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Pressemeldung Rationell Reinigen „Und täglich grüßt der Avatar“

Die neue Software für das Qualitätsmanagement ist implementiert – doch dann hakt es bei der Anwendung im Alltag. Um dies zu vermeiden, sollten Gebäudereiniger bereits bei der Auswahl der Tools ein besonderes Augenmerk auf den Aspekt der intuitiven Bedienbarkeit legen.

Bereits vor Beginn der Corona-Krise standen die Betriebe unter hohem Kostendruck. Und die Pandemie hat die Branche zusätzlich getroffen: 26 Prozent der Gebäudereinigungsunternehmen haben Mitarbeiter entlassen, 17 Prozent einen Teil der Belegschaft in Kurzarbeit geschickt. Das hat eine Umfrage der Gebäudereiniger-Innung bereits im Winter 2020 ergeben. Angesichts der Fortführung vieler Lockdown-Maßnahmen bis in den Sommer dieses Jahres dürfte die Lage weiter schwierig bleiben.


Vor diesem Hintergrund kann Digitalisierung jetzt dabei helfen, die nötigen Weichen für die Zukunft zu stellen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Abläufe, die nach wie vor in vielen Betrieben entweder mit Zettel und Stift oder mit händisch eingepflegten Excel-Daten vorgenommen werden, lassen sich softwareunter-stützt viel schneller steuern – zum Beispiel Qualitäts-Checks oder die Vergabe von Auftragstickets.

Die damit erreichbare bessere Performance bei den Prozessen hilft Kosten zu senken und somit Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Am Anfang der Softwareauswahl steht immer eine durchdachte Analyse der Prozesse. Auch dann, wenn alle Abläufe eingespielt sind und „rund“ laufen, kann Software fast immer helfen, diese Abläufe schneller zu steuern: Da wichtige Kennziffern allen Beteiligten in Echtzeit vorliegen, werden Mängel viel schneller erkannt und behoben. Dokumentationen im Qualitätsmanagement können sogar per Knopfdruck automatisiert und ohne Zusatzaufwand vorgenommen werden. Zum frühestmöglichen Zeitpunkt ist es deshalb wichtig festzulegen, was die Software können muss und was nicht. Auf diese Weise lassen sich Fehlinvestitionen vermeiden: Zum Beispiel in IT-Anwendungen, die zwar allerlei leisten – jedoch nicht das, was eigentlich gefragt ist.


DIE TÜCKEN KOMMEN IN DER PRAXIS

Zwar sind IT-Anwendungen technisch in aller Regel perfekt, im Handling sind sie jedoch oft eine Herausforderung. Und genau das führt dann dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wieder Schulungsbedarf haben: Arbeitsprozesse verlangsamen sich, Fehler passieren. Und plötzlich rechnet sich die Investition in Software und Apps nicht mehr.
In der IT-Branche ist dieses Problem angekommen und an die Entwickler wird verstärkt der Wunsch nach einer einfachen, intuitiv bedienbaren Software herangetragen – und zwar unabhängig von der Wahl des verwendeten Endgerätes (Smartphone/Tablet/PC). Gebäudereiniger, die ihre Prozesse digitalisieren wollen, sollten dementsprechend sorgfältig prüfen, was die ins Auge gefasste Anwendung diesbezüglich kann.
Unter anderem sollten vor der Entscheidung für eine neue IT-Anwendung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb bedacht werden, die am Reinigungsmanagement beteiligt sind. Nur wenn von Vornherein feststeht, welcher Personenkreis die Software oder App später im Reinigungsalltag einsetzt, kann darauf geachtet werden, dass die ins Auge gefassten Tools auch anwenderfreundlich aufgebaut sind. Das gilt vor allem für Teile der Belegschaft, die zum Beispiel aus Altersgründen oder aufgrund von Sprachbarrieren – was gerade im Reinigungsgewerbe nicht selten der Fall ist – Berührungsängste bei neuen Anwendungen haben. Intuitiv bedienbare Checklisten, das Hinterlegen von Bildvorgaben oder Übersetzungsfunktionen im System helfen dann dabei, dass sich neue Anwendungen schnell erschließen lassen.

