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Pressebericht - Schnell, effizient und mobil

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Wie lassen sich Aufgaben im infrastrukturellen Facility Management, zum Beispiel im Bereich Winterdienst, IT-gestützt effizient managen? Wie kann man sensible Punkte per Smartphone und App im Blick behalten und im Bedarfsfall schnell reagieren? Unser Beitrag gibt Antworten.

Plötzlich war alles weiß und der Verkehr stand still. Schnee und Eis ließen in diesem Winter erst einmal auf sich warten, doch plötzlich war es so weit. Die kalte Jahreszeit hatte weite Teile Deutschlands umklammert. Besonders hart traf es die Ballungsgebiete und großen Metropolen: Dort kam der Verkehr weitgehend zum Stillstand. Im Ruhrgebiet legten Schnee und Eis Auto, Bus und Bahn an einigen Orten lahm. Zahlreiche Wagen blieben auf den Straßen liegen oder mussten abgeschleppt werden. Die Regionalbahn in Mülheim an der Ruhr stellte für einen Tag den Betrieb ein; in Essen ereigneten sich am schneereichsten Tag mehr als 40 Autounfälle.

Herausforderung Winterdienst
Nicht nur Polizei, Feuerwehr und Notärzte stellt die kalte Jahreszeit vor große Herausforderungen. Auch für alle Verantwortlichen im infrastrukturellen Facility Management bedeuten Schneefall und Glatteis Alarmstufe. Denn dann steht der Winterdienst vor seiner härtesten Aufgabe: Gehwege und Zufahrten vor Wohn- und Bürogebäuden müssen geräumt, glatte Stellen gestreut oder mit Warnhinweisen markiert werden. Kommt die Kälte über Nacht, heißt das für den Winterdienst, bereits in den frühen Morgenstunden mit allen wichtigen Arbeiten zu beginnen, damit Unfällen vorgebeugt wird. Zwar kommen Schnee und Eis nicht ganz ohne Vorwarnung: Schließlich lassen sich über die Wettervorhersage die Witterungsverhältnisse einigermaßen zuverlässig abschätzen und entsprechende Maßnahmen planen. Trotzdem bedeuten diese Prozesse für Objektmanager oft eine Herausforderung, schließlich müssen innerhalb kurzer Zeit alle Schritte eingeleitet werden: vom Personaleinsatz bis zur Bereitstellung von Material oder Maschinen. Eine Aufgabe, die weit über die tägliche Routine hinausgeht.

Anforderungskataloge und Checklisten helfen
Mit der Digitalisierung von Abläufen kann das Facility Management schneller und effizienter gestaltet werden. Moderne IT hilft dabei, alle Aufgaben im Blick zu behalten – und im Bedarfsfall abzuarbeiten. Der erste Schritt, um alle Pflichten, die sich im infrastrukturellen Facility Management ergeben, im Griff zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, vom Winterdienst über die Pflege von Grünanlagen bis zu Sicherheitsmaßnahmen, können mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mit Hilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss. Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern wird festgelegt.

Eine entsprechende Planung für die Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:

  • Bezeichnung der Maßnahme
  • Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
  • Einteilung des Bereichs innerhalb des Facility Managements
  • Sollwerte
  • Kriterien
  • Infotyp
  • Sortierung
  • Zuteilung von Objekthandbuch, Qualitätskontrollen, Raum­nutzung, Arbeitsmittel, Mitarbeiter und Bereichsleiter

Durch kluge und sorgfältige Einrichtung von Checklisten erleichtern sich Objektmanager die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind für den Winterdienst alle Geräte und Maschinen einsatzfähig? Sind Verbrauchsmittel noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwaltung geklärt? Alle wichtigen Prüfpunkte sollten vorab kategorisiert und mit Sollwerten gewichtet werden. Somit können sie am Einsatztag sofort geprüft und abgehakt werden.

Per Knopfdruck zum Überblick über alle Vorgänge
Bei Softwarelösungen wie e-QSS erhalten Objektleiter per Knopfdruck einen Überblick über den Status aller Vorgänge im Gebäudemanagement. Auf Wunsch auch als Übersicht, die mehrere Gebäude einbezieht, wenn diese von einer zentralen Stelle aus betreut werden. Dabei erhält man sofort Einsicht in die aktuellen Vorgänge – beispielsweise, wenn der Sicherheitsdienst mit seiner Arbeit begonnen hat oder der Schnee auf den Fußwegen vor dem Gebäude geräumt ist. Darüber hinaus können Auftragstickets vergeben und deren Status kann überprüft werden: Wird beim Schneeräumen entdeckt, dass eine Außenbeleuchtung ausgefallen ist, kann der Räumdienst sofort die zuständige Stelle informieren. Sie hakt das Ticket als erledigt ab, sobald alles funktioniert. Auch Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung wichtiger Maßnahmen können darüber gesteuert werden.

Mit QR-Code und Smartphone
Mit einer Maßnahmenverwaltung lassen sich außer einem Auftragsticket mehrere Maßnahmenschritte zuordnen. QR-Codes können in den Workflow integriert werden, wodurch Aufträge oder Reklamationen schnell und einfach ausgelöst werden: Werden vor einem Bürogebäude trotz verrichteter Arbeit des Winter- dienstes noch vereiste oder zugeschneite Wege entdeckt, können sie mittels QR-Code und Smartphone an das Facility Management gemeldet werden. Nicht nur die täglichen Arbeitsprozesse werden dadurch schneller und effizienter. Auch eine enge Verzahnung zwischen dem infrastrukturellen Facility Management, Instandhaltungsaufgaben und anderen betrieblichen Bereichen wird ohne großen Aufwand
durch die digitale Kommunikation möglich. Gleiches gilt für die Kontrolle externer Dienstleister, die digitalisiert, schnell und einfach durchgeführt wird. Die Zuständigen geben entlang der vorher festgelegten Anforderungskataloge und Checklisten alle relevanten Informationen in ihr Smartphone oder Tablet ein. Und schon stehen dem Verantwortlichen an zentraler Stelle online alle Daten zur Verfügung. Die ständige Transparenz über alle Abläufe sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister reibungslos und vertrauensvoll abläuft. 

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