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Eine hohe Qualität bei der Reinigung und Hygiene sicher zu stellen, ist tagtäglich eine Herausforderung für Kommunen in Deutschland. Qualitätsmanagement-Systeme müssen aufgebaut, verschiedene Dienstleister gesteuert, Prüfungen durchgeführt und dokumentiert werden. In Esslingen am Neckar setzt man dabei auf die Qualitätsmanagement-Software e-QSS. Die Anwendung der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH ist bundesweit bei zahlreichen Kommunen und öffentlichen Einrichtungen im Einsatz. Die Städtische Gebäude Esslingen, eine 100%ige Tochter der 91.000-Einwohner-Stadt vor den Toren Stuttgarts, führt damit Qualitätsprüfungen ihrer externen Reinigungsdienstleister durch. 120 Objekte mit mehr als 10.000 Räumen werden täglich von mehr als 20 verschiedenen Dienstleistern in Sachen Sauberkeit auf Vordermann gebracht: Von Schulen und Kitas über Sporthallen bis hin zu Verwaltungsgebäuden.
Seit 2016 ist die Software im Einsatz für die Qualitätssicherung bei Grund- und Unterhaltsreinigung, Glas- und Außenreinigung sowie für den Winterdienst. Über ein Webportal wird eine Objektverwaltung von einzelnen Gebäuden vorgenommen, bei kleineren Gebäuden unterstützen Barcodes die Abläufe. Neben der Abstimmung mit den externen Reinigungsfirmen steuern die kommunalen Dienstleister auch die eigenen Reinigungskräfte per IT. Über ein Ticketsystem können Aufträge direkt aus dem System heraus ausgelöst werden. Fällt bei der Reinigung der Sporthalle auf, dass die Beleuchtung defekt ist, wird der Schaden sofort gemeldet und an die zuständige Stelle im Facility Management weitegeleitet. Die Behebung des Mangels kann dann ebenfalls in Echtzeit im System abgehakt werden.
Von Anfang an haben die Software-Entwickler von Neumann & Neumann Wert daraufgelegt, dass bei der Anwendung der IT so wenig Schulungsaufwand wie möglich entsteht. Ein häufiges Problem bei der Einführung neuer Anwendungen ist, dass diese zwar technisch perfekt sind jedoch in der Anwendung zu kompliziert: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben immer wieder Schulungsbedarf oder, noch schlimmer, machen einen Bogen um die IT. Bei e-QSS sorgen zahlreiche Features dafür, dass die Software intuitiv nutzbar und selbsterklärend ist: Eine Cockpit-Oberfläche nach dem Vorbild von Flugzeugen zeigt jederzeit alle wichtigen Kennzahlen und Prozessfort-schritte an.
Übersichtlich gestaltete Checklisten mit klar strukturierten Steuerelementen, in denen alle Prüfpunkte für die Reinigung hinterlegt werden, helfen Missverständnisse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren. Anwenderfilme, eine interaktive Routenführung und ein Avatar zeigen Beispiele für den Einsatz in der Praxis – und erklären Schritt für Schritt, wie und an welcher Stelle Informationen einzugeben sind. Die Vorteile durch die Digitalisierung im städtischen Reinigungsmanagement sind vielfältig: „Mängel können heute viel schneller identifiziert und behoben werden, sämtliche Kennziffern sind jederzeit transparent einsehbar und die Dokumentation wird ohne Zusatzaufwand automatisiert vorgenommen“, so Jaroslaw Fahrion von den Städtischen Gebäuden Esslingen. Nach dem erfolgreichen Einsatz im Reinigungsmanagement ist nun auch eine Ausweitung von e-QSS für weitere Einsatzbereiche denkbar.
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