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Pressebericht - Digitalisierung im Facility Management

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Und funktioniert das Ganze auch, wenn viel Wind weht?
Diese Frage stellte sich die Stadtverwaltung in Rostock kurz vor Jahresende 2017, als es um die Planung einer neuen Trockentoilette in einer küstennahen Lage der Stadt ging.
Eigentlich wollten die Beamten mit dem Sanierungskonzept für die öffentlichen Sanitäranlagen schon viel weiter sein. Doch dann standen sie vor vielen kleinen Details - und in denen steckt bekanntlich der Teufel.

Das kommunale Parlament der Hansestadt hatte längst einen Plan verabschiedet, wonach zahlreiche Neubauten, aber auch Wartungen und Modernisierungen an den kommunalen Sanitäranlagen vorgenommen werden sollten: An den im Sommer viel besuchten Stränden der Ostsee-Metropole ebenso wie in den abgelegeneren Stadtteilen Rostocks. Doch in der Umsetzungsphase stockte es dann plötzlich: Fragen des Küstenschutzes waren zu klären. Oder eben das Problem, dass das neue Häuschen für eine Trockentoilette auch dann noch stabil stehen muss, wenn der Wind mal richtig stark weht. Und so ziehen sich die Planungen weiter hin. Und werden allmählich zum Medienthema und Stadtgespräch.

Dass nicht nur die Verfügbarkeit öffentlicher Toiletten ein wichtiges Thema ist, sondern auch deren Funktionsfähigkeit und Sauberkeit, wissen mittlerweile viele deutsche Städte und Gemeinden. Denn nach entsprechenden Schreckensmeldungen in der Lokalpresse landauf, landab muss man nicht lange suchen. In Marburg an der Lahn schlägt sich der Magistrat gerade mit Klagen über Miss­stände an Schultoiletten herum. Erste Sanierungsmaßnahmen sind bereits in Sanierungsmaßnahmen sind bereits in Auftrag gegeben, ein verbessertes Management für Wartung und Reparatur wird angedacht. Am Hauptbahnhof in Eisenach lässt die Deutsche Bahn derzeit eine neue WC-Anlage einbauen, nach­ dem es regelmäßig Beschwerden über den schlechten Zustand der stillen Örtchen gab. Sauberkeit und Funktionsfähigkeit hängen bei öffentlichen sanitären Anlagen eng zusammen. Ein sensibles Thema - und das gilt allerdings nicht nur für das kommunale Facility Management. Auch Objekt-Manager im Unternehmen stellt es täglich vor Herausforderungen, alle sanitären Anlagen tadellos in Betrieb zu halten: Eine wichtige Aufgabe für Qualitäts-Manager und Gebäudetechniker. Mit der Digitalisierung von Abläufen können diese Prozesse schneller und effizienter gestaltet werden. Moderne IT hilft dabei, alle Aufgaben im Blick zu behalten, alle Aufgaben zuverlässig abzuarbeiten und Probleme schnell zu beseitigen.

Anforderungskataloge und Check listen erleichtern den Ablauf wichtiger Prozesse
Der erste Schritt, um alle Pflichten sich bei Wartungsarbeiten in der Gebäudetechnik ergeben, im Griff zu halten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, von der Wartung der Heizungsanlage bis zum regelmäßigen Check der Klimaanlage können hier mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mit Hilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss: Soll der Ölfilter der Heizung quartalsweise gewechselt werden oder hat die Erfahrung gezeigt, dass drei Mal im Jahr ausreichen? Wann wurde der Brenner das letzte Mal gereinigt und wann ist die nächste Reinigung fällig? Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern kann im Anforderungskatalog direkt festgelegt werden. Eine entsprechende Planung für Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:

  • Bezeichnung der Maßnahme
  • Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
  • Einteilung des Bereichs innerhalb des gesamten Facility Managements Sollwerte
  • Kriterien
  • Infotyp
  • Sortierung
  • Zuteilung von Objekt-Handbuch, Qualitäts-Kontrollen, Raumnutzung, Arbeitsmittel, Mitarbeiter und Bereichsleiter

Durch eine kluge und sorgfältige Einrichtung von Checklisten erleichtern sich Objekt-Manager die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind für die Wartungsarbeiten alle Geräte und Maschinen einsatzfähig, also beispielsweise auch Bohrmaschinen oder Motorsägen, die beim Einbau neuer Elemente für die sanitären Anlagen benötigt wer­ den? Sind Verbrauchsmittel wie Handschuhe oder Reiniger noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwaltung oder die Übergabe von Schlüsseln an Handwerker geklärt? Alle wichtigen Prüfpunkte sollten vorab kategorisiert und mit Sollwerten gewichtet werden. So­ mit können sie zu Beginn der Wartungsarbeiten sofort geprüft und abgehakt werden.

