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Pressebericht - Digitalisierung trifft Heckenschnitt

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Wer im Universitätsklinikum des Saarlandes (Homburg an der Saar) therapiert wird, kann neben der medizinischen Versorgung noch etwas Besonderes in Anspruch nehmen: Eine sehr reizvolle, grüne Umgebung. Denn das Klinikgelände liegt mitten in einem rund 200 Hektar großen Waldgebiet. Der Campus des Klinikums gleicht einem großen Park, dessen Pflege mit IT-Unterstützung erledigt wird.

Gute Neuigkeiten für die medizinische Versorgung im Saarland: Gesundheitsministerin Monika Bachmann verkündete, dass die Zahl der Krankenhausbetten an der Saar deutlich erhöht wird. Bis 2025 will das kleinste deutsche Flächenland kräftig in die medizinische Infrastruktur investieren und die Zahl der stationären Plätze in den Kliniken auf 6.900 erhöhen, die der teilstationären auf 490. Ein Zuwachs um 600 Betten. Das Universitätsklinikum des Landes profitiert auf besondere Weise von den Plänen: Dort wird erstmalig eine Wachkoma-Einheit eingerichtet. Eine wichtige Innovation für die Hochleistungsmedizin des Krankenhauses.

Genesung in der Natur
In der Klinik in Homburg an der Saar sorgen Tag für Tag rund 5.000 Ärzte, Pfleger, Wissenschaftler und Verwaltungsmitarbeiter für die Genesung der Patienten. Und wer im Universitätsklinikum therapiert wird, der kann neben der medizinischen Versorgung noch etwas ganz anderes in Anspruch nehmen: Eine sehr reizvolle, grüne Umgebung. Denn das Klinikgelände liegt mitten in einem rund 200 Hektar großen Waldgebiet. Diese naturnahe Idylle prägt auch den Campus des Klinikums: Großzügig angelegte Wiesen und zahlreiche Bäume durchziehen das Areal, das trotz der über 100 Klinikgebäude an vielen Stellen den Charme eines großen Parks versprüht. Während die Aufmerksamkeit von Ärzten, Pflegepersonal und Patienten ganz auf die Gesundheitsversorgung gerichtet ist, verrichtet die UKS Service GmbH, eine Tochtergesellschaft des Universitätsklinikums, zahlreiche Dienstleistungen, die für die reibungslosen Abläufe auf dem Klinikgelände ganz entscheidend sind – auch wenn sie nur selten Gegenstand der medizinischen Betrachtung sind. Dazu gehört die Pflege der Grünanlagen. Alles, was grünt und blüht auf dem Campus, liegt in ihrer Obhut: Das Mähen und Bewässern des Rasens etwa, die Beseitigung des Laubs und auch der Beschnitt von Hecken und Bäumen. Bei dieser grünen Seite des Facility Managements setzt UKS Service auf moderne IT. Das bei der Pflege von Grün- und Außenanlagen beliebte IT-System e-QSS kommt am Universitätsklinikum zum Einsatz, mit Hilfe von Software und App lässt sich ein umfangreiches Qualitätsmanagement im Alltag schnell, einfach und digitalisiert umsetzen.

Alle Aufgaben im Blick
Und das ist oft eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Man könnte sogar sagen: Manchmal eine recht undankbare. Denn während Grünanlagen im perfekten Zustand von Passanten eher beiläufig wahrgenommen werden, fällt im umgekehrten Fall sofort ins Auge, wenn etwas nicht stimmt. Die Hecke, deren Zweige in den Gehweg hineinragen. Leere Flaschen, die nicht ordentlich entsorgt wurden. Oder heruntergefallene und abgebrochene Äste als Folge des letzten Sturms. Wer beim Grünflächen-Management alles im Griff behalten will, steht somit vor einer ehrgeizigen Aufgabe. Mit der Digitalisierung von Abläufen kann das jedoch schneller und effizienter gestaltet werden. Denn moderne IT hilft dabei, alle Aufgaben im Blick zu behalten und abzuarbeiten.

Alles im grünen Bereich?

  • Dienstleister, die im „grünen Bereich“ mit der Digitalisierung beginnen wollen oder ein Update bestehender Anwendungen planen, sollten sich zunächst einen Überblick über den Markt verschaffen. Die Software sollte dabei vor allem drei wesentliche Kriterien erfüllen:
  • Eine Anwendbarkeit von jedem Endgerät aus: Gerade bei der Pflege von Grün- und Außenanlagen gehört die Arbeit außerhalb von Büros und in weitläufigem Gelände zum Alltag. Hier helfen Programme, die vom Smartphone aus ebenso gesteuert werden können wie vom stationären PC oder Tablet.
  • Intuitive Bedienbarkeit: Fast jeder kennt es aus dem eigenen beruflichen oder geschäftlichen Alltag: Was nützt die beste Software, wenn die Einarbeitung mühsam und kompliziert ist. Ist die neu angeschaffte IT-Anwendung zu komplex, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sie vermeiden, anstatt sie einzusetzen. Moderne Software setzt deshalb auf intuitive Bedienbarkeit. Was im Übrigen auch Zeit und Kosten bei Schulungen spart.
  • Kompatibilität mit der bestehenden Software- und Hardwarelandschaft: Unternehmen, die ihr Grünflächen-Management digital straffer und effizienter gestalten wollen, sollten nicht gleich ihre gesamte IT-Infrastruktur auswechseln. Bei neuen Programmen ist es deshalb wichtig, dass die Schnittstellen zu der bisherigen Software- und Hardwarelandschaft reibungslos funktionieren. Die Kommunikationsfähigkeit zwischen bestehenden und neuen Systemen sorgt außerdem dafür, dass Arbeitsabläufe vernetzter und effizienter werden.

