GMP-Doku mit Software und App ist sicherer, zeitsparender und weniger fehleranfällig
Entscheider in der Lebensmittelindustrie stehen täglich vor der Herausforderung, die strengen Vorgaben der Guten Herstellungspraxis (GMP) einzuhalten. Die Beachtung dieser Standards ist essenziell, um Verbrauchersicherheit und Produktqualität zu gewährleisten – v.a. bei sensiblen Fertigungsprozessen, die auch kleinste Fehler nicht verzeihen. Digitalisierung hilft hier, Abläufe effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten. Eva und Oswald Neumann raten dazu; die Geschäftsführer der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH (Steingaden) sind Anbieter der All-in-One-Software e-QSS und der e-QSS ServiceApp – ihre QM-Software kommt in über 100 verschiedenen Gewerken und 80 Ländern zum Einsatz.
GMP-Standards fordern detaillierte Dokumentationen aller Prozessschritte und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit. Die klassische manuelle Dokumentation, oft noch auf Papier oder in Excel-Tabellen, ist zeitintensiv und birgt hohes Fehlerpotenzial. Und die Schnittstellen zwischen analoger Erfassung und digitaler Nachbearbeitung führen zu Datenbrüchen. Moderne IT-Lösungen bieten hier vielfältige Chancen zur Prozessoptimierung. Mobile Endgeräte mit spezialisierten Apps ermöglichen es, Reinigungs- und Prüfprozesse direkt vor Ort und in Echtzeit zu erfassen. Das verringert Fehlerquellen durch manuelle Übertragungen und reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
Digitale Systeme sind zudem mit automatisierten Prüfmechanismen ausgestattet: Uneindeutigkeiten, Abweichungen oder fehlende Dokumentationen werden sofort erkannt und können unmittelbar korrigiert werden. So erhöht sich die Qualitätssicherung maßgeblich bei gleichzeitiger Zeitersparnis.
Datenintegrität und Compliance fest im Griff
Ein entscheidendes Kriterium bei der Digitalisierung von GMP-Abläufen ist die Gewährleistung der Datenintegrität. Digitale Dokumentationssysteme protokollieren alle Qualitätsprüfungen mit Angaben zu Zeitpunkt, Anwender und mobilem Endgerät.
Qualitätsergebnisse sowie detaillierte Reports müssen manipulationssicher sein, damit Compliance-Anforderungen optimal erfüllt werden. Parallel wird mit intelligenten Schulungsmanagement-Systemen sichergestellt, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Qualifikationslücken werden schnell identifiziert und gezielt geschlossen.
Digitalisierung bedeutet auch Transparenz: Digitale Anwendung wie das in der Branche häufig eingesetzte e-QSS vernetzen alle Beteiligten, vom Dienstleister bis hin zum Qualitätsmanagement. So werden Reinigungsprozesse koordiniert, dokumentiert und überwacht. Echtzeit-Kommunikation ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Abweichungen oder unvorhergesehene Ereignisse. Darüber hinaus erleichtert die automatisierte Dokumentation die Vorbereitung auf Audits und interne Kontrollen, da alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und sich lückenlos auswerten lassen.
Empfohlene Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung
Um den Wandel von analogen zu digitalen GMP-Abläufen zu gestalten, empfiehlt sich ein mehrstufiges Vorgehen:
- Eine stabile und verlässliche Infrastruktur bildet die Basis für Backend- und Frontend-Systeme, um flexible und ortsunabhängige Nutzung zu gewährleisten.
- Mobile Endgeräte mit intuitiven Apps ermöglichen die direkte Datenerfassung und erleichtern die Teamkoordination.
- Mit intelligenten Algorithmen können Abweichungen in Echtzeit erkannt und vorausschauende Reinigungsstrategien umgesetzt werden.
- Spezialisierte QM-Software mit individuellen Leistungsverzeichnissen und benutzerfreundlicher Oberfläche reduzieren Fehler und sorgen für eine gleichbleibend hohe Servicequalität.
- Eine vernetzte Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Dienstleistern optimiert die Koordination und garantiert eine effiziente Qualitätssicherung.
Die digitale Transformation von GMP-konformen Abläufen bietet Lebensmittelunternehmen vielfältige Vorteile: Sie steigert die Effizienz, sichert die Datenqualität und ermöglicht eine transparente Prozesssteuerung. Gleichzeitig reduziert die Automatisierung administrative Lasten und schafft Raum für die Fokussierung auf Kernaufgaben der Qualitätssicherung. Ein weiteres Plus: Software und Apps helfen, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, da zeitraubende Routineaufgaben IT-gestützt erledigt werden.
