Ausgangslage
Die Firma Maschinenring Oberland AG übernimmt für Auftraggeber der öffentlichen Hand und der Wirtschaft sowie für Privatpersonen Dienstleistungen wie Garten- und Landschaftsbau, Baumfällung, Grünflächenpflege, Abwasserentsorgung, Winter- oder Hausmeisterdienste. Die Durchführung überträgt sie Landwirten als Subunternehmern oder als festangestellten Fachkräften. Die Verantwortlichen wollten die Auftragsbearbeitung und -abwicklung medienbruchfrei durchführen. Daher suchten sie eine Software, die den gesamten Prozess von der Kundenanfrage bis Rechnungstellung und Zahlungskontrolle abdeckt. Allerdings erfüllte kein auf dem Markt erhältliches Standardprodukt alle Anforderungen.

Lösung und Umsetzung
Daraufhin fragten die Verantwortlichen der Maschinenring Oberland AG bei der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH, zu der langjährige Geschäftsbeziehun­gen bestehen, eine maßgeschneiderte IT-Lösung für die durchgängige Auftragsabwicklung innerhalb der bestehenden Geschäftsprozesse an. Neumann & Neumann legte ein Konzept für eine individuell programmierte Software vor, das den Auftraggeber überzeugte. Nach der gemeinsamen Anforderungserhebung erstellte Neumann & Neumann die maßgeschneiderte Software­lösung. Sie umfasst die Verwaltung der Stammdaten: Lieferanten, Kunden, Artikel, Benutzer des Systems, Steuerinformationen ein Berichtswesen zu Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usf. Funktionalitäten eines Customer Relationship Management-Systems wie automatische Benachrichtigung inklusive Historie, Kunden-Abos für die Mitarbeiter von Auftraggebern, Wiedervorlage oder Kommunikation mit Vertragspartnern, also ausführenden Dienstleistern (in Arbeit) eine Schnittstelle zu DATEV für die reibungslose, in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integrierte Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Nutzen
Durch die Beauftragung von Neumann & Neumann mit einer maßgeschneiderten Softwarelösung für die Auftragsabwicklung deckt diese nun exakt die bewährten Geschäftsprozesse der Maschinenring Oberland AG ab. Vor allem lassen sich bereits die eingehenden Aufträge anhand von definierten Qualifikationskriterien den geeigneten Lieferanten zuordnen. Zudem ist die gesamte Projektplanung für die Durchführung der Aufträge integriert.

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