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Pressebericht - Digitalisierung in der Reinigung

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Das Steuern, Prüfen und Optimieren von Reinigungsprozessen im Unternehmen ist heute ein wichtiger Bestandteil des betriebli­chen Qualitätsmanagements. Besonders dort, wo es im Kundenkontaktauf perfekte Sauberkeit ankommt, sind präzise Abläufe und eine zuverlässige Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten gefragt. Dabei ist die Abstimmung mit externen Dienstleistern oft eine besondere Herausforderung: Fast jedes größere Unternehmen arbeitet mit Reinigungsanbietern zusammen - und das nicht immer ganz unfallfrei. Denn bei der Feinabstimmung von Prozessen und Zielen prallen zum Teil unterschiedliche Unternehmenskulturen aufeinander. Und während der Auftraggeber vor allem die Qualität der Ergebnisse im Blick hat, muss der Auftragnehmer nicht zuletzt auf Effizienz achten, um Kosten im Griff zu behalten.

Auch wenn beide Seiten an sich das gleiche Ziel haben: nämlich, dass alle Abläufe möglichst reibungslos funktionieren. Die Definition eines gemeinsamen Verständnisses im Hinblick auf die Anforderungen gehört deshalb unbedingt an den Beginn einer Zusammenarbeit.

Ein Grund mehr, dass gerade an der Schnittstelle Auftraggeber/ Auftragnehmer ein solide durchgeführtes Qualitätsmanagement stattfindet. Und das gilt nicht nur hier: Auch dort, wo das Reini­gungsmanagement andere betriebliche Abläufe berührt, ist die Ausgestaltung dieser Prozesse wichtig.

Moderne IT-Anwendungen helfen dabei, dieses Schnittstel­len-Management optimal zu organisieren und digitalisiert im Griff zu behalten. Anwendungen wie das in der Reinigungsbranche beliebte e-QSS sind intuitiv bedienbar und ohne hohen Schulungsaufwand sofort einsetzbar. Ein wichtiger Vorteil, um eine fehlerfreie Nutzung sicherzustellen. Individuelle Leistungsverzeichnisse sind auf Wunsch bereits im System hinterlegt. Alle wichtigen Prüfpunkte für Qualitätskontrollen können somit ohne großenAufwand direkt abgearbeitet werden. Der Vorteil: Moderne Qualitätsmanagement-IT ist auf allen Endgeräten verfügbar - die Prüfung wird direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet durchgeführt. Ist die entsprechende Software einmal installiert, können die Mitarbeiter der externen Dienstleister direkt während des Reinigungsvorgangs beispielsweise im GMP- oder HACCP Bereich ein Häkchen auf dem Mobiltelefon setzen: Schon weiß der QM-Verantwortliche, dass die entsprechende Aufgabe erledigt ist. Und hat somit jederzeit Überblick über den gesamten Reinigungsvorgang im Unternehmen.

Anforderungskataloge und Checklisten helfen, alle Zielvorgaben im Blick zu behalten
Der erste Schritt, um alle Pflichten, die sich im Reinigungsmanagement ergeben, im Blick zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, vom Zeitintervall für das Reinigen der sanitären Anlagen bis hin zu speziellen Vorgaben für das Fensterputzen an den Außenseiten von Gebäuden, können hier mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mit Hilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss. Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt.

Eine entsprechende Planung für die Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:

  • Bezeichnung der Maßnahme
  • Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
  • Einteilung des Bereichs innerhalb des Unternehmens
  • Sollwerte
  • Kriterien
  • Infotyp
  • Sortierung
  • Zuteilung von Objekt-Handbuch, Qualitäts-Kontrollen, Raumnutzung, Arbeitsmittel und Mitarbeiter

Durch eine kluge und sorgfältige Einrichtung von Checklisten er­ leichtern sich Qualitäts-Manager die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind Verbrauchsmittel noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwal­tung geklärt? Alle wichtigen Prüf­punkte sollten vorab kategorisiert und mit Soll-Werten gewichtet werden. Somit können sie am Einsatztag sofort geprüft und ab­ gehakt werden.

