Die lückenlose Zusammenarbeit mit externen Reinigungs-Profis ist Voraussetzung für perfektes Hygiene-Management. Lesen Sie hier, wie Ihnen die IT dabei hilft.
Betriebliches Qualitätsmanagement kann auf eine konsequente Prüfung und Steuerung von Reinigungsabläufen nicht verzichten. Besonders dort, wo es im Kontakt zu Kunden auf perfekte Hygiene ankommt, ist eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten gefragt. Die Abstimmung mit externen Dienstleistern ist ein wichtiger Teil davon – und sie ist nicht immer ganz einfach: Fast jeder größere Betrieb arbeitet mit Gebäudereinigern zusammen – und das nicht immer ganz ‚unfallfrei‘. Denn bei der Feinabstimmung von Abläufen prallen mitunter verschiedene Unternehmenskulturen aufeinander. Während das auftraggebende Unternehmen vor allem auf die Qualität der Ergebnisse Wert legt, muss der Auftragnehmer auf Effizienz achten, um die Kosten im Griff zu behalten. Das klingt zunächst widersprüchlich, obwohl beide Seiten eigentlich das gleiche Ziel haben: nämlich, dass die Reinigungs-Abläufe reibungslos funktionieren.
So sollte gerade an der Schnittstelle Auftraggeber/Auftragnehmer ein sorgfältig durchgeführtes Qualitätsmanagement stattfinden. Moderne IT-Anwendungen helfen dabei, dieses Schnittstellen-Management effizient zu organisieren und im Griff zu behalten. Anwendungen wie das in der Reinigungsbranche beliebte e-QSS von Neumann & Neumann sind ideale Helfer für die digitalisierte Dienstleister-Steuerung.
Legen Sie alle relevanten Anforderungen an Ihren Reinigungsdienstleister zunächst schriftlich fest. Dazu gehören beispielsweise das Intervall bestimmter Reinigungsvorgänge oder Zielbeschreibungen, in welchem Zustand ein Gebäude, ein Raum oder eine Maschine nach erfolgter Reinigung sein soll.
Übertragen Sie Ihren Anforderungskatalog dann in die IT: Erstellen Sie auf dieser Grundlage passende Checklisten und nehmen Sie Kategorisierungen vor. Bei Softwarelösungen wie e-QSS können Sie bereits auf vorgefertigte Checklisten oder wichtige Verzeichnisse wie z. B. HACCP-Prüfpunkte zugreifen, so dass der Übertragungsaufwand gering bleibt.
Aus den Anforderungen ergeben sich dann notwendige Maßnahmen. Legen Sie diese fest: Welche Vorgänge sollen wie oft und von wem durchgeführt oder kontrolliert werden? Was soll der Reinigungs-Dienstleister übernehmen und was kann „im Haus“ von Mitarbeitern übernommen werden?
Wer ist an welchen Abläufen beteiligt und muss worüber informiert sein? Listen Sie alle am Reinigungs-Management beteiligten Personen im Unternehmen und bei Ihrem Dienstleister auf – und sorgen Sie dafür, dass diese per Smartphone oder Tablet überall im Gebäude jederzeit über alles Wichtige informieren und informiert sind.
Verknüpfen Sie das Reinigungs-Management, beginnend bei der Arbeitsorganisation, mit anderen betrieblichen Bereichen wie Hausmeisterdienste, Wartung und Instandhaltung. So sorgen Sie für ein perfektes Schnittstellen-Management und können Mitarbeitern, z. B. im Controlling oder im Einkauf, wichtige Kennzahlen liefern.
