Inhalt der Seite
- 1. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf digitale Prozesse ist
- 2. Die wahren Kosten von Papierprozessen
- 3. Digitale Prozesse sparen nicht nur Geld – sie eröffnen neue Möglichkeiten
- 4. Digitalisierung als ESG-Turbo
- 5. Vorteile bei der Umstellung von Papier auf digital: Zahlen, Daten, Fakten
- 6. Warum viele Unternehmen (noch) zögern
- 7. Best Practice: Digitalisierung mit e-QSS
- Fazit: Umstellung von Papier auf digitale Abläufe als Gewinnbringer im Unternehmen
Inhalt der Seite
1. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf digitale Prozesse ist
2. Die wahren Kosten von Papierprozessen
3. Digitale Prozesse sparen nicht nur Geld – sie eröffnen neue Möglichkeiten
4. Digitalisierung als ESG-Turbo
5. Vorteile bei der Umstellung von Papier auf digital: Zahlen, Daten, Fakten
6. Warum viele Unternehmen (noch) zögern
7. Best Practice: Digitalisierung mit e-QSS
Fazit: Umstellung von Papier auf digitale Abläufe als Gewinnbringer im Unternehmen
Lesezeit: 8 min.
1. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf digitale Prozesse ist
Papier ist geduldig – aber teuer, langsam und wenig nachhaltig. In Zeiten, in denen ESG-Ziele (die Abkürzung steht für Environment, Social, Governance), wirtschaftliche Effizienz und Fachkräftemangel gleichzeitig Druck auf Unternehmen ausüben, wird der Verzicht auf papierbasierte Prozesse zu einer strategischen Entscheidung.
Immer mehr Unternehmen erkennen dabei: Die Digitalisierung interner Abläufe ist kein „Nice-to-have“, sondern ein Muss – für Wettbewerbsfähigkeit, Klimabilanz und Ressourceneffizienz.
Das bestätigt auch eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln (IW): Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann die Arbeitsproduktivität um bis zu 25 Prozent steigern. Gleichzeitig ergibt sich ein enormes Einsparpotenzial – nicht nur beim Material, sondern vor allem bei den Arbeitszeiten und der Fehlervermeidung.
2. Die wahren Kosten von Papierprozessen
Oft unterschätzt, aber in Summe gravierend: Papierbasierte Prozesse verursachen eine Vielzahl versteckter Kosten. Dazu gehören:
- Druck- und Papierkosten (pro Mitarbeiter bis zu 500 Euro jährlich).
- Zeitaufwand für Ablage, Transport und manuelle Datenübertragung.
- Medienbrüche, die Fehler und Nacharbeiten verursachen.
- Kosten für Archivierung und Lagerung.
- Eingeschränkte Nachverfolgbarkeit und fehlende Echtzeit-Informationen.
Laut einer Befragung von Triumph-Adler geben 56 Prozent der befragten Unternehmen an, dass das Dokumenten-Management zu den größten Zeitfressern im Büroalltag zählen. Was ein weiteres Mal verdeutlicht, welche Vorteile die Umstellung auf digitale Prozesse mit sich bringt.
3. Digitale Prozesse sparen nicht nur Geld – sie eröffnen neue Möglichkeiten
Werden papiergebundene Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt, profitieren Unternehmen gleich mehrfach. Das zeigt unter anderem eine Analyse von StackOne.
Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:
- Prüflisten lassen sich per Klick ausfüllen, versenden und auswerten – anstatt sie wie bisher auf „analogem“ Weg auszudrucken, auszufüllen und abzuheften.
- Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen und automatische Berechnungen verhindern typische Eingabefehler. Das trägt zu Verbesserungsprozessen im Unternehmen bei und sorgt für eine fehlerfreie Dokumentation.
- Digitale Prozesse lassen sich lückenlos nachvollziehen und analysieren. Ein Plus in Sachen Transparenz. Was gleichzeitig dazu führt, dass Missverständnisse vermieden werden.
- Mitarbeitende können ortsunabhängig und mobil arbeiten, das Management hat Kennzahlen im Überblick – ein echter Vorteil für jedes Unternehmen und dezentral organisierte Betriebe.
- Auch der Umwelt tut man etwas Gutes, wenn das Papier aus den betrieblichen Abläufen verschwindet: Laut einer Studie der Universität Hamburg sinkt der CO₂-Ausstoß durch Verzicht auf Papierdruck signifikant. Ein echter Vorteil also für Betriebsausgaben UND die Umwelt.
4. Digitalisierung als ESG-Turbo
Besonders für ESG-Verantwortliche ist der Umstieg von Papier auf digital ein echter Hebel, um Umwelt- und Governance-Ziele zu erreichen. Die Vorteile im Überblick:
- Umwelt: Papierloses Arbeiten spart nicht nur Holz, Wasser und CO₂, sondern reduziert auch den Energieverbrauch von Druckern und Archivsystemen.