Per Knopfdruck zum kompletten Überblick über alle relevanten Vorgänge im Gebäude
Bei Softwarelösungen wie dem im technischen Facility Management genutzten e-QSS erhalten Objekt-Manager und technische Leiter per Knopf­ druck einen kompletten Überblick über den Status der Vorgänge in allen Gebäuden - sowie ein Pilot im Cockpit seines Flugzeugs. Ist das als defekt gemeldete WC wieder repariert, wird diese Information sofort vermerkt und steht allen Entscheidern im Facility Management zur Verfügung. Darüber hinaus werden alle weiteren Prozesse im Gebäude im Blick behalten, die die Wartungsarbeiten direkt oder in­direkt beeinflussen können: Beispiels­weise, wenn der Sicherheitsdienst mit seiner Arbeit begonnen hat oder im Winter der Schnee auf den Fußwegen vor dem Gebäude geräumt ist. In einem nächsten Schritt können Auftragstickets vergeben und deren Status überprüft werden: Wird bei der Reparatur einer defekten Heizungsanlage entdeckt, dass eine Außenbeleuchtung ausgefallen ist, kann der Techniker so­ fort die zuständige Stelle informieren - und diese hakt das Ticket als erledigt ab, sobald wieder alles funktioniert. Per Foto kann das erfolgreich bearbeitete Auftrags-Ticket mit einem entsprechenden Beleg ergänzt und im System hinterlegt werden. Auch betriebswirtschaftlich relevante Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung wichtiger Maßnahmen sind hierüber zu steuern. Mit einer Maßnahmenverwaltung können Facility Manager außerdem einem Auftragsticket mehrere Maßnahmenschritte zuordnen. Muss eine Heizung nicht nur routinemäßig gewartet werden, sondern soll an der gleichen Anlage auch ein technisches Problem gelöst werden, können die einzelnen Maßnahmen sinnvoll aufeinander abgestimmt und den jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet werden. Mit Hilfe von QR-Codes kann der Workflow des Facility Managements erheblich verbessert und beschleunigt werden, wodurch Aufträge oder Reklamationen schnell und einfach ausgelöst werden: Funktioniert das defekte WC im Bürotrakt trotz sorgfältiger Wartung und Reparatur plötzlich doch wieder nicht, kann dies sofort mittels QR-Code und Smartphone an das Facility Management gemeldet werden. Eine ideale Voraussetzung, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen umzusetzen und dem Kunden ein gutes Gefühl in Sachen Sicherheit und Sauberkeit zu geben. Nicht nur die alltäglichen Arbeitsprozesse werden dadurch schneller und effizienter. Auch eine enge Verzahnung zwischen den technischen Wartungsarbeiten, dem gesamten Facility-Management und anderen betrieblichen Bereichen wird ohne großen Aufwand durch die digitale Kommunikation möglich. So kann beispielsweise der Controller im Unternehmen schnell auf die entsprechenden Kennzahlen aus dem Gebäude-Management zugreifen und gegebenenfalls Stellen für Optimierung potenziale identifizieren. Gleiches gilt für die Koordinierung und Überprüfung externer Dienstleister, die digitalisiert schnell und einfach durchgeführt wird. Beauftragte Handwerker geben entlang der vorher festgelegten Anforderungskataloge und Checklisten alle relevanten Informationen in ihr Smartphone oder Tablet ein. Und schon stehen dem Verantwortlichen an zentraler Stelle online sämtliche Daten zur Verfügung. Die für ständige Transparenz über alle Abläufe sorgt somit dafür, dass die Zusammenarbe zwischen Auftraggeber und Dienstleister reibungslos und vertrauensvoll abläuft.

Wartung digital - so helfen Smartphone und App

  1. Legen Sie alle relevanten Anforderungen schriftlich fest.
  2. Übertragen Sie diese in die IT: Erstellen Sie passende Checklisten und nehmen Sie Kategorisierungen vor
  3. Legen Sie Prozesse fest: Welche Maßnahmen sollen wie oft und von wem durchgeführt oder kontrolliert werden?
  4. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter per Smartphone oder Tablet überall im Gebäude jederzeit über alles Wichtige informieren und informiert sind.
  5. Verknüpfen Sie das technische Facility Management mit anderen betrieblichen Bereichen.
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