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Die IT gehört zum Alltag an deutschen Kliniken. Alle Abläufe und Prozesse müssen perfekt organisiert sein: Von der Aufnahme der Patienten über das Belegungsmanagement, der Planung und Durchführung von Therapien bis zur Entlassung und nachstationären Behandlung. Hier bildet die IT das Rückgrat im gesamten Versorgungsmanagement von Kliniken. Doch Software und Apps erobern auch jenseits der elektronischen Patientenakte weite Teile des Klinik- Alltags, zum Beispiel im Facility Management. Hier wird dafür gesorgt, dass die vielen Abläufe in Krankenhäusern, die zur täglichen Routine gehören, auch die gewünschten Ergebnisse erzielen – beispielsweise bei der Reinigung von Patienten- und Behandlungszimmern, der Wartung von technischen Geräten oder bei Hygiene-Checks. Vor allem die Sorgfalt bei der Sauberkeit ist in Kliniken besonders wichtig, um Keimbildungen und Ansteckungen vorzubeugen.
Um die Mammut-Aufgabe des Reinemachens von 11.005 Räumen täglich zu meistern, nutzt etwa ein Universitätsklinikum in Hessen die Service-App „e-QSS“ derzeit in einem Pilotprojekt. Die Anwendung informiert jederzeit als „Live-Ticker“ über den Status Quo der Reinigungsvorgänge, aber auch der Bettenaufbereitung, der Hygienekontrollen und weiterer Aufgaben im Qualitätsmanagement. In sämtlichen getesteten Stationen soll verlässlich dokumentiert werden, welche Reinigungsarbeiten wann und wo bereits erledigt wurden. Auf diesem Weg haben alle Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement einen Überblick, welche Aufgaben abgearbeitet wurden und wo es noch offene Tickets gab. Ein Informationsstand, der in diesem Umfang und in dieser Geschwindigkeit zuvor noch nicht per Dokumentation festgehalten worden war.
Routineaufgaben effizienter umsetzen
Doch nicht nur hier hat die Digitalisierung das klinische Facility Management erreicht. Kein Wunder, denn durch den Einsatz von Software und Apps lassen sich viele zeitaufwendige Routineaufgaben schneller und effizienter umsetzen. Kliniken, die beim „FM“ konsequent digitalisieren, können damit deutlich Kosten senken: Rund 20 Prozent aller Aufwendungen von Krankenhäusern fließen derzeit in das medizinische und nicht-medizinische Facility Management, so eine Erhebung des Statistischen Bundesamts. Das Einsparpotenzial ist erheblich: Experten gehen davon aus, dass jeder vierte Euro bei den sekundären Leistungen von Kliniken vermieden werden könnte. Die Digitalisierung von Aufgaben ist dabei ein entscheidender Schritt.
Status Quo und Ziele formulieren
Die Frage ist allerdings, wie Krankenhausleitungen vorgehen können, um diese Transformation klug umzusetzen. Weniger Kosten, zuverlässige Dokumentation, bessere Abstimmung mit Dienstleistern? Welche Herausforderungen im Klinikbetrieb sollen durch die Digitalisierung des Facility Managements gelöst werden? Je klarer und eindeutiger Krankenhausleitungen die Anforderungen im Vorwege festlegen, umso leichter fällt später die Umsetzung. Da die Umstellung auf digitale Abläufe oft viele Ressourcen benötigt, bietet es sich zunächst an, die Aufgabe als Projekt zu definieren und mit einem Projekt-Team zu managen.
Sind die Ziele formuliert, ist es wichtig, einen Maßnahmenplan zu erstellen. Darin werden alle Schritte berücksichtigt, die innerhalb des festgelegten Zeitraums umgesetzt werden sollen, um das gewünschte Ziel zu erreichen. In welcher Reihenfolge sollen sie realisiert werden? Wer übernimmt welche Aufgabe? Gerade beim Einsatz für digitale Projekte haben sich moderne, agile Managementmethoden durchgesetzt, die möglichst viel Freiraum lassen, um jene zunächst festgelegten Pläne im Laufe eines Projekts optimal anzupassen. Vor allem für Kliniken, die bislang nur wenig Berührung mit digitalem Prozess-Management hatten, kann hier die Zusammenarbeit mit einem externen Berater sinnvoll sein.
Spezialisten helfen bei Marktrecherchen
Anbieter von QM-Software gibt es ebenfalls viele. Doch bevor es an den Kauf geht, ist die Frage zu klären, welche davon am besten passt, um die speziellen Herausforderungen im Facility Management eines Krankenhaues zu lösen. Gleiches gilt für den Fall, dass sie einen Berater beauftragen. Hier hilft eine Anfrage bei mehreren Dienstleistern dabei, sich ein klares Bild zu verschaffen. Gerade bei einer intelligenten und strategischen Ausrichtung der Digitalisierung gilt es allerdings zu beachten, dass es nicht ausreicht, hier einfach eine Software zu installieren. Wichtig ist es hier, einen Spezialisten zu finden, der mit Klinikleitungen gemeinsam sämtliche Prozessschritte bis zum gewünschten Ziel durchläuft und langfristig zur Verfügung steht.
Sind die richtigen Tools und der passende Berater ausgesucht, geht es an die Umsetzung. Dabei sollten Krankenhäuser einen ständigen Soll-/Ist-Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlich erfolgreich abgearbeiteten Schritten vornehmen: Stimmen die Vorgaben? Wurden neue Erkenntnisse hinzugewonnen, die den weiteren Ablauf beeinflussen? Werden längere Test- und Erprobungsphasen benötigt? Besteht noch zusätzlicher Bedarf für Nachschulungen? Eine kluge Planung der FM-Digitalisierung lässt hier genügend Raum, um nachsteuern und optimieren zu können.
Auswerten und optimieren
Ist die Digitalisierung im Facility Management umgesetzt, ist aber noch lange nicht Schluss. Egal, ob das Projekt in Eigenregie oder mit externer Hilfe umgesetzt wird, ist es sinnvoll, im Vorwege Zeitfenster für eine Evaluation vorzusehen: Vom Handling der neuen IT bis zur Optimierung der Workflows muss alles auf den Prüfstand gestellt und – im Bedarfsfall – optimiert werden. So wird die Re-Organisation des Facility Managements ein Teil der kontinuierlichen Verbesserungsprozesse im Krankenhaus.
Imagegewinn und Wettbewerbsfaktor
Neben den rein betriebswirtschaftlichen Kennziffern, die durch digitalisierte Abläufe verbessert werden, ist auch der Effekt auf das positive Image einer Klinik nicht zu unterschätzen. Das Bild, das der Patient von einem Krankenhaus hat, bezieht sich nicht nur auf medizinische Leistungen: Perfekt gereinigte Zimmer, stets aufgefüllte Wasserspender und gepflegte Grünanlagen hinterlassen ebenso einen bleibenden Eindruck: Aufgaben, die mit Hilfe eines sinnvoll strukturierten, digitalen Facility Management schnell und zuverlässig abgearbeitet werden können. Klinikleitungen, die hier die Chance einer smarten Re-Organisation nutzen, legen so einen entscheidenden Grundstein, um den Krankenhausbetrieb für die Zukunft strategisch klug aufzustellen.
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