Pressemeldung Betriebstechnik & Instandhaltung „Software, aber einfach – so wählt man richtig“

Intuitiv bedienbare IT senkt die Fehleranfälligkeit

Facility Management wird durch Software einfacher und schneller – so das Versprechen. Doch häufig sind Tools und Apps so kompliziert, dass sie von Mitarbeitern gemieden werden. Worauf man achten muss, damit das nicht passiert und wie man von Anfang an auf die richtigen An­wendungen setzt, erklären die Experten Eva und Oswald Neumann. Sie führen seit 29 Jahren ge­meinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die intelligente Digitalisierung von Qualitätsprozessen.

Das Facility Management steht nicht immer im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit im betrieblichen Alltag. Das mag daran liegen, dass man FM-Prozesse meistens erst dann bemerkt, wenn sie ein­mal nicht funktionieren. Die Glühbirne im Treppenhaus ist kaputt und leider dauert es wieder viel zu lang, bis sie ersetzt wird. Noch schlimmer: Irgend­etwas stimmt nicht mit den Produk­tionsanlagen, aber Wartung und Re­paratur ziehen sich hin. Die Folge: Die Produktion stockt und Liefertermine verzögern sich. Facility Management spielt an vielen Stellen in­dustrieller Pro­duktionsabläufe ei­ne wichtige Rolle. Mithilfe von Soft­ware und Apps lassen sich diese Prozesse viel ein­facher und schnel­ler managen. Zumal sich der Trend zu Digita­lisierung und Auto­matisierung auch längst im Facility Management nie­dergeschlagen hat, zum Beispiel durch intelligente Gebäu­detechnik oder durch Service-Roboter: Hier lassen sich perfekte Schnittstellen zur Software herstellen. Grund genug, vor allem die täglichen Routineabläufe bei Wartung, Reinigung, Instandhaltung und Co. mithilfe von Software steuern zu lassen. Denn mit den richtigen IT-An­wendungen wer­den diese Prozesse nicht nur schneller und effizienter: Es lässt sich auch viel einfacher ein Da­tenaustausch mit Dienstleistern (z.B. bei der Reinigung, Technik, Wartung, etc.) herstellen und mit wenig Aufwand eine lückenlose Dokumentation or­ganisieren.
Doch im Alltag taucht dann oft eine Herausforde­rung auf: Nämlich dann, wenn die neue Software bei der Anwendung zu kompliziert ist. Vor allem Mit­arbeiter, die sich mit dem Navigieren in digitalen Welten schwertun, schalten dann oft ab – und das gleich doppelt: sowohl was die persönliche Haltung an­geht als auch bei der Nutzung der neu angeschafften Software. Das muss nicht sein. Denn neue, intuitiv bedienbare IT, wie das im Facility Management einsetzbare e-QSS, wird so entwickelt, dass sich das Handling einfach er­schließt und dadurch die Fehler­anfälligkeit sinkt. Gut beraten ist, wer schon im Vorweg möglichst exakt weiß, was Software und Apps leisten sollen und wer damit arbeiten wird.
FM-Manager in der Industrie sollten vor der Entscheidung für eine bestimmte Anwendung vor allem auf Folgendes achten: Alle Mitarbeiter im Betrieb, die an FM­-Abläufen beteiligt sind, sollten mithilfe der IT jederzeit Einblick zu den wichtigsten Kennzahlen (KPI) haben. Cockpit-Oberflächen nach dem Vorbild von Flug­zeugen bieten sich dafür be­sonders an. Beim Reinigungs­management wird hier beispiels­weise angezeigt, wie weit Auf­tragstickets abgearbeitet wurden, ob es zu Beanstandungen kam und ob die Mängel bereits beseitigt wurden. Sensible Kenn­zahlen bleiben somit jederzeit im Blick und es kann im Bedarfsfall sofort gegengesteuert werden. Ein weiterer wichtiger Punkt: Eine intuitiv bedienbare Benutzer­oberfläche sorgt dafür, dass An­wendungen sofort zu verstehen sind: Checklisten mit klar struk­turierten Steuerelementen, in denen beispielsweise alle Prüf­punkte bei der Wartung von Pro­duktionsanlagen hinterlegt wer­den, helfen Missverständnisse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
Erklärt sich die App „von allein‘: entfallen Schulungen, die immer eines zeitlichen Vorlaufs bedürfen und gerade in Corona-Zeiten mit Aufwand verbunden sind.

Muster-Routen, Erklärfilme, Avatare

Neue IT-Anwendungen können darüber hinaus mit weiteren Features auftrumpfen, die die Bedienung viel einfacher ma­chen: Anhand von hinterlegten Muster-Routen wird Anwendern Schritt für Schritt gezeigt, wie und an welcher Stelle Infor­mationen einzugeben sind. Idealerweise sind sogar Avatare als virtuelle Ratgeber in die Benutzeroberfläche integriert und beantworten die wichtigsten Fragen, die sich im Arbeitsalltag stellen. Anwenderfilme zeigen Best-Practice-Beispiele, die einen direkten Einblick geben, wie Soft­ware und Apps in der betrieb­lichen Praxis eingesetzt werden. Mitarbeiter, die die neuen Tools nutzen, sehen schnell, wie andere vorgegangen sind – und können erfolgreiche Lösungswege übernehmen. Der Schulungsaufwand sinkt dadurch deutlich – im bes­ten Fall sogar auf null. Moderne IT-Tools binden außerdem Fotos ein und er­möglichen damit eindeutige Vor­gaben; beispielsweise dazu, wie perfekt gereinigte Räume aus­sehen sollen. Eine Erleichterung für Reinigungskräfte, die auf einen Blick erkennen, was erledigt werden muss.
Auch Sprachbarrieren entfallen somit und die Abstimmung mit externen Dienstleistern wird ein­facher.
Gleiches gilt für Apps, die den Übersetzer bereits eingebaut haben. Inhalte lassen sich in nahezu alle Länder weltweit übertragen, was eine Nutzung jenseits von Sprachbarrieren und Landesgrenzen ermöglicht. Nicht zu vergessen: Die neue FM­-Software sollte sich nahtlos in eine bestehende IT-Landschaft im Unternehmen integrieren lassen. An Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen darf es nicht zu Brüchen kommen. Und Apps sollten flexibel genug sein, um sich Veränderungen im Betrieb anzupassen: Stichwort „Agiles Management“. Ein wichtiger Nebeneffekt: Steigt bei Apps die Nutzerfreundlichkeit, sinkt dadurch nicht nur die Anfäl­ligkeit für Fehler. Es wächst auch die Zufriedenheit der Anwender, weil die IT als wichtiger Helfer im Alltag empfunden wird, um die eigene Arbeit erfolgreich zu erledigen.

Eva und Oswald Neumann
www.neumann-neumann.com

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