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Pressemeldung Reinigungsmarkt „Hygiene-Pläne: Schneller, effektiver, rechtssicher arbeiten“

Smartphone und App statt Zettel und Stift schon jetzt

Es bleibt dabei: Corona wird uns auch im Jahr 2022 begleiten. Allzu optimistische Prognosen, dass die Pandemie im Laufe des Jahres 2021 überwunden wird, haben sich als Irrtum herausgestellt. Und das bedeutet für Unternehmen, dem Thema Hygiene weiterhin eine hohe Priorität einzuräumen, vor allem im Hinblick auf den Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Noch sensibler ist das Hygiene-Management für Einrichtungen, in denen Risikogruppen betreut werden, also Krankenhäuser und Pflegeheime.

Die Ausarbeitung, Prüfung und regelmäßige Anpassung von Hygieneplänen stehen dabei im Mittelpunkt. Denn hier ist festgelegt, welche Schutzmaßnahmen im Betrieb umgesetzt, überprüft und dokumentiert werden. Das beginnt bei der Ver­sorgung mit Verbrauchsmaterialien, geht über die sorgfältige Reinigung von Arbeitsplätzen und Gemeinschaftsräumen bis hin zur Nutzung und Entsorgung von Arbeitskleidung. Zwar hat die Pandemie in vielen Unternehmen für einen Digitalisie­rung-Schub gesorgt, doch beim Hygiene-Management regieren oft noch Zettel, Stift und Excel-Listen: Das ist nicht nur mühsam, sondern unter Umständen sogar gefährlich. Wird auf digitale Prozesse umgeswitcht, bietet sich nicht nur ein erhebliches Einsparpotenzial an Zeit und somit auch an Kosten: Als wich­tiger Zusatz-Effekt kommt hinzu, dass die Dokumentation von Hygiene-Maßnahmen dann endlich lückenlos ist und im Fall der Fälle auch einer rechtlichen Prüfung standhält.
Software und Apps erweisen sich hier als wertvolle Helfer: Einmal aufgesetzt, lassen sich Hygiene-Pläne komplett digital steuern und anpassen: Das Setzen eines Häkchens an der richtigen Stelle reicht dann aus, schon sind alle notwendigen Daten gespeichert, transparent verfügbar und im Idealfall sogar dokumentiert.

6 Beispiele, wie das in der Praxis aussehen kann:

1. Wie bei Wartungsplänen im Facility Management lässt sich auch für die Hygiene ein automatisierter Workflow mit Intervallplanung oder Serienterminen durchführen. Wird beispielsweise das Reinigen von Arbeitsplätzen häufiger vorgenommen als zuvor, erinnert eine Nachricht automatisch an jedem geplanten Tag an die Durchführung der Aufgabe (Serientermin). Abläufe, die sich schwer zeitlich vorhersehen lassen, können mit einem Intervall hinterlegt werden: Stellt die Reinigungskraft fest, dass Desinfektionsmittel fast ver­braucht sind, kann sie automatisch eine Bestellung auslösen, um für Nachschub zu sorgen.

2. Bildvorgaben und intuitiv bedienbare Checklisten machen Reinigungsabläufe einfacher – auch dann, wenn es Sprach­barrieren gibt. Fehler werden durch eindeutige Vorgaben bereits im Vorweg vermieden: Ein Bild von der perfekt gerei­nigten und aufgeräumten Gemeinschaftsküche wird einfach im System hinterlegt und lässt damit keine weiteren Fragen offen, wie alles aussehen soll, wenn der Reinigungsdurchlauf abgearbeitet ist.

3. Auftragstickets können direkt aus dem System heraus generiert und sofort abgearbeitet werden. Es entsteht kein Zeitverlust und Qualitätsmängel werden reduziert. Stellt die Reinigungskraft beim Saubermachen fest, dass ein Licht in der Toilette ausgefallen ist, kann sie sofort den Facility Manager informieren. Der Auftrag nimmt keine Umwege mehr und kommt direkt dort an, wo er hinsoll.

4. Die Identifikation von häufig auftretenden Problemen wird viel einfacher und schneller: Kommt es vor, dass aufgrund des hohen Verbrauchs in einer bestimmten Abteilung Corona-Tests häufig fehlen, wird dies sofort bemerkt. Ent­sprechend kann die Anpassung der Bestellmengen sofort stattfinden. Auch in anderen Bereichen können auf diesem Weg Probleme identifiziert werden: Zum Beispiel wieder­holte Reinigungsmängel in einem bestimmten Teil des Ge­bäudes, die dann mit Schulungsmaßnahmen zielgerichtet behoben werden können.

5. Die beim Abarbeiten der Hygiene-Pläne erhobenen Daten können als wertvolle Ressource genutzt werden, auch an Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen: Der Einkauf plant dann viel zielgerichteter die Anschaffung von Verbrauchsmaterial, das Controlling erhält wichtige Kenn­ziffern, beispielsweise für den optimalen Einsatz externer Dienstleister.

6. Die Reaktion auf veränderte Rahmenbedingungen wird in einem digitalen Hygiene-Plan viel schneller und flexibler vorgenommen: Ändern sich beispielsweise die Vorgaben zur Testpflicht am Arbeitsplatz, wird dies sofort hinterlegt und die Neuregelung entsprechend angewandt.

Bei all diesen Prozessen profitieren die Anwender von wesent­lich einfacheren, schnelleren Abläufen und von einer lücken­losen Dokumentation.
IT-Anwendungen wie das im Hygiene-Management beliebte e-QSS überführen Daten, die bei der Abarbeitung von Hygiene-­Pläne erhoben werden, automatisch in die Dokumentation. Umwege werden vermieden, alle Informationen sind auf Knopf­druck jederzeit verfügbar.

Wichtig bei der Digitalisierung des Hygiene-Managements ist jedoch: Neue Software-Anwendungen sind zwar technisch fast immer perfekt, jedoch in der Handhabung oft zu kompliziert.
Gerade Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig IT-Affinität machen dann Fehler oder versuchen, die Anwendung ganz zu umgehen. Es kommt zu verzerrten Ergebnissen und hohem Schulungsbedarf. Bei der IT-Anschaffung ist deshalb unbedingt zu berücksichtigen, dass die Tools einfach zu bedienen sind und ohne Schulungsaufwand auskommen. Zu den wichtigen Features, die die Anwendung neuer IT vereinfachen, zählen beispielsweise intuitiv nutzbare Checklisten, Erklärfilme und Avatare. So lassen sich mit klug durchdachter Digitalisierung die Herausforderungen des Hygiene-Managements auch im kommenden Jahr deutlich leichter bewältigen.

 

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