Pressemeldung Rationell Reinigen Ausgabe Januar 2022 / „Der Wandel von analogen hin zu digitalen Abläufen“

Es besteht noch Luft nach oben

Noch immer herrscht Zurückhaltung bei vielen Betrieben im Hinblick auf eine konsequente Digitalisierung. Das kann zum Problem werden, denn mehrere große Trends erfassen die Branche.

Wie halten Sie es mit der Digitalisierung? 35 Prozent der Unternehmen in Deutschland betrachten sich selbst als Vorreiter bei der Umstellung von analogen auf digitale Abläufe. 44 Prozent geben sogar an, ihren Umsatz dadurch erhöht zu haben. Das belegt eine Umfrage des Statistikportals Statista. Auf den ersten Blick solide Zahlen, könnte man meinen. Auf den zweiten Blick wird aber klar: Da ist noch Luft nach oben. Denn bei allem Optimismus bedeutet das Ergebnis der Studie eben auch, dass die Mehrheit der deutschen Unternehmen nach wie vor Aufhol­bedarf hat.
So regieren bei Betrieben in der Gebäudereinigungs­branche bei vielen Abläufen immer noch Zettel, Stift und Exceltabelle. Und genau das kann zum Problem werden: Denn während Gebäudereinigungsbetrieb A noch zögert, ist der Wettbewerber B schon mittendrin in der digitalen Transformation. Was also tun? Experten und Berater, die Unternehmen aus der Rei­nigungsbranche begleiten, nehmen in puncto Digita­lisierung derzeit vor allem zwei Herangehensweisen wahr:

– Digitalisierung sofort und um jeden Preis: Betriebe stellen fest, dass sie den ersten Schub der digitalen Transformation versäumt haben und wollen nun möglichst schnell auf den Zug aufspringen. Also wird digitalisiert, was das Zeug hält. Die Folge: Der Transformationsprozess wird unsystematisch voll­zogen, bestehende Prozesse werden nicht hinter­fragt. Im Mittelpunkt steht eher die Technik als der Nutzen.
– Der Gebäudereinigungsbetrieb ist (derzeit noch) erfolgreich in seinem Markt, stark ausgelastet und kommt im Alltag nicht dazu, sich wohlüberlegt der Transformation zu widmen. Auch das ist ein Problem, denn der Markt ändert sich in schnellem Tempo und das Eis wird dünner. Was sich heute noch wie ein Erfolg liest, kann morgen schon ein Wettbewerbsnachteil sein.

Was sind nun genau die Treiber, die die Veränderun­gen in der Gebäudereinigung anschieben? Vor allem drei Trends treffen die Branche besonders deutlich:

Internet of Things und Smart Buildings: Im Internet of Things vernetzen sich digitale Anwendungen zuse­hends miteinander. Die bisherige Kommunikation Mensch-zu-Maschine wird Stück für Stück ergänzt durch eine Kommunikation Maschine-zu-Maschine. In „Smart Buildings“, also Gebäuden mit intelligenter digitaler Infrastruktur, werden beispielsweise Wach­ und Schließzeiten, Raumtemperatur, Energieopti­mierung oder Beleuchtung automatisiert gesteuert. Gebäudereiniger müssen sich darauf einstellen, dass Reinigungsmanagement und digitales Facility Management verschmelzen. Das stellt Anforderungen sowohl an das IT-Know-how im Betrieb als auch an die Software, die in die Infrastruktur des Auftraggebers integriert werden muss.

Intelligentes Datenmanagement: Daten sind der ent­scheidende Rohstoff des 21. Jahrhunderts. Durch die Umstellung analoger Prozesse auf digitale Abläufe werden permanent und quasi „automatisch“ Daten er­hoben. Nimmt man diese als wertvolle Ressource wahr und nutzt sie intelligent, entstehen Mehrwerte. Fristen die Daten ihr Dasein jedoch ungenutzt in „Datensilos“ – zum Beispiel weil Schnittstellen verschiedener An­wendungen nicht kompatibel sind – werden Optimie­rungspotenziale verschenkt. Ein Beispiel: Wenn im Rahmen des Qualitätsmanagements ohnehin fortlau­fend Daten gesammelt werden, ist es ideal, wenn diese automatisch anderen Abteilungen zur Verfügung stehen – etwa dem Controlling oder dem Einkauf. Nur wenn an den entsprechenden Schnittstellen alles rund läuft, lassen sich die Möglichkeiten, die eine Umstellung auf digitale Abläufe eröffnet, auch kom­plett ausnutzen.

