Ausgangslage
Die Schwäbisch Hall Facility Management GmbH (SHF) ist ein Komplettanbieter rund um Gebäude- und Facility Management sowie Dokumentenservices. Das Angebot des Tochterunternehmens der Bausparkasse Schwäbisch Hall umfasst Technisches Gebäudemanagement, Infrastruktur-Dienstleistungen, Kaufmännische Dienstleistungen sowie Druck und Dokumentenversand. 2008 war die SHF auf der Suche nach einem transparenten Qualitätssicherungssystem, um die eigenen Leistungen gegenüber den Auftraggebern zu dokumentieren. So kam der Kontakt zu Neumann & Neumann zustande.

Lösung
Für die Schwäbisch Hall Facility Management erfüllten die Lösungen e-QSS und e-QSS touch genau die Anforderungen. Im Zuge der Einführung wurden zunächst erste Workshops durchgeführt und in Gesprächen Details abgestimmt. Seit 2008 ist das System im Einsatz für Qualitätskontrollen in der Gebäudereinigung. Das e-QSS-Ticketsystem, das WebPortal sowie die Objekt- und Einheitenverwaltung werden seit 2014 für die Hausmeistersteuerung und dabei vor allem für die Zuordnung von Objekten, Räumen und Auswertungen genutzt. Die SHF-Mitarbeiter rufen in einem extra dafür eingerichteten Call Center an und via Ticketsystem werden die gewünschten Aufträge weitergeleitet: Von der Reparatur des defekten Spinds über den Ersatz verloren gegangener Schlüssel bis hin zur Reinigung von Tischen oder das Entleeren von Papierkörben. Schnell und mobil: Die Mitarbeiter der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH können sich per QR-Code und Eingabe eines persönlichen PIN mit der e-QSS Zeiterfassung an jedem Objekt anmelden. Erfolgt innerhalb einer bestimmten Uhrzeit keine Anmeldung, so werden verantwortliche Personen per E-Mail benachrichtigt. Seit 2015 werden auch die e-QSS touch-Terminals eingesetzt. Mit Hilfe eines standardisierten Fragebogens können Mitarbeiter und Gäste des Unternehmens ihr Urteil zum Catering abgeben. Das Terminal wird regelmäßig umgestellt und der jeweilige Standort mit eigenem Fragenkatalog versehen.

Kundennutzen
Das gesamte Facility-Management der SHF kann wesentlich schneller und effizienter gesteuert werden. Werden Mängel bemerkt, können diese sofort identifiziert und behoben werden. Das Qualitätsmanagement des Unternehmens wird auf diesem Weg umfassend unterstützt und Verbesserungsprozesse beschleunigt. Damit liefert e-QSS einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit der SHF-Kunden.

Fazit und Ausblick
Ein Ausbau in den Bereichen Fuhrparkmanagement und Arbeitssicherheit wird geprüft. „e-QSS unterstützt uns dabei sämtliche Qualitätsabläufe jederzeit im Griff zu haben um bei Schwachstellen sofort gegen zu steuern“ so Alexander Richter von der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH.

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