Pressebericht rationell reinigen „Service-Apps: Hilfe für die Mitarbeiter“

Service-Apps helfen Reinigungskräften bei der Arbeit und können ein Schlüssel für mehr Qualität in der Hygiene sein. Eine neue Service -App funktioniert wie ein Liveticker und erlaubt es Servicepersonal und Führungskräften, permanent den Status quo von Reinigungsabläufen im Blick zu behalten.

Das Nachdenken über die Arbeitsbedingungen der Reinigungskräfte findet in immer mehr Unternehmen statt: Ein Schlüssel zu mehr Qualität bei der Gebäudereinigung? Schließlich ist es am Ende des Tages der Mitarbeiter, der an der wirklich entscheiden­den Stelle des Reinigungsprozesses steht: Nämlich dort, wo eine konkrete Aufgabe sorgfältig umgesetzt wird – oder nicht.

Software und Apps nehmen Reinigungskräfte in den Blick

Modeme IT-Anwendungen denken deshalb über die reine Optimierung von Managementaufgaben hinaus und nehmen die Reinigungsmitarbeiter in den Blick, um die Arbeit zu erleichtern . Werden Leistungsziele klar und eindeutig festgelegt und ist deren Dokumentation per Smartphone schnell und einfach umsetzbar , erleichtert das beiden Seiten die Arbeit: den Objektleitern und QM-Beauftragten auf der einen Seite und den Reinigungsteams auf der anderen. In Zeiten des Fachkräftemangels kann diese zu einem echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um zuverlässige Mitarbeiter werden. Spezialisierte IT-Anbieter wie Neumann & Neumann haben mit passenden Anwendungen bereits auf die Frage reagiert, wie man Mitarbeitern die Arbeit erleichtern kann. Eine neue Service-App ergänzt die in der Reinigungsbranche bekannte Software e-QSS. Sie funktioniert wie ein Liveticker, der es Servicepersonal und Führungskräften erlaubt, permanent den Status quo von Reinigungsabläufen im Blick zu behalten. Damit wird das Einhalten hoher Qualitätsstandards deutlich erleichtert und späteren Beschwerden vorgebeugt. Damit die Abstimmung zwischen Facility Management  und Reinigungspersonal problemlos klappt, sollten folgende drei Schritte beachtet werden.

Prozesse sinnvoll planen

Die Arbeitsabläufe bei der Gebäudereinigung sollten in Abstimmung mit den jeweiligen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern geplant werden. Sie können mithelfen, besondere Probleme frühzeitig zu erken­nen und in die Zielvorgaben auf zunehmen: Dauern beispielsweise Reinigungsvorgänge im Außenbereich von Gebäuden abhängig von Witterung oder Jahreszeit unterschiedlich lang, kann dies frühzeitig ver­merkt und eingeplant werden. Auf diesem Weg wird im Vorfeld für Klarheit gesorgt und Missverständnisse werden vermieden. Mit Hilfe von Apps für Smartphone oder Tablet kann die Zuteilung von Aufgaben eindeutig geregelt und deren Abarbeitung lückenlos dokumentiert wer­den. Auch bei der Steuerung von Teams liefern Ser­vice-Apps entscheidende Vorteile: Es besteht jeder­zeit Übersicht, welche Mitarbeiter oder Dienstleister im Haus anwesend sind. Arbeitsfortschritte werden sofort erkannt, Auftragstickets einfach aus dem Sys­tem heraus erstellt und Teams bei Verzug schnell unterstützt. Die Mitarbeiter wiederum erhalten eine Anwendung, die sie schnell und einfach per Smart­phone, Tablet oder PC bedienen können – ganz egal, wo sie sich im Unternehmen 

Abläufe in der Praxis prüfen

Läuft alles reibungslos? Was durchdacht geplant ist, muss in der Praxis noch lange nicht funktionieren. Objektleiter und Facility Manager sollten frühzeitig prüfen, ob Zielvorgaben und Abläufe auch tatsächlich so funktionieren wie vorgesehen: Passen die vorge­gebenen Zeitfenster für die Reinigung der Fenster­flächen? Oder führt die enge Zeittaktung dazu, dass Reinigungskräfte bei der Umsetzung hektisch werden und dadurch die nötige Sorgfalt leidet?

