INTUITIVE DIGITALISIERUNG
Nie wieder IT-Schulungen dank Software
Damit sich herkömmliche IT-Schulungen erledigt haben, sollte Software intuitive Checklisten bieten, Bildvorgaben, interaktive Routenführung, Übersetzungs-Tools – sagen die Berater Eva und Oswald Neumann.
Corona trifft die Catering-Branche hart: Leere Schulen, geschlossene Betriebskantinen, Kurzarbeit. Durch die Folgen des Lockdowns wächst der betriebswirtschaftliche Druck in der Branche. Digitalisierung, wenn sie klug geplant und umgesetzt wird, kann Abhilfe schaffen: Sie sorgt für effizientere Abläufe und öffnet zahlreiche Möglichkeiten, Kosten zu senken. Wenn da nicht ein häufig wiederkehrendes Problem wäre: Investieren Cate-ring-Betriebe in neue Anwendungen, sind diese zwar technisch in aller Regel perfekt – in der Anwendung jedoch oft kompliziert. Und das führt dann dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wieder Schulungsbedarf haben – oder, noch schlimmer, einen Bogen um die IT machen. Erste Softwarehäuser reagieren auf diese Herausforderung und entwickeln Anwendungen, die intuitiv bedienbar sind. So hat sich das auf Digitalisierung im Qualitätsmanagement spezialisierte Unternehmen Neumann & Neumann für seine QM-Software „e-QSS“, die in der Catering-Branche weit verbreitet ist, ein großes Ziel gesetzt: Den Schulungsaufwand auf Null zu reduzieren. Das bedeutet: keine Unklarheiten mehr, keine Nachfragen und sofortige Einsetzbarkeit von Software und Apps. Für wichtige Aufgaben im Qualitätsmanagement bei der Gemeinschaftsverpflegung ist das eine Herausforderung! Aber es ist kein Selbstzweck, denn mit einer Software, die einfach und unkompliziert zu bedienen ist, sinkt die Fehleranfälligkeit bei HACCP-Checks, Verprobungen, dem Hygiene-Management und anderen sensiblen Prozessen im Umgang mit Lebensmitteln.
Fünf Auswahl-Kriterien
Neue, intuitiv bedienbare Anwendungen werden so entwickelt, dass sich das Handling einfach erschließt und dadurch die Fehleranfälligkeit sinkt. Cateringanbieter, die ihr Qualitätsmanagement digitalisieren wollen, sollten bei der Auswahl der richtigen Software schon im Vorfeld prüfen, was die Anwendung kann und ob Mitarbeitern die Einarbeitung leichtfällt.
Das sollten Software und Apps leisten:
1. Kennzahlen im Blick
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb, die mit QM in Berührung kommen, sollten jederzeit Einblick in den wichtigsten Kennzahlen haben: Wurden bei den Lebensmittelproben Abweichungen von den Vorgaben festgestellt – und, wenn ja, was ist zu tun? Müssen Verbrauchsprodukte nachbestellt werden? Neue Software-Lösungen bieten in einem individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittenen Cockpit einen Überblick zu allen qualitätsrelevanten Kennzahlen in Echtzeit. QM-Verantwortliche haben, wie der Pilot im Flugzeug, jederzeit alle wichtigen Daten Griff. So kann beim Erkennen von Mängeln sofort eingegriffen werden: Nicht erst nach einer langwierigen Prozesskette, in der Daten analog von Abteilung A an Abteilung B übergeben werden müssen.
2. Intuitive Checklisten
Sofort zu verstehen, leicht bedienbar und von überall aus per Smartphone nutzbar: Intuitiv gestaltete Checklisten, in denen beispielsweise Prüfpunkte in der Lebensmittelhygiene hinterlegt werden, helfen Missverständnisse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren. Erklärt sich die App von allein, entfallen Schulungen, die immer eines zeitlichen Vorlaufs bedürfen und gerade in Corona-Zeiten mit Aufwand verbunden sind.
3. Interaktive Routenführung und Avatare
Anhand von hinterlegten Muster-Routen wird Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Schritt für Schritt gezeigt, wie und an welcher Stelle Informationen einzugeben sind. Idealerweise sind Avatare als virtuelle Ratgeber direkt im Webportal integriert und helfen bei der Anwendung im QM-Alltag.
4. Bildnachweise
Ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte. Moderne IT-Anwendungen binden Fotos ein und ermöglichen damit eindeutige Vorgaben; beispielsweise dazu, wie ein perfekt gereinigtes Lager aussehen soll. Eine Erleichterung für Reinigungskräfte, die sofort erkennen, was erledigt werden muss.
5. Übersetzung
Sprachbarrieren sind keine Hürde mehr durch neu entwickelte Tools, die den Übersetzer bereits eingebaut haben: Inhalte lassen sich in nahezu alle Länder weltweit übertragen. Auch Listen, Handbücher und Leitfäden für das HACCP-Management können direkt online hinterlegt und bei Bedarf, ganz ohne Schulung, von den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufgerufen werden.
Caterer, die ihre Prozesse mit den richtigen Anwendungen digitalisieren, machen die IT zu einem wichtigen Helfer ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Alltag – und sorgen gleichzeitig für noch mehr Sicherheit im Qualitätsmanagement. (Neumann)