Neues Arbeiten: Nicht erst seit der Pandemie hat sich die Arbeitswelt verändert – allerdings wirkt Corona bei diesem Transformationsprozess wie ein Brenn­glas. Homeoffice, Work-Life-Balance, frei gewählte Arbeitszeiten und das Arbeiten in räumlich verteilten Teams gehören in vielen Unternehmen mittlerweile zum Alltag. Dort, wo das noch nicht so ist, wird es bald kommen. So wurden etwa bei einer Umfrage von Salesforce Research unter deutschen Beschäftigten die Punkte „Psychische Gesundheit“, ,,Arbeitsplatz­gestaltung“ und „Ortsunabhängiges Arbeiten“ als Top-Prioritäten auf die Frage genannt, worauf sich Firmen bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung konzentrieren sollten.
Diese immer weiter voranschreitende Flexibilisierung der Arbeitswelt lässt sich mit den althergebrachten Instrumenten des analogen Zeitalters kaum noch steuern. Digitale Anwendungen helfen jedoch dabei, flexible Arbeitszeitmodelle zu synchronisieren, die Steuerung von Prozessen unabhängig vom Ort vorzunehmen und wichtige Kennzahlen jederzeit verfügbar zu haben.

DIGITALISIERUNG NICHT „IM VORBEIGEHEN“ MACHBAR

Ein klug durchdachter und strategisch geplanter Weg zur Digitalisierung im eigenen Unternehmen lässt sich nicht „im Vorbeigehen“ machen. Ideal ist es, wenn Gebäudereiniger dies als wichtiges Zukunftsprojekt definieren und sich für diese Aufgabe Zeit und Raum schaffen. Dazu gehört eine Umgebung, die Kreativität entstehen lässt: Und das passiert fast nie in den vier Wänden des Büros. So setzt beispielsweise Neumann & Neumann selbst auf ein neuartiges Innovationszentrum mit Berghütten-Charme mitten im oberbayerischen Voralpenland. Hier werden gemeinsam mit Kunden aus der Reinigungsbranche die richtigen Schritte für die digitale Transformation erarbeitet. Dazu gehört es immer, die Veränderungen am Markt wahrzunehmen, sie auf das eigene Unternehmen her­unterzubrechen und die notwendigen Schritte daraus abzuleiten.
Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie will letzt­lich nicht nur die althergebrachten analogen Vor­gänge digital umsetzen – also beispielsweise die bisher ausgedruckte Rechnung für Kunden zukünf­tig einscannen. Sie stellt vielmehr die kompletten Prozesse infrage und will diese optimieren: Die ge­druckte Rechnung wird nicht allein gescannt, sondern der gesamte Ablauf vom Rechnungsversand, dem Ab­gleich mit der Buchhaltung bis hin zum Mahnwesen wird optimiert. Im Anschluss werden die Rechnungs­daten für das Marketing aufbereitet, um die Kunden­beziehungen zu vertiefen und die Produktplanung zu verbessern. Und was für ERP-Abläufe gilt, gilt auch für das Internet der Dinge: Meldet eine Lampe, dass ein Schreibtisch benutzt wurde, gibt das IoT-System die Information per Schnittstelle an die Qualitätsma­nagement-Software weiter; Die Reinigungskraft sieht dann sofort per App, welche Schreibtische zu reinigen sind. So sieht die strategisch durchdachte digitale Transformation aus, die Zeit und Kosten spart – und Mehrwert schafft.
Durch eine „kluge“ Digitalisierung entsteht am Ende eine bessere Performance im Unternehmen, die zu höheren Erlösen führt. Ein wichtiger Faktor gerade für Reinigungsdienstleister, die sich oft in einem harten Preiswettbewerb befinden. Doch das ist nicht alles:
Der Austausch zwischen Auftragnehmer und -geber wird verbessert, weil beide Seiten jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Und mitunter ergeben sich damit sogar ganz neue, digital gestützte Dienst­leistungen, die Gebäudereiniger anbieten können.

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