Ausgangslage
Die Service-Gesellschaft des Bezirks Unterfranken für Krankenhäuser und Seniorenheime stand vor der Herausforderung, die Reinigung gegenüber dem Auftraggeber transparenter darzustellen, die Standorte/Objekte zu vergleichen und für schnelleren Zugriff auf die Qualitätsergebnisse zu sorgen. So entstand der Kontakt zu Neumann & Neumann und der Wunsch, die dafür passende Anwendung e-QSS zu testen. Zuvor hatte die Servicegesellschaft bereits versucht, das Reinigungsmanagement über Excel
abzubilden – was aufgrund der umfangreichen Anforderungen scheiterte. Die Entscheidung für e-QSS wurde getroffen und die ersten Schritte eingeleitet.

Lösung
Das Ziel: Zum 01. Januar 2018 sollte die neue Software im Einsatz sein. Mit einem Kick-off-Workshop 2017 wurde deshalb der Grundstein für den Einsatz gelegt. Entscheider der Servicegesellschaft legten gemeinsam mit Neumann & Neumann die Anforderungen für den Einsatz von e-QSS fest und stimmten ab, wie diese mit Hilfe der neuen IT erreicht werden sollten. Das Leistungsverzeichnis, Raumbücher und ein Zeitplan zur Einführung wurden abgestimmt.
Hierfür wurden drei Schritte festgelegt:
• Die Einführung der Qualitätskontrollen
• Das „Abholen“ der Objektleiter mit dem Ziel, ihnen ebenfalls e-QSS als Instrument an die Hand zu geben
• Die Einführung des Ticketsystems zur Dokumentation der Mängelabarbeitung / Sicherstellung des KVP
Nach dem erfolgreichen Start Anfang 2018 wurde dann im Sommer die Erweiterung durch das e-QSS Ticketsystem vorgenommen, um Mängel bei der Unterhaltsreinigung stichhaltig zu dokumentieren. Im Herbst folgte ein nächster Schritt: Die Einrichtung des Prüfportfolios für die Arbeitsorganisation der Mitarbeiter und der Reinigungswägen. Schließlich folgte im Frühjahr 2019 ein weiterer Ausbau durch das Prüfportfolio für Schulungen (z. B. für Handdesinfektion oder Diosol-Geräte, mit automatisiertem Schulungsnachweis). Diese werden digital abgefragt und anschließend wird in e-QSS ein Schulungsnachweis mit Unterschrift der unterwiesenen Person ausgegeben.

Kundennutzen
Heute kann die Bezirk Unterfranken Krankenhäuser und Heime Service GmbH zahlreiche Vorteile beim Qualitäts- und Reinigungsmanagement nutzen:
• Sämtliche Leistungen werden gegenüber dem Auftraggeber transparent dargestellt
• Wichtige Daten und Qualitätskennziffern liegen sofort vor
• Die Abarbeitung von Auftragstickets kann jederzeit nachvollzogen und gesteuert werden
• Prüfpunkte bei Schulungen können im System dargestellt und abgehakt werden, Schulungsnachweise werden automatisch ausgegeben

Fazit und Ausblick
Die Service-Gesellschaft ist mit dem Einsatz der Software e-QSS hochzufrieden und kann das Prozess-Consulting des Teams von Neumann & Neumann nur weiterempfehlen. Die Einführung der Zeiterfassung ist für Sommer 2021 geplant.
„Von der Arbeitsorganisation der Mitarbeiter/Reinigungswägen bis hin zur Dokumentation der Unterhaltsreinigung sämtlicher Standorte/Objekte haben wir Prüfportfolios eingerichtet und können sämtliche Vorgänge, die früher sehr zeitaufwendig waren, viel schneller umsetzen. Alle Verantwortlichen haben jederzeit Transparenz über Qualitätskennzahlen, Aufträge und Reklamationen und der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist mit e-QSS sichergestellt,“ so Günter Heßmann von der Bezirk Unterfranken Krankenhäuser und Heime Service GmbH.

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