Pressebericht Reinigungs Markt / Sept. 2020 5 mühsame Aufgaben, die digital viel einfacher werden

,,Gibt es da nicht auch ein passendes Tool?“ Viele Projekte, bei denen es um die Digitalisierung von Prozessen in der Gebäu­dereinigung geht, beginnen oft so. Denn rund um die Reinigung ranken sich oft mühsame Aufgaben, die Zeitfresser sind: Die Dokumentationspflichten für das Qualitätsmanagement sind ein Beispiel oder der Datenaustausch mit Auftraggebern.

Mit Software und Apps können Reinigungsdienstleister viele dieser Aufgaben automatisieren und somit wertvolle Zeit sparen.

1. Abwicklung von Auftragstickets

Der Auftraggeber meldet sich: Es fand eine außerplan­mäßige Teamsitzung statt, jetzt soll der Konferenzraum gereinigt werden. Obwohl das erst für nächste Woche eingeplant war. Außerdem müssen Desinfektionsmittel in den sanitären Einrichtun­gen schneller aufgefüllt wer­den. Corona-bedingt hat sich der Verbrauch verdreifacht. Das schnelle und zügige Abarbeiten von Auftragsti­ckets ist eine Herausforderung für Gebäudereiniger. Der Kunde meldet sich oft kurzfristig mit Wünschen und erwartet prompte Erledigung. Software-An­wendungen wie das im Reinigungsmanagement beliebte e-QSS by Neumann sind auf diese Anforderungen ausgelegt. Anwender wie das Uniklinikum Frankfurt organisieren damit die Reinigung von 11.000 Zimmern täglich. Eine Service-App übermittelt als Live-Ticker zu jedem Zeitpunkt den Status aller Aufgaben und stellt fest, ob die geplanten Zeitkontingente passen. Neue Tickets werden sofort eingestellt, von Mitarbeitern an Ort und Stelle erledigt und online abgehakt. Mängel werden somit ver­mieden und Zielvorgaben zuverlässig erfüllt. Und die erhobenen Daten können anschließend für betriebliche Verbesserungspro­zesse genutzt werden.

2. Datenaustausch zwischen Auftraggeber und -nehmer

Auch der Datenaustausch zwischen Auftraggeber und Reini­gungsdienstleister wird auf digitalem Weg viel einfacher. Kun­den warten nicht mehr länger auf einen festgelegten Zeitpunkt X (zum Beispiel einmal pro Monat), um über alle Kennziffern informiert zu sein. Sie erhalten jederzeit und von jedem Ort aus Einblick zu allen relevanten Zahlen. Fallen Fehler auf, wer­den diese bereits während der laufenden Reinigungsvorgänge geklärt und behoben. Per Foto-Abgleich oder Skype-Konferenz können Reinigungskräfte vor Ort den Objektleiter informieren und Probleme direkt lösen. Wird die Hilfe eines Haustechnikers gebraucht, wird er einfach dazugeschaltet. Ein wertvoller Vorteil, damit es gar nicht erst zu Beanstandungen kommt. Gleichzeitig gilt: Ist vertraglich ein regelmäßiger Qualitätsbericht vereinbart, werden sämtliche Zahlen per Knopfdruck in das Dokument überführt. Moderne IT-Tools erstellen solche Qualitätsberichte sogar komplett automatisiert. Eine kurze Prüfung der Daten vor der Übergabe an den Auftraggeber reicht dann aus. Eine ideale Grundlage für ein transparentes Zahlenwerk – und für gute Kundenbeziehungen.

3. Hilfe bei Sprachbarrieren

Digitale Tools sorgen nicht nur dafür, dass Abläufe schneller und kostengünstiger werden: Sie leisten auch einen Beitrag zur Mit­arbeiterzufriedenheit, weil sie dabei helfen, Reinigungsaufträge problemlos abzuarbeiten. Und das über Sprachgrenzen hinweg. Kaum eine andere Branche hat einen ähnlich hohen Anteil von Beschäftigten mit Migrationshintergrund wie die Gebäu­dereinigung. Schulungen und Einweisungen sind aufgrund der Sprachbarrieren mitunter mühsam für beide Seiten. Intuitive Checklisten auf dem Smartphone, die sprachlich angepasst wer­den, machen die Arbeit deutlich einfacher. Das gleiche gilt für Fotos: Per Bild wird ein Soll-Zustand festgelegt, der vom Mitar­beiter bei der Reinigung vor Ort eindeutig nachvollzogen wird.

4. Hygiene-Checks

Corona hat das Thema Hygiene ganz weit nach vorn gerückt: Plötzlich macht sich jedes Unternehmen Gedanken über die regelmäßige Desinfektion sensibler Stellen (zum Beispiel Tür­klinken) und das Anschaffen von Desinfektionsmitteln. Mit Hilfe von Software und App können Unternehmen kurzfristig auf besondere Hygieneanforderungen reagieren, Art und Intervall von Reinigungsaufgaben verändern, steuern und prüfen. Wird die Erledigung der Aufgaben geprüft – zum Beispiel per Smart­phone während der Reinigung – werden die so erhobenen Daten direkt in Hygieneplänen dokumentiert. Ein wichtiges Plus für den Austausch mit Behörden.

5. Dienstleister-Steuerung

Der Einsatz von Software in der Gebäudereinigung bringt Vorteile für beide Seiten: Den Reinigungsdienstleister und den Auftraggeber: Mit digitalen Anwendungen lassen sich Daten wesentlich leichter austauschen. Und die Steuerung von Dienst­leistern wird viel unkomplizierter: Dies gilt zum Beispiel für die Durchführung von Qualitätskontrollen, die gerade bei großen Aufträgen fast immer verbindlich vorgesehen ist. Ist verein­bart, dass eine bestimmte Anzahl von Räumen innerhalb eines festgelegten Zeitintervalls gereinigt werden soll, lässt sich das dann jederzeit nachvollziehen. Durch Apps für das Qualitätsma­nagement erhält das beauftragende Unternehmen Einblick, ob die Zielvorgaben durch den Reinigungsdienstleister zuverlässig erfüllt werden. Der Gebäudereiniger wiederum kann frühzeitig erkennen, wenn die gewünschten Quoten drohen, verfehlt zu werden – und rechtzeitig eingreifen.
Eine sorgfältige Recherche zu den passenden Anbietern hilft, um sich für die passende Software zu entscheiden. Unternehmen, die in puncto Digitalisierung dann die richtigen Entscheidungen treffen, können sich im engen Wettbewerb den entscheidenden Vorsprung verschaffen.

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