Das Facility Management steht nicht immer im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit im betrieblichen Alltag. Das mag daran liegen, dass man FM-Prozesse meistens erst dann bemerkt, wenn sie einmal nicht funktionieren. Die Glühbirne im Treppenhaus ist kaputt und leider dauert es wieder viel zu lang, bis sie ersetzt wird. Noch schlimmer: Irgendetwas stimmt nicht mit den Produktionsanlagen, aber Wartung und Reparatur ziehen sich hin. Die Folge: Die Produktion stockt und Liefertermine verzögern sich. Facility Management spielt an vielen Stellen industrieller Produktionsabläufe eine wichtige Rolle. Mithilfe von Software und Apps lassen sich diese Prozesse viel einfacher und schneller managen. Zumal sich der Trend zu Digitalisierung und Automatisierung auch längst im Facility Management niedergeschlagen hat, zum Beispiel durch intelligente Gebäudetechnik oder durch Service-Roboter: Hier lassen sich perfekte Schnittstellen zur Software herstellen. Grund genug, vor allem die täglichen Routineabläufe bei Wartung, Reinigung, Instandhaltung und Co. mithilfe von Software steuern zu lassen. Denn mit den richtigen IT-Anwendungen werden diese Prozesse nicht nur schneller und effizienter: Es lässt sich auch viel einfacher ein Datenaustausch mit Dienstleistern (z.B. bei der Reinigung, Technik, Wartung, etc.) herstellen und mit wenig Aufwand eine lückenlose Dokumentation organisieren.
Doch im Alltag taucht dann oft eine Herausforderung auf: Nämlich dann, wenn die neue Software bei der Anwendung zu kompliziert ist. Vor allem Mitarbeiter, die sich mit dem Navigieren in digitalen Welten schwertun, schalten dann oft ab – und das gleich doppelt: sowohl was die persönliche Haltung angeht als auch bei der Nutzung der neu angeschafften Software. Das muss nicht sein. Denn neue, intuitiv bedienbare IT, wie das im Facility Management einsetzbare e-QSS, wird so entwickelt, dass sich das Handling einfach erschließt und dadurch die Fehleranfälligkeit sinkt. Gut beraten ist, wer schon im Vorweg möglichst exakt weiß, was Software und Apps leisten sollen und wer damit arbeiten wird.
FM-Manager in der Industrie sollten vor der Entscheidung für eine bestimmte Anwendung vor allem auf Folgendes achten: Alle Mitarbeiter im Betrieb, die an FM-Abläufen beteiligt sind, sollten mithilfe der IT jederzeit Einblick zu den wichtigsten Kennzahlen (KPI) haben. Cockpit-Oberflächen nach dem Vorbild von Flugzeugen bieten sich dafür besonders an. Beim Reinigungsmanagement wird hier beispielsweise angezeigt, wie weit Auftragstickets abgearbeitet wurden, ob es zu Beanstandungen kam und ob die Mängel bereits beseitigt wurden. Sensible Kennzahlen bleiben somit jederzeit im Blick und es kann im Bedarfsfall sofort gegengesteuert werden. Ein weiterer wichtiger Punkt: Eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Anwendungen sofort zu verstehen sind: Checklisten mit klar strukturierten Steuerelementen, in denen beispielsweise alle Prüfpunkte bei der Wartung von Produktionsanlagen hinterlegt werden, helfen Missverständnisse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
Erklärt sich die App „von allein‘: entfallen Schulungen, die immer eines zeitlichen Vorlaufs bedürfen und gerade in Corona-Zeiten mit Aufwand verbunden sind.