Eine weitere, häufig unterschätzte Herausforderung: Haben Mitarbeiter mit geringen Deutschkenntnissen alle Vorgaben tatsächlich gut verstanden und können diese sorgfältig abarbeiten? Gute Reinigungs-Apps bieten nicht nur eine Navigation in unterschiedlichen Sprachen an, sondern sehen auch die Integration von Fotos vor: Damit lässt sich leicht darstellen, wie der an­gestrebte Zustand in einem perfekt gereinigten Büro­raum aussehen soll. Achten App-Hersteller auf leich­te, intuitive Bedienbarkeit, trägt das dazu bei, dass Servicekräfte auch dann sorgfältig vorgehen können, wenn es Defizite im sprachlichen Bereich gibt.

Ein weiterer Vorteil: Sind Inhalte von länger zurück­ liegenden Mitarbeiterschulungen wieder in Verges­senheit geraten, können mit Hilfe der Anwendungen auf dem Smartphone entsprechende Hilfestellungen gegeben werden. Ein nicht zu unterschätzender Fak­tor, denn kaum ein Mitarbeiter wird es gern zugeben, dass er schon wieder vergessen hat, was im Vorjahr während der Schulung eingeübt wurde. Findet er entsprechende Hinweise aber schnell auf dem Smart­phone, wird auf einem smarten Weg daran erinnert – ganz ohne mahnende Worte des Vorgesetzten.

Regelmäßig Auswertungen optimieren

QM-Beauftragte und Objektleiter können die Erfah­rungswerte des Reinigungspersonals nutzen, um Abläufe permanent  zu verbessern. Und dies muss gar kein langfristig angelegtes Managementprojekt sein, das erst Wochen später umgesetzt wird: Bleiben Reinigungsteams mit ihren Führungskräften per Smart­phone in Kontakt, kann diese Optimierung bereits sofort erfolgen. Reinigungs-Apps geben jederzeit Ant­worten auf die entscheidenden Fragen:

• Welche Tätigkeiten wurden bereits durchgeführt, welche nicht?
• Sind alle Sonderaufträge und Tickets erledigt?
• Passt das Zeitkontingent für die vereinbarte Dienstleistung?
• Sind alle vereinbarten Dienstleistungen im Hinblick auf die Zielvorgaben im grünen Bereich?

Wie in einem Liveticker erhalten Entscheider jeder­zeit eine aktuelle Übersicht über die zu erledigenden Aufträge und zum Stand der Abarbeitung. Fallen Feh­ler auf, können diese bereits während der laufenden Reinigungsvorgänge geklärt und behoben werden. Das gilt auch für einen Stau bei der Abarbeitung von Tickets. Per Fotoabgleich oder Skype-Konferenz kön­nen Reinigungskräfte vor Ort den Objektleiter infor­mieren und Probleme direkt lösen. Wird die Hilfe Dritter gebraucht, zum Beispiel die eines Haustech­nikers, kann dieser ebenfalls dazugeschaltet werden. Ein wertvoller Vorteil, damit es gar nicht erst zu Bean­standungen kommt.

Hier ließe sich auch vergleichen, ob Reinigungsleis­tungen tagsüber schneller und sorgfältiger ablaufen als in den Abendstunden. Oder ob bestimmte Teams in einzelnen Objekten sorgfältiger arbeiten als an­dere. Entsprechende Daten lassen sich per App über einen Prüfungszeitraum hinweg erheben, vergleichen und auswerten. Die Erkenntnisse können dann für betriebliche Verbesserungsprozesse und Schulungen verwendet werden.

Ein wichtiger Zusatznutzen für Objektleiter: Per IT lassen sich bürokratische Dokumentationspflichten wie die Zeiterfassung deutlich erleichtern. In vielen Unternehmen wird diese immer noch mit Excel-Listen durchgeführt, die dann mehrere Stationen im Unter­nehmen (zum Beispiel Controlling, Lohnabrechnung) durchlaufen. Diese Arbeit lässt sich per Software mit einem Klick erledigen. Das schafft Freiräume für den Kontakt mit dem Kunden oder eben für den besseren Austausch mit den Mitarbeitern. Was wiederum po­sitive Auswirkungen auf die Reinigungsqualität hat. So sorgt der gezielte Einsatz von neuen IT-Anwendun­gen gleich mehrfach für zusätzlichen Nutzen in der Reinigung: Durch Hilfestellung für die Reinigungs­kräfte unmittelbar beim Ausführen der Arbeiten. Durch Zeitersparnis und umfangreiche Steuerungs­möglichkeiten für Vorgesetzte und QM-Verantwort­liche. Und zu guter Letzt durch Klarheit und Verbindlichkeit zwischen  Dienstleistern  und  ihren Auftraggebern.

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