 

ERKLÄRFILME ANSTELLE TRADITIONELLER „HILFE“-FUNKTIONEN

Neue IT-Tools für Gebäudereiniger gehen aber noch weit darüber hinaus: Traditionelle „Hilfe“-Funktionen innerhalb einer Softwarearchitektur, die ähnlich wie ein Lexikon aufgebaut sind, sind längst überholt. Stattdessen geben in modernen Tools Erklärfilme anhand von Best-Practice-Beispielen einen direkten Einblick, wie Software und Apps in der betrieblichen Praxis eingesetzt werden. Die Nutzer erkennen dabei auf einen Blick, wie bei Problemen vorzugehen ist und können Lösungswege übernehmen. Eine weitere Hilfe sind hinterlegte Musterrouten, die Anwendern Schritt für Schritt zeigen, wie und an welcher Stelle Informationen einzugeben sind. Mitunter sind sogar Avatare als Ratgeber in die Benutzeroberfläche integriert. Avatare beantworten direkt aus dem System heraus Fragen, die sich regelmäßig bei der Anwendung stellen – beispielsweise, wie ein Auftragsticket auf den Weg zu bringen oder eine Objektauswertung zu erstellen ist.
Mit Hilfe neuer IT-Anwendungen kann das Qualitätsmanagement auch direkt mit Fort- und Weiterbildungsangeboten verschmelzen. Wird beim Qualitäts-Check festgestellt, dass einzelne Mitarbeiter noch Schulungsbedarf zu einem bestimmten Thema haben, kann ihnen eine entsprechende Lerneinheit freigeschaltet werden. Das Prinzip des lebenslangen Lernens wird somit direkt digital abgebildet und umgesetzt. Jede Lerneinheit wird online von dort aus durchgeführt, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet; ob im Büro oder im Homeoffice. Ist das E-Learning-Modul erfolgreich absolviert, geht eine entsprechende Mitteilung an die Personalverantwortlichen, die somit jederzeit Überblick zum Kenntnisstand aller Mitarbeiter haben.

 

DATEN-SILOS VERMEIDEN

Ein weiterer wichtiger Prüfpunkt bei der Anschaffung neuer Anwendungen: Lassen sich die Tools reibungslos in die bestehende betriebliche IT-Landschaft integrieren? Wichtig ist es dabei, bereits im Vorfeld das Entstehen von „Daten-Silos“ zu vermeiden. Wenn im Rahmen des Qualitätsmanagements ohnehin fortlaufend Daten gesammelt werden, ist es ideal, wenn diese automatisch anderen Abteilungen zur Verfügung stehen – etwa dem Controlling oder dem Einkauf. Nur wenn an den entsprechenden Schnittstellen alles rundläuft, lassen sich die Möglichkeiten, die die Umstellung auf digitale Abläufe bietet, auch komplett nutzen. Da sich im Zeitalter der Digitalisierung Dinge im rasanten Tempo ändern, ist es oft schwer, heute die betrieblichen Anforderungen abzuschätzen, die sich in zwei, drei oder fünf Jahren stellen. Trotzdem sollte diese Frage so gut wie möglich eruiert werden. Bei der Digitalisierung im Betrieb dürfen an Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen keine Brüche entstehen. Und Apps sollten flexibel genug sein, um sich Veränderungen im Betrieb anzupassen: Stichwort „Agiles Management“. Sollte sich am Ende des Tages herausstellen, dass bei den ausgewählten Tools Mensch und IT doch nicht zueinander finden, ist es wichtig, dass die Reißleine gezogen werden kann. Deshalb sollten Gebäudereiniger mit dem jeweiligen Softwarehaus Probezeiträume vereinbaren, um alles ausführlich testen zu können. Zusammenfassend lässt sich festhalten: Digitalisierung richtig umgesetzt, schlägt mehrere Fliegen mit einer Klappe. Abläufe werden effizienter, wichtige Kennziffern sind jederzeit transparent einsehbar, Mängel werden sofort erkannt, die Dokumentation wird ohne Zusatzaufwand automatisiert vorgenommen und einmal erhobene Daten sind auch in anderen Geschäftsbereichen einsetzbar. Doch nicht nur das: Bei entsprechend nutzerfreundlichen Apps sinkt die Anfälligkeit für Fehler. Und damit steigt letztlich auch die Zufriedenheit der Anwenderinnen und Anwender, weil die IT als wichtiger Helfer im Alltag empfunden wird, um die eigene Arbeit erfolgreich zu erledigen. Ein Beispiel für eine Software zur intelligenten Digitalisierung aller QM-Prozesse, welche die angesprochenen Funktionalitäten wie hinterlegte Musterrouten, Erklärfilme und Avatare bereits implementiert hat, ist e-QSS von Neumann & Neumann. Damit ausgestattet, soll die Lösung zukünftig sogar komplett ohne Schulungsaufwand auskommen. Und indem Fragen zur Anwendung direkt aus dem System heraus beantwortet werden, sollen am Ende auch Arbeitsverzögerungen oder Bedienungsfehler auf null sinken.

 

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