KLINISCHES QUALITÄTSMANAGEMENT
MAMMUTAUFGABE
IN ZEITEN VON CORONA
In Krankenhäusern stehen Therapie und Versorgung im Vordergrund, penible
Sauberkeit und Hygiene sind ein Muss. Die Verantwortlichen für Hygieneaufgaben in den Kliniken und Krankenhäusern stehen deshalb besonders unter Druck. Um Sauberkeit und Hygiene zu garantieren, kommt dem Qualitätsmanagement eine entscheidende Rolle zu.
Krankenhäuser stehen in der Corona-Krise gleich mehrfach im Brennpunkt, wenn es um die Eindämmung der Pandemie geht. Tagtäglich leisten Tausende Ärztinnen und Ärzte, Schwestern, Pfleger und andere Fachkräfte in der medizinischen Versorgung Schwerstarbeit bei der Behandlung von Patienten: Denn Fachpersonal ist in vielen Kliniken landauf, landab bereits knapp.
Doch das ist nur die eine Seite. Krankenhäuser sind nicht nur mit Therapie und Versorgung betraut, sie können auch zu Orten der Ansteckung werden. Immer wieder sind seit Frühjahr 2020 Meldungen über Corona-Ausbrüche in deutschen Kliniken in den Medien zu finden.
Eine chinesische Studie kam darüber hinaus zu dem Ergebnis, dass weltweit die Ansteckungsgefahr besonders für das medizinische Personal nicht unbeträchtlich ist. Denn oft kann bei der täglichen Untersuchung von Patienten nicht ausreichend Abstand gehalten werden, verschiedene medizinische Maßnahmen führen außerdem dazu, dass es zu einer verstärkten Aerosolbildung kommt. Umstände, die die Arbeit nicht gerade erleichtern.
HYGIENE MUSS GESICHERT SEIN
Darüber hinaus weist das Robert Koch-Institut in seinen offiziellen Richtlinien für Kliniken auf die Gefahr der „alltäglichen“ Übertragung der Viren über Hände oder glatte Oberflächen hin.
In den Kliniken stehen die Verantwortlichen für Hygieneaufgaben deshalb besonders unter Druck, zumal sich seit Beginn der Corona-Krise dort überdurchschnittlich viele Personen aufhalten, die zu einer der Risikogruppen für schwere Covid-19-Verläufe zählen. Ein zuverlässiges Qualitätsmanagement ist entscheidend, um Sauberkeit und Hygiene zu garantieren – und somit ein Baustein zur Vermeidung von Ansteckungen. Dabei leisten Software und Apps mittlerweile einen wichtigen Beitrag.
ORGANISATION ÜBER ALLE BEREICHE
Zwar fehlt es in vielen deutschen Kliniken noch an einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie und an IT-Fachpersonal, hat eine Analyse der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO AG und des Deutschen Krankenhausinstituts festgestellt. Doch im Alltag des Klinik-Managements nehmen IT-gestützte Abläufe einen immer größeren Platz ein.
So gehört die IT auch an unterschiedlichen Stellen zum Alltag am Krankenhaus Landshut-Achdorf in Niederbayern. Mehr als 21.000 Patientinnen und Patienten werden in der Klinik pro Jahr stationär behandelt, rund 27.000 ambulant. Nicht selten geht es dabei um Leben und Tod. Deshalb müssen alle Abläufe und Prozesse perfekt organisiert sein; von der Aufnahme der Patienten über die Belegungsplanung und die Durchführung von Therapien, bis hin zur Entlassung und nachstationären Behandlung. Hier bildet die IT das Rückgrat im gesamten Versorgungsmanagement der Klinik.
PERFEKTES REINIGUNGSMANAGEMENT UNERLÄSSLICH
Doch Software und Apps erobern noch weitere Teile des Klinik-Alltags, zum Beispiel im Qualitätsmanagement. Hier wird dafür gesorgt, dass die vielen großen und kleinen Aufgaben im Krankenhaus, die zur täglichen Routine gehören, auch die gewünschten Ergebnisse erzielen. Dazu zählt die Reinigung von Operationssälen, Patienten- und Behandlungszimmern. Hohe Sorgfalt bei der Hygiene ist in Krankenhäusern besonders wichtig, deshalb ist ein perfektes Reinigungsmanagement hier unerlässlich. Und das ist eine echte Mammutaufgabe für eine Klinik, in der Tag für Tag mehrere hundert Räume mit 347 Patientenbetten saubergemacht werden müssen.
