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Pressebericht - Digital, schnell und mobil

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Am 21. März 2018 war es wieder soweit: Den Welttag der Hauswirtschaft nutzten zahlreiche deutsche Tageszeitun­gen, Radio- und Fernsehsender, um einmal hinter die Kulissen des Berufes zu schauen, der sonst nicht allzu oft im Mittelpunkt des Medieninteresses steht: In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Hotelbetrieben berichteten erfahrene Hauswirtschaftsleiterinnen und junge Berufseinsteigerinnen, worauf es im täglichen „Geschäft" ankommt. Dabei stand ein Thema ganz besonders im Mittelpunkt: Sauberkeit und Hygiene. Denn die Verantwortung dafür, ob die Wäsche makellos sauber und die Unterhaltsreinigung reibungslos läuft, trägt die Hauswirtschaft. Und das auch dann, wenn die eigentlichen Reinigungstätigkeiten von Dritten durchgeführt werden, beispielsweise von Wäschereien oder Putzteams. Hier sind Hauswirtschafterinnen täglich gefragt, um alles im Blick zu behalten, für die nötige Qualität zu sorgen und mit den entsprechenden Dienstleistern zusammenzuarbeiten.

Planung und Durchführung regelmäßiger Qualitätskontrollen sind deshalb ein wichtiger Bestandteil in der Hauswirtschaft. Gerade in sensiblen Bereichen wie der Kindertagesbetreuung oder in Pflegeeinrichtungen kommen ihnen eine besondere Bedeutung für Hygiene und Gesundheitsvorsorge zu. Die reibungslose Zusammenarbeit mit externen Reinigungsdienstleistern ist dabei ein zentraler Baustein. Die Hauswirtschaftsleitung steht dann oft vor einer besonderen Herausforderung: Denn hier lassen sich Kontrollen nicht so einfach durchführen wie bei eigenen Mitarbeitern. Der hohe Preisdruck in der Branche sorgt außerdem immer wieder dafür, dass nicht alle Dienstleister auf Dauer hohe Qualität sicherstellen können.

Moderne IT-Tools machen Qualitätskontrollen schnell und transparent
Ein Grund mehr für ein solide durchgeführtes Qualitätsmanagement - das mit Hilfe moderner IT-Tools ohne großen Aufwand machbar ist. Anwendungen wie das in der Hauswirtschaft beliebte e-QSS sind intuitiv bedienbar und ohne hohen Schulungsaufwand sofort einsetzbar. Ein wichtiger Vorteil, um eine fehlerfreie Nutzung sicherzustellen. Leistungsverzeichnisse sind auf Wunsch bereits im System hinterlegt. Alle wichtigen Prüfpunkte für Qualitätskontrollen können somit ohne großen Aufwand direkt abgearbeitet werden. Der Vorteil: Moderne Qualitätsmanagement-IT ist auf allen Endgeräten verfügbar - die Prüfung wird direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet durchgeführt. Ist die entsprechende Software einmal installiert, können die Mitarbeiter der externen Dienstleister direkt während des Reinigungsvorgangs alle wichtigen Aufgaben abhaken: Wenn die Mülleimer geleert oder die sanitären Anlagen gereinigt sind, wird einfach ein Häkchen auf dem Mobiltelefon gesetzt - schon weiß die Hauswirtschaftsleiterin, dass die entsprechende Aufgabe erledigt ist. Und sie hat somit jederzeit den Überblick über den gesamten Reinigungsvorgang im Haus.

Der erste Schritt, um alle Pflichten, die sich im Reinigungsmanagement ergeben, im Griff zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, vom Zeitintervall für das Reinigen der Hauswäsche bis hin zu speziellen Vorgaben für das Fensterputzen an den Außenseiten von Gebäuden, können hier mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mit Hilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss. Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt.

Eine entsprechende Planung für die Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:

  • Bezeichnung der Maßnahme
  • Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
  • Einteilung des Bereichs innerhalb der Hauswirtschaftseitung
  • Sollwerte
  • Kriterien
  • Infotyp
  • Sortierung
  • Zuteilung von Objekt-Handbuch, Qualitäts-Kontrollen, Raumnutzung, Arbeitsmittel, Mitarbeiter und Bereichsleiter

Durch eine kluge und sorgfältige Einrichtung von Check­listen erleichtern sich Hauswirtschaftsleiterinnen die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind Verbrauchsmittel noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwaltung geklärt? Alle wichtigen Prüfpunkte sollten vorab kategorisiert und mit Sollwerten gewichtet werden. Somit können sie am Einsatztag sofort geprüft und abgehakt werden.

