Ausgangslage
Hygiene und Sauberkeit spielen im medizinischen Umfeld eine besonders wichtige Rolle: Im August 2014 nahm die Universitätsmedizin an der Johannes-Gutenberg-Universität in Mainz Kontakt zur Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH auf. Das Ziel: Abstimmung von Eckpunkten für die interne Qualitätsdokumentation bei der Reinigung und die Durchführung von externen Qualitätskontrollen.

Lösung
Bis Ende 2014 wurden mit der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH in regelmäßigen Gesprächen die ersten Qualitätsdokumentationen erstellt. Die Anwendung e-QSS wurde gemeinsam mit den Entscheidern der Universitätsmedizin implementiert. Ab Anfang 2015 wurden mit dem Einsatz mehrerer Tablett-PCs durch die Universitätsmedizin und durch den Reinigungs-Dienstleister in den Bereichen Unterhaltsreinigung, Bettenaufbereitung und Tafel-Wasser-Schankanlagen Qualitätsdokumentationen durchgeführt. Außerdem hilft das e-QSS Modul Auftragsmanagement seitdem dabei, Dokumentationen und Abwicklungen von Mängeln, Aufträgen und Reklamationen schneller zu erledigen. Das komplette System ist online für alle Beteiligten einsehbar und nutzbar. Neumann & Neumann unterstützte die Umsetzung durch regelmäßige Schulungen und Einweisungen und führte externe Qualitätskontrollen durch.

Kundennutzen
Die Universitätsmedizin verfügt heute über eine effiziente Dokumentation und Transparenz bei der Reinigungsqualität, eine schnelle Erfassung von Mängeln und Reklamationen sowie deren Beseitigung. Das Auftragsmanagement hat sich vereinfacht und Entscheider haben jederzeit einen Überblick zu allen wichtigen Informationen wie z. B. Defekte oder Reparaturen sowie deren Beseitigung inkl. der Abarbeitungsschritte. Mit dem e-QSS WebPortal sind sämtliche Auswertungen über Qualität, Mängel, Aufträge, Reklamationen etc. sofort abrufbar und nachvollziehbar.

Fazit und Ausblick
Mit der Implementierung von e-QSS und dem Zusatzmodul „Auftragsmanagement“ ist es für die Universitätsmedizin nun schnell und einfach möglich, alle Leistungen im Reinigungs-Bereich zu dokumentieren, auszuwerten und zu analysieren. Zusätzlich sind mit Hilfe des e-QSS WebPortals die Reinigungsqualität und Steuerungen der Aufträge sowie deren Nachverfolgung und Auswertung jederzeit transparent ersichtlich.

„Eine hohe Qualität der Reinigungsleistungen und die Transparenz sind uns wichtig. e-QSS hilft uns dabei, sämtliche Abläufe jederzeit im Griff zu haben und bei Schwachstellen sofort gegen zu steuern“ so Stefan Zöller, Leiter Servicecenter Technik und Wirtschaftsbetriebe.

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