Ausgangslage
Die Städtische Gebäude Esslingen am Neckar sind ein Eigenbetrieb der Stadt Esslingen am Neckar. Als Verwalter von Kindergärten, Sporthallen, Schulen und vielen weiteren Einrichtungen war der Betrieb auf der Suche nach einer Software, die das Reinigungsmanagement unterstützt. Es sind mehrere Dienstleister in diesem Bereich tätig, unter anderem für die Unterhaltsreinigung, die Glasreinigung, die Grundreinigung und den Winterdienst. Für die Durchführung von regelmäßigen Qualitätsprüfungen sowie für die zentrale Vergabe und Überwachung von Aufträgen an die Dienstleister wurde der Einsatz einer Software angedacht.

Lösung
Die Software e-QSS zur erfolgreichen Qualitätssicherung der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH wurde im 1. Halbjahr 2016 aufgebaut und eingerichtet. Ein Kick-off Workshop fand Anfang Juli 2016, ein zweiter Workshop im Oktober 2016 statt. Seit Juli 2016 wird die Software für die Qualitätsprüfungen der Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung sowie Außenreinigung verwendet. Des Weiteren werden alle Aufträge dieser Projekte über das e-QSS Ticket-System ausgelöst und überwacht. Das e-QSS WebPortal wird zur Verwaltung der Objekte und Steuerung der Dienstleister genutzt. Über das Einlesen von Barcodes wird bei kleineren Objekten der Prüfablauf optimiert. Neumann & Neumann unterstützt die Umsetzung durch regelmäßige Schulungen und Einweisungen.

Kundennutzen
e-QSS hilft, Dokumentationen und Abwicklungen von Mängeln, Aufträgen und Reklamationen schneller zu erledigen. Insgesamt verwalten die Städtischen Gebäude Esslingen aktuell rund 120 Objekte mit etwa 10.000 Räumen, für die circa 20 Dienstleister im Einsatz sind. Das komplette System ist online für alle Beteiligten einsehbar und nutzbar.

Fazit und Ausblick
In Planung sind weitere Einsatzbereiche für e-QSS, unter anderem Führerscheinkontrolle und Wartungsaufträge. Mit der Software e-QSS haben wir ein perfektes Tool implementiert, um die 120 Objekte zu verwalten und die rund 20 Dienstleister zu steuern. Über das e-QSS WebPortal sind wir jederzeit über die Qualitätsabläufe informiert und können bei Bedarf gegensteuern. Die Software e-QSS und die Zusammenarbeit mit dem Team von Neumann & Neumann macht viel Spaß und empfehlen wir gerne weiter, so Jaroslaw Gasior und Martina Bürkle.

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