Per Knopfdruck zum kompletten Überblick über alle relevanten Vorgänge im Gebäude
Hauswirtschaftsleitung und Reinigungsdienstleister können sich auf einen gewünschten Soll-Zustand verständigen und diesen im System hinterlegen - als ausformulierte Zielvorgabe oder als Foto: Ganz egal, ob es das Staubsaugen an schwer erreichbaren Stellen im Zimmer betrifft oder die Vermeidung von Schmierfilmen beim Wischen im Bad. Das Abgleichen mit dem Ist-Zustand zeigt dann beiden Seiten ohne Zeitverzögerung, ob das gewünschte Ziel erreicht ist. Und auch hier kann wieder mit dem Bildbeweis gearbeitet werden. Der Einsatz von Fotos hat dabei einen weiteren Vorteil: Zielvorgaben können auch über Sprachbarrieren hinweg eindeutig dokumentiert werden.

Bei schwierigen Problemen kann die Reinigungskraft sofort um Hilfe bitten und wird somit nicht allein gelassen: Wird beim Reinigen eine ausgefallene Heizung bemerkt, kann die Information direkt an die Hauswirtschaftsleitung gegeben werden und per digitalem Auftragsticket von dort an den Techniker. Oder - wenn dies vorher so vereinbart wurde - Reinigungskraft und Hausmeister stimmen sich ohne Umweg direkt miteinander ab. Ist das Problem behoben, wird die Erledigung ebenfalls auf dem Mobiltelefon fest­ gehalten. Kommt es zu mehreren Problemen, wird die Abarbeitung der Mängel systematisch umgesetzt, indem einem Auftragsticket mehrere Maßnahmen zugeordnet und gesteuert werden. Die Hauswirtschaftsleitung erhält per Knopfdruck jederzeit einen kompletten Überblick über alle Reinigungsvorgänge - so wie ein Pilot im Cockpit seines Flugzeugs. Darüber hinaus werden alle weiteren Prozesse im Blick behalten, die die Reinigung direkt oder indirekt beeinflussen: Sei es das Schneeräumen des Winterdienstes oder die Reparatur eines Staubsaugers. Auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung wichtiger Maßnahmen können so gesteuert werden. Ein wichtiger Vorteil für Qualitätsmanagement und Controlling in Betrieben. Und Hauswirtschaftsleiterinnen können darüber hinaus QR-Codes in ihre Arbeitsabläufe integrieren, wodurch Aufträge oder Reklamationen schnell und einfach ausgelöst werden:

Wurde bei der Zimmerreinigung im Hotel ein Mülleimer übersehen und dies vom Gast entdeckt, kann diese sofort mittels QR-Code und Smartphone an die Hauswirtschaftsleitung und das Reinigungs-Team gemeldet werden. Ist der Mülleimer sauber und geleert, wird wieder das digitale Häkchen gesetzt. Eine ideale Voraussetzung, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse umzusetzen. Nicht nur die alltäglichen Arbeitsprozesse werden dadurch schneller und effizienter. Auch eine enge Verzahnung zwischen den eigentlichen Reinigungsaufgaben, der technischen Instandhaltungs- und anderen betrieblichen Bereichen wird ohne großen Aufwand durch die digitale Kommunikation möglich.

Geben die Reinigungskräfte des beauftragten Dienstleisters entlang der vorher festgelegten Anforderungskataloge und Checklisten alle relevanten Informationen in ihr Smartphone oder Tablet ein, stehen der Hauswirtschaftsleitung sämtliche Daten zur Verfügung jederzeit verfügbar und ohne Zeitverlust. Die ständige Transparenz über alle Abläufe sorgt somit dafür, dass die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister reibungslos und vertrauensvoll abläuft. Und die aufgenommenen Daten können anschließend auch systematisch ausgewertet und eingesetzt werden, beispielsweise für die Planung von Personalschulungen oder für Prämien bei guten Leistungen des Reinigungsdienstleisters.

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