„IT hilft uns an vielen Stellen, um die täglichen Aufgaben schneller und effizienter durchzuführen“, sagt Beate Leipold, Leiterin der Servicegesellschaft der Landshuter Kommunalkliniken (Lakumed GmbH). Das Krankenhaus vertraut dabei auf die Software-Lösung e-QSS. Der auf Qualitätsmanagement spezialisierte Anbieter Neumann & Neumann arbeitet bereits seit mehreren Jahren für das Klinikum, unter anderem bei öffentlichen Ausschreibungen und Qualitäts-Checks. So wird bei den per Software und App durchgeführten Kontrollen dokumentiert, welche Reinigungsvorgänge wann und wo erfolgreich erledigt wurden – und wo es gegebenenfalls noch Verbesserungspotential gibt. Auf diesem Weg haben alle Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement im Klinikum jederzeit einen Überblick zu allen wichtigen Kennzahlen. aber auch darüber, welche Aufgaben bereits abgearbeitet wurden, wo es noch offene Tickets gibt und wo noch Schulungsbedarf besteht. Damit haben alle beteiligten Mitarbeiter einen Informationsstand, der in diesem Umfang und in dieser Geschwindigkeit vor Einführung der IT-Anwendung undenkbar gewesen wäre. Software und Apps helfen, die täglichen Routineaufgaben im Qualitätsmanagement wesentlich schneller und effizienter durchzuführen. Dazu zählen auch die neuen Herausforderungen, die durch Corona auf die Krankenhäuser zugekommen sind. Im Mittelpunkt stehen dabei die Hygienekonzepte, die jede Klinik umsetzen muss. Digitale Tools sorgen dafür, die Einhaltung der Pläne im Griff zu behalten und die Ergebnisse sorgfältig zu dokumentieren. Spezialisierte Software-Anwendungen helfen dem Klinik-Management in ganz unterschiedlichen Bereichen, den neuen coronabedingten Anforderungen gerecht zu werden:
– Steuerung von Prozessen in der Patientenversorgung: Viele alltägliche Prozesse im Krankenhaus haben durch Corona zusätzliche Relevanz erhalten. Dazu zählen beispielsweise das sorgfältige Reinigen und Desinfizieren der Hände des gesamten Klinikpersonals. Die Abläufe müssen im Rahmen der Hygienekonzepte oft angepasst werden, zum Beispiel im Hinblick auf Häufigkeit oder Anwendungsfälle. Ob alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Klinik die Vorgaben sorgfältig einhalten, kann durch Qualitäts-Checks geprüft und direkt online dokumentiert werden. So werden Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben.
– Steuerung des Reinigungsmanagements: Die Pandemie hat nicht nur für die unmittelbare medizinische Betreuung und Versorgung des Patienten Folgen. Auch Abläufe bei der Reinigung müssen angepasst werden. Hierzu gehören ein häufigeres Desinfizieren von Türklinken, Nachttischen oder des Nassbereichs in Patientenzimmern. Mit Hilfe von Smartphones können entsprechende Aufgaben für das Reinigungspersonal oder den externen Gebäudereiniger klar und übersichtlich in Listen hinterlegt werden. Die Reinigungskraft kann dann während der Arbeit vor Ort im Klinikgebäude das Ausführen ihrer Aufgaben abhaken. Bildvorlagen oder die Übersetzung in andere Sprachen helfen Reinigungskräften, die nur über geringe Deutschkenntnisse verfügen. Auch eine Zeiterfassung aller Abläufe ist mit Hilfe moderner IT-Anwendungen direkt aus dem System heraus möglich. Dadurch werden die Abläufe im Reinigungsmanagement nicht nur geprüft – es werden auch viel schneller Verbesserungspotenziale deutlich, die zum Einsparen von Zeit und somit zur Senkung von Kosten beitragen.
– Steuerung des Facility Managements: Im Facility Management kann die Abarbeitung von Aufgaben, die der Pandemie-Bekämpfung dienen, über digitale Tools vorgenommen werden. Dazu zählt beispielsweise die Wartung von Luftfilteranlagen. Hier kann ein Zeitintervall für die Prüfung online festgelegt werden. Die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Facility Management erhalten dann auf ihrem Endgerät (Smartphone, Tablet, stationärer PC) automatisch eine Erinnerung, wenn die Kontrolle ansteht. Ein zusätzlicher Vorteil: Auch dann, wenn Mitarbeitern, die nicht mit FM-Aufgaben betraut sind, ein Mangel an den Filteranlagen auffällt, können sie sofort online ein Auftragsticket auslösen und eine Prüfung veranlassen.
– Steuerung der Warenlogistik: Das Management der neuen Hygienevorschriften bringt neue logistische Herausforderungen mit sich: Verbrauchsmaterial wie Desinfektionsmittel, Schutzbrillen, Mund-Nasen-Masken oder Schutzkittel werden viel häufiger benötigt als früher. Die Prüfung der Bestände kann digital perfekt gesteuert und angepasst werden. Ist beispielsweise der Verbrauch von Desinfektionsmittel absehbar, kann eine entsprechende Notiz auch vom Pflegepersonal online hinterlegt werden. Der zuständige Mitarbeiter im Einkauf wird sofort informiert und kann eine Bestellung auslösen. Controlling und Buchhaltung sind über die Ausgaben informiert und können sie vormerken. So sind alle an der Warenlogistik beteiligten Stellen jederzeit in Echtzeit informiert.
Die Planung, Prüfung und Kontrolle des Qualitätsmanagements in der Klinik wird durch die Digitalisierung von Abläufen wesentlich schneller und effizienter. Dadurch werden zwei Aufgaben erfüllt, die im Klinikmanagement oft wie ein Gegensatzpaar erscheinen: Nämlich das Einsparen von Ressourcen einerseits und andererseits die sorgfältige Dokumentation von Abläufen im Qualitätsmanagement, die gerade in Corona-Zeiten behördlichen Prüfungen standhält.
SO HILFT IT: QUALITÄTSMANAGEMENT IN DER KLINIK
1. Abwicklung von Auftragstickets
Schnelles Abarbeiten von Tickets, auch bei coronabedingten Anpassungen.
2. Datenaustausch zwischen Auftraggeber und -nehmer
Einfacher Datenaustausch mit dem Reinigungs- oder FM-Dienstleister: Seide Seiten haben Jederzeit und von Jedem Ort aus Einblick in alle relevanten Kennzahlen.
3. Hilfe bei Sprachbarrieren
Leichtere Arbeit durch Fotos und Checklisten auf dem Smartphone, die sprachlich angepasst werden.
4. Zuverlässige Dokumentation von Corona-Hygienekonzepten
Prüfkriterien werden per Smartphone direkt während der Reinigung abgehakt und 1n die Dokumentation überführt.
