Instandhaltung hilft die IT mit: Lösungen wie die in der Branche bekannte Qualitätssicherungssoftware e-QSS können mithilfe von Datenanalysen dazu beitragen, Prozesse vorausschauend zu planen („Predictive Maintenance“).
Schwachstellen werden frühzeitig erfasst, indem beispielsweise ein zeitliches Muster zu Problemen an einer bestimmten Maschine erkannt wird und zukünftige Wartungszeitpunkte daraufhin optimiert werden.
Ausfälle werden somit vermieden und unnötige Reparaturen durch frühzeitige Wartung verhindert. Dadurch werden Maschinen geschont und ihre Lebenszeit verlängert.
Das spart nicht nur Ressourcen, sondern auch Kosten. Hinzu kommt ein zusätzlicher Faktor, der für viele Unternehmen immer wichtiger wird. Die Implementierung nachhaltiger Wartungsabläufe hat auch ökologische Vorteile, weil unnötiger Aufwand für Material oder Fahrtwege vermieden wird. Sie ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen effizienter zu nutzen, Kosten zu senken und gleichzeitig ihren ökologischen Fußabdruck zu minimieren.
Digitalisierung, wenn sie klug organisiert ist, trägt somit nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sie hilft auch bei der klügeren Nutzung von Ressourcen und der Entlastung im Facility Management.
