Lückenlos und schnell per Service-App
Am Universitätsklinikum Frankfurt werden täglich über 11.000 Zimmer sauber gehalten. In einem Pilotprojekt wurde jetzt eine neue Dokumentationsform des Tätigkeitsnachweises der erbrachten Reinigungsdienstleistung getestet.
IT gehört zum Alltag am Universitätsklinikum in Frankfurt am Main. Mehr als 50.000 Patientinnen und Patienten werden in der Klinik pro Jahr stationär behandelt, mehr als 250.000 ambulant. Nicht selten geht es dabei um Leben und Tod. Deshalb müssen alle Abläufe und Prozesse perfekt organisiert sein; von der Aufnahme der Patienten über das Belegungsmanagement, der Planung und Durchführung von Therapien bis zur Entlassung und nachstationären Behandlung. Hier bildet die IT das Rückgrat im gesamten Versorgungsmanagement der Klinik. Doch Software und Apps erobern auch jenseits der elektronischen Patientenakte und der direkten Patientenversorgung weite Teile des Klinikalltags, zum Beispiel im Qualitätsmanagement.
Hier wird dafür gesorgt, dass die vielen Abläufe, die an einem Universitätsklinikum zur täglichen Routine gehören, auch die gewünschten Ergebnisse erzielen: Zum Beispiel bei der Reinigung von Patienten- und Behandlungszimmern, den Operationssälen und Laboratorien. Große Sorgfalt bei der Reinigung ist aus hygienischen Gründen in Krankenhäusern besonders wichtig. Und das ist eine Mammut-Aufgabe für eine Einrichtung, in der 11.005 Räume gereinigt werden müssen.
„Mit den besonderen Bedürfnissen einer Universitätsmedizin testen wir gerne neue IT-Anwendungen in unseren routinierten Abläufen“, sagt Katharina Krausch, die am Universitätsklinikum Frankfurt die Stabsstelle Reinigungscontrolling leitet. Im Spätsommer und Herbst testete der Krankenhausbetrieb deshalb in einem Pilotprojekt die e-Qss Service-App des Unternehmens Neumann & Neumann in Kombination mit professionellem Reinigungsequipment des ebenfalls leistungsstarken Partners Pfennig Reinigungstechnik GmbH.
Das Software-und Beratungsunternehmen ist Kompetenzpartner für die Digitalisierung von Qualitätsprozessen und arbeitet bereits seit mehreren Jahren erfolgreich mit dem Universitätsklinikum zusammen.
Die Herausforderung für das Pilotprojekt: In sämtlichen getesteten Stationen sollte verlässlich dokumentiert werden, welche Reinigungsvorgänge wann und wo bereits erledigt wurden. Auf diesem Weg sollten alle Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement im Universitätsklinikum jederzeit einen Überblick haben, welche Aufgaben bereits abgearbeitet wurden und wo es noch offene Tickets gab. Ein Informationsstand, der in diesem Umfang und in dieser Geschwindigkeit zuvor noch nicht per Dokumentation festgehalten worden war.
Live-Ticker informiert in Echtzeit
Die neu entwickelte Service-App eignete sich dafür besonders gut: Sie vermittelt als Live-Ticker allen Entscheidern zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Status Quo zu gereinigten Waschbecken, geleerten Mülleimern, geputzten Böden und allem anderen, was zum Reinigungsmanagement in einem Krankenhaus dazugehört. In einem ersten Schritt entschied sich das Universitätsklinikum dafür, die App in der mehrwöchigen Testphase jeweils vormittags und nachmittags sowohl im ambulanten als auch im stationären Bereich einzusetzen – und das in unterschiedlichen Abteilungen des Krankenhauses: In den Stationen der Inneren Medizin und der Kinderklinik wurde das Reinigungsmanagement ebenso dokumentiert wie in den Ambulanzen der Mund-Kiefer-Gesichtschirurgie und im Lungenfunktionsbereich. Durch den Einsatz in mehreren Stationen, zu wechselnden Tageszeiten konnte die App zeigen, wie die Reinigungsaufgaben in unterschiedlichen Situationen von verschiedenen Mitarbeitern erledigt wurden.
Beim Start der Testphase kam es dann darauf an, dass die beteiligten Reinigungsmitarbeiterinnen mit der neuen App vertraut gemacht und in die Funktionen eingewiesen wurden. Das schnelle Erlernen der Funktionalität und die einfache, intuitive Bedienung durch das Personal waren dem Universitätsklinikum besonders wichtig . Moderne IT geht auf diese Herausforderungen ein. So haben die Entwickler bei Neumann & Neumann folgende Features in der App eingebaut, die auch für den Einsatz in Frankfurt besonders wichtig waren: Die Übertragung aller Funktionen der App in eine andere Sprache. Das Hinterlegen von Bildern, so dass beispielsweise ein Soll-Zustand für die Reinigung per Foto angezeigt wird und vom Mitarbeiter problemlos mit dem Ist-Zustand abgeglichen werden kann – ganz ohne den Einsatz von Text und die Kombination mit weiteren Dokumenten, beispielsweise wichtige Unterlagen aus Mitarbeiterschulungen.
Arbeitsfortschritte werden sofort erkannt
Den Verantwortlichen im Qualitätsmanagement bei der Service-Gesellschaft des Krankenhauses wiederum half die App bei der Steuerung von Teams: Sie zeigte, welche Mitarbeiter oder Dienstleister gerade anwesend waren. Arbeitsfortschritte wurden sofort erkannt, Auftragstickets schnell und einfach erstellt. Auf Wunsch können diese Funktionen auch durch eine Zeiterfassung erweitert werden.
Und los ging es in die Praxis des Reinigungs-Alltags am Universitätsklinikum. Ausgestattet mit dem neuen Tool konnten die Reinigungskräfte schnell und einfach den Status Quo ihrer Aufgaben festhalten: Was wurde bereits erledigt? Welche Aufträge sind noch offen? Mit der App wurden alle Informationen direkt während des Reinigungsvorgangs festgehalten und standen den Entscheidern im Qualitätsmanagement sofort zur Verfügung. Auch bei der logistischen Umsetzung wurde darauf geachtet, dass es die Mitarbeiter möglichst einfach haben: Durch die Kooperation mit der Pfennig Reinigungstechnik GmbH kann die App direkt vom Reinigungswagen aus genutzt werden, auf einem dort fest angebrachten Tablet. Auf diesem Weg entfiel das Hantieren mit Smartphone oder Tablet, das während der Reinigungstätigkeiten oft mühsam ist. Hinzu kam, dass die spezielle Halterung am Reinigungswagen dafür sorgte, dass das Tablet nicht vergessen wurde und vor Diebstahl geschützt war.
Im Ergebnis zieht das Universitätsklinikum Frankfurt ein positives Feedback: Das Heranführen der Mitarbeiter an die neue Service-App funktionierte da besonders gut, wo bereits eine Affinität zu digitalen Medien vorhanden war. Die Qualität des Reinigungs-Managements konnte durch die digitale Steuerung wahrnehmbar gesteigert werden, die Dokumentation aller Abläufe ist App-basiert schnell umsetzbar und die so erhobenen Daten sind eine wertvolle Grundlage für das Qualitätsmanagement. In einem nächsten Schritt wird es dann darum gehen, wie der Einsatz von Apps im Reinigungsmanagement des Krankenhauses dauerhaft genutzt werden kann.
