In 5 Schritten zum digitalen Qualitätsmanagement
Tickets schneller abarbeiten, einfacher Datenaustausch mit dem Reinigungsdienstleister und der gleiche Wissensstand aller Beteiligten – Apps erleichtern den Alltag von Qualitätsmanagern.
Ein Praxisbeispiel aus Landshut zeigt, wie alle Einrichtungen diese Vorteile erschließen können.
Die Corona-Krise hat den Blick für Hygiene geschärft. In Krankenhäusern stehen die Verantwortlichen daher besonders unter Druck: Gerade hier kommt es darauf an, dass sich Viren nicht verbreiten. Ein zuverlässiges Qualitätsmanagement ist entscheidend, um Sauberkeit zu garantieren. Software-Lösungen können hierfür einen wichtigen Beitrag leisten. So gehört die IT auch zum Alltag im Krankenhaus Landshut-Achdorf. Hier bildet sie das Rückgrat im gesamten Versorgungsmanagement. Doch Software und Apps erobern noch weitere Teile des Klinikalltags, z.B. im Qualitätsmanagement. Dazu zählt die Reinigung von Operationssälen, Patienten- und Behandlungszimmern für eine Klinik, in der pro Tag mehrere hundert Räume mit 347 Patientenbetten sauber gemacht werden. „IT hilft uns an vielen Stellen, die täglichen Aufgaben schneller und effizienter durchzuführen“, sagt Beate Leipold, Leiterin der Servicegesellschaft der Landshuter Kommunalkliniken (Lakumed GmbH). Das Krankenhaus vertraut dabei auf die Software e-QSS des auf Qualitätsmanagement spezialisierten Anbieters Neumann & Neumann. So wird bei den per Software und App durchgeführten Kontrollen dokumentiert, welche Reinigungsvorgänge wann und wo erledigt wurden und wo es ggf. Verbesserungspotenzial gibt. Auf diesem Weg haben alle Verantwortlichen jederzeit einen Überblick aller wichtiger Kennzahlen, welche Aufgaben bereits abgearbeitet wurden, wo es offene Tickets gibt und wo Schulungsbedarf besteht. Damit haben alle Beteiligten den gleichen Informationsstand. Doch was müssen QM-Verantwortliche beachten, wenn sie Prozesse digitalisieren wollen?
Schritt 1: Ziele festlegen
Weniger Kosten, schnellere Reaktionszeiten, bessere Abstimmung mit dem Dienstleister? Welche Herausforderungen im Klinikbetrieb sollen durch Digitalisierung des Qualitätsmanagements gelöst werden? Je klarer und eindeutiger Anforderungen festgelegt werden, umso leichter fällt die Umsetzung. Da die Umstellung auf digitale Abläufe oft viele Ressourcen benötigt, bietet es sich an, die Aufgabe als Projekt zu managen.
Schritt 2: Planung
Sind die Ziele formuliert, ist es wichtig, einen Maßnahmenplan zu erstellen. Darin berücksichtigt werden alle Schritte, die innerhalb des festgelegten Zeitraums umgesetzt werden müssen, um das gewünschte Ziel zu erreichen. In welcher Reihenfolge sollen sie realisiert werden? Wer übernimmt welche Aufgabe? Gerade beim Einsatz für digitale Projekte haben sich moderne, agile Managementmethoden durchgesetzt, die möglichst viel Freiraum lassen, zunächst festgelegte Pläne im Laufe eines Projekts anzupassen. Für Kliniken, die bislang nur wenig Berührung mit digitalen Prozessen hatten, kann die Zusammenarbeit mit einem externen Berater sinnvoll sein.
Schritt 3: Marktrecherche
Anbieter von QM-Software gibt es viele. Doch bevor es an den Kauf geht, ist zu klären: Welche davon passt am besten, um Herausforderungen im Qualitätsmanagement zu lösen? Gleiches gilt für die Beauftragung eines Beraters. Eine Anfrage bei mehreren Dienstleistern hilft, sich ein klares Bild zu verschaffen. Bei einer strategischen Ausrichtung der QM-Digitalisierung reicht es nicht aus, nur eine Software zu installieren. Wichtig ist es, einen Spezialisten zu finden, der mit der Einrichtung sämtliche Prozessschritte bis zum gewünschten Ziel durchläuft.
Schritt 4: Umsetzung
Sind die richtigen Tools und der passende Berater ausgesucht, geht es an die Umsetzung. Dabei sollte ein ständiger Soll-/Ist-Vergleich zwischen geplanten und erfolgreich abgearbeiteten Schritten vorgenommen werden. Eine kluge Planung der QM-Digitalisierung lässt genügend Raum, um nachsteuern und optimieren zu können.
Schritt 5: Optimierung
Ist die Digitalisierung erfolgreich umgesetzt, sollten sämtliche Ergebnisse geprüft und Chancen zur Optimierung genutzt werden: Stimmen die Vorgaben? Wurden neue Erkenntnisse gewonnen, die den weiteren Ablauf beeinflussen? Werden längere Test- und Erprobungsphasen benötigt? Besteht zusätzlicher Bedarf für Nachschulungen? Alles darf auf den Prüfstand gestellt und im Bedarfsfall optimiert werden. Klinikbetreiber, die Digitalisierung nicht nur als kurzfristigen Anschaffungsprozess von IT-Anwendungen sehen, sondern als langfristig angelegte strategische Aufgabe, erarbeiten sich auf diesem Weg Chancen, ihr Qualitätsmanagement leistungsfähiger zu machen und Einsparpotenziale zu nutzen.