- Soziales: Mitarbeitende profitieren von effizienteren Prozessen, klaren Arbeitsanweisungen und geringerer Fehleranfälligkeit – das erhöht die Zufriedenheit und senkt die Fluktuation. Ein wichtiger Pluspunkt im Hinblick auf den Fachkräftemangel.
- Steuerung: Digitale Workflows sind nachvollziehbar, fehlerfrei dokumentierbar, auditierbar und ermöglichen eine transparente Prozesssteuerung.
Auch das Bundesumweltministerium empfiehlt in seinem Leitfaden zu nachhaltigem Wirtschaften den gezielten Umstieg auf digitale Prozesse – als einen der ersten Schritte für umweltfreundlichere Büroarbeit.
5. Umstellen von Papier auf digital: So lässt sich das Einsparpotenzial berechnen
Wer glaubt, der Umstieg auf digitale Prozesse sei teuer, irrt. Die Einsparungen übersteigen die Investitionen oft schon im ersten Jahr:
So kann eine Beispielrechnung für das Einsparpotenzial aussehen:
- Papierkosten: ca. 250–500 Euro pro Mitarbeiter und Jahr.
- Zeitersparnis: bis zu 20% bei Bearbeitung von Prüfprotokollen.
- Archivierung: Reduktion um bis zu 80% der Lagerfläche.
- Fehlerkosten: bis zu 70% weniger Nacharbeit.
Je größer das Unternehmen und je komplexer die Prozesse, desto höher das Einsparpotenzial. Besonders in stark regulierten Branchen mit hoher Dokumentationspflicht wie etwa in der Lebensmittelproduktion, im Facility Management oder in der Logistik lohnt sich die Umstellung.
6. Warum viele Unternehmen (noch) zögern
Zwar zeigt der Trend klar in Richtung papierloses Büro, doch laut der IW-Analyse bleiben viele Unternehmen in der Praxis noch zögerlich.
Was sind die Hintergründe? Diese Punkte werden in der Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts genannt:
- Angst vor hohen IT-Kosten
- Bedenken hinsichtlich Datensicherheit
- Fehlendes Know-how im eigenen Unternehmen für die Umsetzung
Dabei gibt es längst Lösungen, die diese Bedenken entkräften. So sind moderne IT-Anwendungen wie das für die Digitalisierung von Qualitätsprozessen häufig eingesetzte e-QSS auch für die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen ohne große IT-Abteilung entwickelt worden: Die Software ist intuitiv, skalierbar, sicher – und schafft schnell messbaren Mehrwert.
Bei der Implementierung von IT-Anwendungen ist es üblich, dass Software-Anbieter Unternehmen bei der Digitalisierung analoger Abläufe beraten und begleiten. Entsprechend fundiertes Know-how im Hinblick auf Prozesse muss somit nicht im Unternehmen vorhanden sein, weil es durch den Software-Anbieter „mitgebracht“ wird.
7. Best Practice: Digitalisierung mit e-QSS
Die Software e-QSS wird bereits in zahlreichen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen erfolgreich eingesetzt für die Umstellung von papierbasierten auf digitale Abläufe. Beispiele dafür sind die digitale Qualitätssicherung oder die Prozessdokumentation. Die Lösung bietet unter anderem folgende Features:
- CheckApp für mobile Checklisten, Prüfkataloge und Audits.
- WebPortal mit Dashboard und allen relevanten Kennzahlen, zur zentralen Steuerung betrieblicher Abläufe.
- Ticket-System zur schnellen Bearbeitung von Aufträgen, etwa bei Reklamationen und Mängeln.
- Flexibelste Auswertungen für interne und externe Reports.
Das System lässt sich einfach in bestehende IT-Strukturen integrieren und kann exakt an branchenspezifische Anforderungen angepasst werden. Einige der Vorteile beim Einsatz von e-QSS: deutlich beschleunigte Abläufe, mehr Transparenz – und vor allem spürbare Kosten- und Ressourceneinsparungen.
Fazit
Umstellung von Papier auf digitale Abläufe als Gewinnbringer im Unternehmen
Die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse ist eine Investition, die sich schnell rechnet – ökonomisch, ökologisch und organisatorisch. Sie reduziert laufende Kosten, steigert die Effizienz und trägt aktiv zur Erreichung von ESG-Zielen bei.
Moderne IT-Lösungen helfen dabei, den Umstieg ohne großen Schulungsaufwand, ohne langwierige Projektphase, aber mit großer Wirkung umzusetzen. Geschäftsführer und ESG-Verantwortliche, die jetzt handeln, sichern sich nicht nur einen ökonomischen Vorsprung, sondern auch Glaubwürdigkeit im Hinblick auf Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit.
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