Pressemeldung Facility Management August 2021 / “Smarte Tools für effiziente Reinigungsprozesse”

So gelingt die Umstellung auf ein digitales Reinigungsmanagement

Die Durchführung von Unterhaltsrei­nigung, Glasreinigung, Außenreini­gung oder Winterdienst hat eine hohe Anzahl wiederkehrender Vorgänge:
Bei der Abwicklung der Aufgaben durch das Reinigungspersonal ebenso wie bei Qualitätskontrollen und Dokumentati­on. Wird auf digitale Prozesse umgestellt, bietet sich ein erhebliches Einsparpoten­zial an Zeit – und somit auch an Kosten. In vielen Unternehmen regieren bei der Qualitätskontrolle noch Zettel, Stift und Excel-Tabellen. Daten werden noch hän­disch eingetragen, Schnittstellen zu an­deren Bereichen der betrieblichen IT bleiben ungenutzt. Das muss nicht sein. Moderne Software und Apps lösen zahl­reiche Aufgaben im Reinigungsmanage­ment ganz automatisch – das Setzen eines Häkchens an der richtigen Stelle reicht aus, schon sind alle notwendigen Daten gespeichert, transparent verfügbar und im Idealfall sogar dokumentiert.

Tipps für „digitales Reinigen” Einige Beispiele dafür, wie die Digita­lisierung das Reinigungsmanagement in Schwung bringt:

■ Bildvorgaben und intuitiv bedien­bare Checklisten: Das Qualitätsma­nagement wird einfacher und Fehler werden durch eindeutige Vorgaben bereits im Vorfeld vermieden.

■ Automatisches Erstellen und Abar­beiten von Auftragstickets: Aufträge werden direkt aus dem System he­raus generiert und sofort abgearbei­tet. Es entsteht kein Zeitverlust und Qualitätsmängel werden reduziert.

■ Identifikation von häufig auftreten­den Problemen: Durch das regelmä­ßige Erfassen von Daten werden die Muster häufig auftretender Probleme deutlich. Schulungsbedarf wird somit viel schneller erkannt.

■ Vermeidung von „Daten-Silos”: Ein­mal erhobene Daten werden abteilungsübergreifend im Unternehmen weiterverwendet, beispielsweise im Controlling oder im Einkauf.

■ Lückenlose Dokumentation: IT-­Anwendungen können Daten, die beispielsweise im Qualitätsmanage­ment der Reinigungsabläufe erhoben werden, automatisch in die Doku­mentation überführen. Zusatzauf­wand entfällt und die Dokumentati­on wird prüfungssicher.

All diese Tätigkeiten werden digital viel einfacher und effizienter: Manuelle Kon­trolle durch das Personal wird auf ein Minimum reduziert. Und nicht nur das: Führungskräfte können mithilfe von di­gital erhobenen Daten Risiken vermei­den und bessere Entscheidungen treffen. Soweit die Theorie, doch wie sieht es in der Praxis aus? Verschiedene Studien zur Digitalisierung in nahezu allen Branchen bemängeln vor allem bei mit­telständischen Unternehmen einen fehlende Unternehmens-Kultur, die für die entsprechende Transformation nötig ist. Das ist die eine Seite des Problems. Die andere sieht so aus: Auch bei Unter­nehmen, die mutig auf neue Tools und bessere Prozesse setzen, knirscht es mit­unter in der Praxis. Ein häufiges Prob­lem: Neue Software-Anwendungen, sind zwar technisch perfekt, jedoch in der Handhabung zu kompliziert. Gera­de Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig IT-Affinität machen dann Fehler bei der Anwendung oder versu­chen, die Anwendung ganz zu umgehen. Es kommt zu verzerrten Ergebnissen und hohem Schulungsbedarf. Obwohl es eigentlich ganz anders laufen sollte. Erste Softwarehäuser reagieren auf diese Herausforderung, entwickeln Anwen­dungen, die intuitiv bedienbar sind und ohne Schulung auskommen: Die im Fa­cility Management beliebte Anwendung ,,e-QSS” setzt beispielsweise auf Erklär­filme, einen Avatar und interaktive Rou­tenführung. Damit werden Fragen zur Nutzung direkt bei der Anwendung be­antwortet. Beispielsweise wie ein Auf­tragsticket für eine Reparatur erstellt oder eine Objekt-Auswertung auf den Weg gebracht wird.
Facility Manager sollten vor der Investi­tion in neue, digitale Tools ausgiebig prüfen, ob Mitarbeiterinnen und Mitar­beitern die Anwendung leichtfällt. Zu den wichtigen Features, die die An­wendung neuer IT vereinfacht, zählt beispielsweise eine Cockpit-Funktion, mit der alle am Reinigungsmanagement Beteiligten jederzeit Einblick in die wichtigsten Kennzahlen erhalten. Bild­vorgaben oder Übersetzungsfunktionen im System helfen, Sprachbarrieren zu überwinden: Eine wertvolle Unterstüt­zung für alle Reinigungskräfte mit ge­ringen Deutsch-Kenntnissen.
Eine weitere Hilfe sind hinterlegte Muster-Routen, die Anwendern Schritt für Schritt zeigen, wie und an welcher Stelle Informatio­nen einzugeben sind. Idealerweise sind sogar Avatare als virtuelle Ratgeber in die Benutzeroberfläche inte­griert und beantworten die wichtigsten Fragen, die sich bei der Anwendung stellen. Moderne IT-Lösungen gehen so­gar noch einen Schritt weiter und integ­rieren
E-Learning-Module. Diese kön­nen für Mitarbeiter, die sich fortbilden wollen, individuell freigeschaltet wer­den. Ist das jeweilige Modul erfolgreich absolviert, erhält die zuständige Füh­rungskraft eine Nachricht und nimmt auf dieser Grundalge die Personalpla­nung noch gezielter vor. Ein weiterer wichtiger Prüfpunkt bei der Anschaffung neuer Anwendungen: Las­sen sich die Tools reibungslos in die
be­stehende betriebliche IT-Landschaft in­tegrieren? Nur wenn an den entsprechenden Schnittstellen alles rund läuft, können die Möglichkeiten, die die Umstellung auf digitale Abläufe bietet, auch kom­plett ausgenutzt werden.

Fazit
Wird das Reinigungsmanagement klug digitalisiert, entsteht dadurch eine besse­re Performance im Unternehmen, die zu höheren Erlösen führt. Ein wichtiger Faktor gerade für FM-Dienstleister, die sich oft in einem harten Preiswettbe­werb befinden. Doch das ist noch nicht alles: Der Austausch zwischen Unter­nehmen und ihren externen Gebäude­reinigern wird deutlich verbessert, weil beide Seiten jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten haben. Ist die An­wendung der IT außerdem einfach und intuitiv, wird sie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Hilfe im Alltag ver­standen und erhört die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

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