Auftraggeber und Reinigungsdienstleister können sich auf einen gewünschten Soll-Zustand verständigen und diesen im System hinterlegen - als ausformulierte Zielvorgabe oder als Foto: Ganz egal, ob es das Staubsaugen an schwer erreichbaren Stellen im Zimmer betrifft oder die Vermeidung von Schmierfilmen beim Wischen im Bad. Das Abgleichen mit dem Ist-Zustand zeigt dann beiden Seiten ohne Zeitverzögerung, ob das gewünschte Ziel erreicht ist. Und auch hier kann wieder mit dem Bildbe­ weis gearbeitet werden. Der Einsatz von Fotos hat dabei einen weiteren Vorteil, da Zielvorgaben auch über Sprachbarrieren hinweg eindeutig dokumentiert werden können.

Von Wartung bis Controlling: Schnelle Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen
Bei schwierigen Problemen kann die Reinigungskraft sofort um Hilfe bitten und wird somit nicht allein gelassen: Wird beim Reinigen eine ausgefallene Heizung bemerkt, kann die Information direkt an die verantwortliche Stelle des Auftrag­ gebers gegeben werden und per digitalem Auftragsticket von dort an den Techniker. Oder - wenn dies vorher so vereinbart wurde - Reinigungskraft und Hausmeister stimmen sich ohne Umweg direkt miteinander ab. Ist das Problem behoben, wird die Erledigung ebenfalls auf dem Mobiltelefon festgehalten. Kommt es zu mehreren Problemen, wird die Abarbeitung der Mängel systematisch umgesetzt, indem einem Auftragsticket mehrere Maßnahmen zugeordnet und gesteuert werden. Die eingebundenen Entscheider erhalten per Knopfdruck jederzeit einen kompletten Überblick über alle Reinigungsvorgänge - so wie ein Pilot im Cockpit seines Flugzeugs.

Durch die Einbindung der passenden IT-Tools werden nicht nur die Reinigungsabläufe und der Kontakt zum Dienstleister im Griff behalten. Es rücken auch alle weiteren Prozesse in den Blick, die die Reinigung direkt oder indirekt beeinflussen: Zum Beispiel die Reparatur der Heizungsanlage, deren Defekt beim Reinigen entdeckt wurde, oder die Pflege der Grünanlagen. Auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie der Qualitäts­ verlauf oder die Zeiterfassung wichtiger Maßnahmen können so gesteuert werden. Ein wichtiger Vorteil für das betriebliche Controlling.

QM-Verantwortliche in Unternehmen können darüber hinaus QR-Codes in ihre Arbeitsabläufe integrieren, wodurch Aufträge oder Reklamationen schnell und einfach ausgelöst werden: Wurde an sensiblen Punkten ein Mangel festgestellt, kann das so­ fort mittels QR-Code und Smartphone an den entsprechenden Verantwortlichen gemeldet werden. Eine ideale Voraussetzung, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse umzusetzen. Nicht nur die alltäglichen Arbeitsprozesse werden dadurch schneller und effizienter. Auch eine enge Verzahnung zwischen den eigentlichen Reinigungsaufgaben, der technischen Instandhaltung und anderen betrieblichen Bereichen wird ohne großen Aufwand durch die digitale Kommunikation möglich.

Geben die Reinigungskräfte des beauftragten Dienstleisters entlang der vorher festgelegten Anforderungskataloge und Checklisten alle relevanten Informationen in ihr Smartphone oder Tablet ein, stehen allen relevanten Entscheidern im Unternehmen sämtliche Daten zur Verfügung - jederzeit verfügbar und ohne Zeitverlust. Die ständigeTransparenz über alle Abläufe sorgt somit dafür, dass die Zusammenarbeit an allen Schnittstellen zwischen betrieblichem Qualitätsmanagement, externen Dienstleistern und weiteren Unternehm ensbereichen reibungslos und vertrauensvoll abläuft. Und die aufgenommenen Daten können anschließend systematisch ausgewertet und eingesetzt werden, beispielsweise für die Planung von Personalschulungen oder für Prämien bei guten Leistungen des Dienstleisters.

Über die Autoren
Eva und Oswald Neumann führen seit über 25Jahren gemein­sam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Qualitätsmanagement -Beratung und IT. Neumann & Neumann ist Anbieter der Anwendungen e-QSS und e-QSS touch, die im Qualitäts-Management bei Unternehmen wie MTU Aero Engines oder Boehringer Ingelheim zum Einsatz kommen.

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