Ist die richtige Software gewählt, geht es an die Strukturierung der Prozesse: Den Anfang macht dabei oft das Erstellen eines Anforderungskatalogs: In diesem sind sämtliche Grün- und Außenflächen hinterlegt, die verwaltet und gepflegt werden. In einem nächsten Schritt ist dann zu definieren, was der gewünschte Soll-Zustand jeder entsprechenden Fläche ist und wie dieser erreicht wird. Bei Rasenflächen kann das so aussehen: „Der Rasen wird bei einer Wuchshöhe von mindestens vier und höchstens acht Zentimetern gemäht. Häufigkeit und Art des Schnitts werden vom zuständigen Mitarbeiter oder Dienstleister eigenverantwortlich umgesetzt.“ Aus dem Anforderungskatalog ergibt sich eine entsprechende Checkliste, mit deren Hilfe sichergestellt wird, auf welche Prüfpunkte geachtet werden muss. Im Falle des Rasenmähens kann dies die regelmäßige Wartung des Rasenmähers sein oder das häufigere Prüfen der Rasenflächen in den Sommermonaten, in denen das Gras schneller wächst. Auch die Vernetzung mit der Bewässerungsplanung kann dabei, vor allem im Sommer, wichtig sein. Mit Hilfe passender IT-Systeme werden nicht nur die Aufgaben fixiert und überprüft – auch die Zuordnung dieser To-dos zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt. Und das hilft bei der Abarbeitung täglicher Abläufe: Wer am Anfang alle Prüfpunkte sorgfältig digital hinterlegt, spart sich später viel Arbeit, wenn es darauf ankommt. Denn dann können alle beteiligten Mitarbeiter unmittelbar bei der Arbeit auf den Außenflächen die entsprechenden Häkchen ganz einfach per Smartphone setzen.

Per Klick im Blick
Sind alle Rasenflächen gemäht? Ist das Unkraut schon entfernt? Und wann ist eigentlich der nächste Termin für die Beschneidung des Baumbestands? Mit Hilfe von IT-Systemen für das Grünflächen-Management erhalten Facility Manager per Klick einen kompletten Überblick über den Status aller Vorgänge „draußen“ – so wie ein Pilot im Cockpit des Flugzeugs. Falls von einer zentralen Stelle aus Flächen auf verschiedenen Geländen an unterschiedlichen Standorten betreut werden, können diese dann auch parallel dargestellt oder miteinander verglichen werden. Liegen beispielsweise am Standort A Erfahrungswerte für den zeitlichen Aufwand bei der Baumpflege vor, können diese für die Planung am Standort B herangezogen werden. Arbeitsabläufe werden somit schneller und effizienter. Auch die Einbindung von Fotos und Karten ist digital problemlos möglich. Ein wertvoller Vorteil beim Pflegen von Grünanlagen. So kann der Soll-Zustand der von Müll und Unrat gereinigten Grünflächen als Bild hinterlegt und vom zuständigen Mitarbeiter jederzeit abgerufen werden. Dieser kann dann nach Erledigung seiner Arbeit wiederum ein Bild des sauberen Rasens mit dem Smartphone direkt vor Ort aufnehmen und digital im System hinterlegen. So wird ein perfekter Soll-Ist-Vergleich vorgenommen, der gerade bei der Abstimmung zwischen Auftraggeber und Reinigungsdienstleister ein wertvoller Vorteil sein kann. Die Einbindung von digitalen Karten wiederum hilft dabei, bestimmte geografisch festgelegte Punkte schnell zu finden, was vor allem auf ausgedehnten Geländen Arbeitsabläufe effektiver macht. So kann auf einer großflächigen Grünanlage ein Baum, der in Folge eines Sturmschadens dringend gefällt werden muss, nicht nur identifiziert, sondern mit exaktem Standort digital verzeichnet werden: Die Daten können dann schnell und einfach mit einem entsprechenden Auftragsticket an den Dienstleister weiterversendet werden, der den Baum sofort lokalisiert und die Baumfällarbeiten durchführt. Eine wichtige Hilfe für transparente Abläufe und einen schnellen Workflow. Auch wichtige Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung bestimmter Maßnahmen können so besser gesteuert werden. Dies wiederum hilft dabei, kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen umzusetzen. Die auf diesem Weg erhobenen Daten stehen nicht nur für die Pflege der Außenanlagen zur Verfügung, sondern auch für alle anderen IT-Anwendungen im Betrieb. Sie werden ein Teil des Enterprise Ressource Plannings, also der digital abgebildeten unternehmerischen Abläufe. So kann beispielsweise das Controlling die Daten nutzen, um Kostenstrukturen zu optimieren, oder der zentrale Einkauf erhält einen besseren Überblick über den Einsatz von Verbrauchsmaterialien und Maschinen, die für die Grünanlagenpflege genutzt werden. Da die Pflege von Rasen, Büschen und Bäumen oft an externe Dienstleister übergeben wird, kann die passende IT auch hier dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu verbessern. Der Auftraggeber legt seine Zielvorgaben einfach per IT fest, der Auftragnehmer arbeitet innerhalb dieses System sein Leistungspaket ab und sorgt für die entsprechende Dokumentation. Somit werden Klarheit und Verbindlichkeit geschaffen, auch dann, wenn auf beiden Seiten zunächst einmal unterschiedliche Unternehmenskulturen aufeinander treffen – was nicht selten der Fall ist. Ein wertvoller Beitrag also für Kundenzufriedenheit seitens des Auftraggebers und somit für gute Geschäfte des Dienstleisters.

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